Làm thế nào để theo dõi các nhiệm vụ của bạn bằng cách sử dụng Backlog in Notion

Giữ danh sách việc cần làm hàng ngày là một cách tuyệt vời để luôn hoàn thành nhiệm vụ của bạn, nhưng bạn sẽ không bao giờ cảm thấy mình đang tiến bộ nếu bạn tiếp tục thêm các mục khi chúng xuất hiện. Bạn có thể ngăn điều này xảy ra bằng cách sử dụng công việc tồn đọng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích đó là gì và cách bạn có thể tạo một trong Notion.

Một tồn đọng trong khái niệm là gì?

Công việc tồn đọng là một danh sách tổng thể các việc cần làm của bạn không khẩn cấp hoặc hiện tại. Khi bạn tìm hiểu về một nhiệm vụ mới, bạn đặt nó vào hồ sơ tồn đọng của mình thay vì viết nó vào danh sách việc cần làm hiện tại hoặc ấn định nó cho một ngày ngay lập tức.

Lợi ích chính của việc sử dụng công việc tồn đọng là bạn không quên nhiệm vụ, nhưng nhiệm vụ mới cũng không trở thành vấn đề khiến bạn phân tâm vì bạn biết mình sẽ hoàn thành công việc sau này. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách tổng thể này hoặc một loạt danh sách trong số đó để giúp bạn đưa danh sách việc cần làm của mình trở lại đúng hướng nếu bạn cảm thấy hơi vô tổ chức.

Khi bạn tạo ra công việc tồn đọng của mình, bạn tham khảo nó khi viết hàng ngày vào danh sách, chuyển các mục dựa trên mức độ ưu tiên hoặc khi bạn thấy phù hợp.

Ngoài ra, giữ một công việc tồn đọng giúp bạn có thời gian để xem xét tầm quan trọng của một nhiệm vụ thay vì chỉ thực hiện nó ngay lập tức vì bạn đang hào hứng hoặc lo lắng. Đôi khi một nhiệm vụ tưởng như là một ý tưởng tuyệt vời vào lúc này lại có thể trở nên phù phiếm.

Chọn giữa danh sách kiểm tra hoặc cơ sở dữ liệu trong ghi chú

Có nhiều cách bạn có thể tạo tồn đọng trong Notion. Bạn thậm chí còn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng bằng cách tạo một trang mới và thêm một danh sách có dấu đầu dòng. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng quên đi các chi tiết trong sự bận rộn hàng ngày của mình.

Bao gồm một số lời nhắc cho các ghi chú bổ sung chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn sau này khi đề cập đến công việc tồn đọng của bạn. Thêm vào đó, Notion có sẵn tất cả các tính năng thú vị — vậy, tại sao bạn không sử dụng chúng? Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo tồn đọng bằng Cơ sở dữ liệu bảng.

Khi bạn đang theo dõi, hãy nghĩ xem bạn sẽ tùy chỉnh nó như thế nào cho phù hợp với quy trình làm việc của mình — và nếu bạn là người mới sử dụng Notion, bạn có thể muốn đọc thêm về cách sử dụng cơ sở dữ liệu để hiểu chúng linh hoạt như thế nào.

Làm thế nào để tạo ra một khái niệm tồn đọng

Để bắt đầu với công việc tồn đọng của bạn, hãy tạo một trang mới bằng cách chọn tùy chọn ở góc dưới bên trái và đặt tiêu đề cho nó. Đối với trang này, bạn sẽ không cần mẫu. họp báo đi vào trên bàn phím của bạn để hoạt động mà không cần bàn phím và bây giờ bạn đang ở trong trình soạn thảo văn bản.

Trong trình chỉnh sửa, nhấn dấu gạch chéo lên để hiển thị menu lệnh và bắt đầu nhập chiếc bàn. Xác định vị trí và chọn Bảng xem và sau đó Cơ sở dữ liệu mới ở cuối Chọn nguồn dữ liệu thực đơn.

Bảng mới của bạn sẽ xuất hiện với Tên và Thẻ cột. Xóa cột “Thẻ” bằng cách nhấp vào tên của nó và chọn Xóa tài sản.

Cột Tên mà bạn muốn giữ lại. Đây là nơi bạn sẽ bao gồm tiêu đề nhiệm vụ của mình — sẽ trở thành trang riêng nếu bạn cần thêm các ghi chú khác về dự án.

Để tạo Quyền ưu tiên , hãy nhấp vào biểu tượng thêm ở trên cùng bên phải của bảng của bạn. Nhập tiêu đề vào trường bên dưới Chỉnh sửa thuộc tính và dưới Thể loại chọn Lựa chọn.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thực hiện các tùy chọn menu đã chọn. Trong cột Ưu tiên, hãy nhấp vào một ô và nhập Thấp. Bạn sẽ thấy lời nhắc tạo Thấp như một tùy chọn khi bạn thực hiện.

Tùy chọn này bây giờ sẽ xuất hiện trong danh sách, tại đây bạn cũng có thể nhấp vào ba dấu chấm để thay đổi màu sắc của nó. Lặp lại với các tùy chọn khác và bất kỳ tùy chọn bổ sung nào bạn muốn thêm.

Cho Mốc thời gian và Ai đang hỏi? hãy thêm một cột mới như bạn đã làm với cột Ưu tiên, nhưng hãy chọn Bản văn như loại tài sản.

Bạn cũng có thể sử dụng Ngày tháng thuộc tính cho cột Dòng thời gian. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng trường văn bản, bạn có thể nhập các mốc thời gian lỏng hơn như tháng tới, càng sớm càng tốt hoặc bất cứ khi nào, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc ấn định một ngày chính xác khi ghi lại các ghi chú.

Câu hỏi “Ai đang hỏi?” cột cũng ở đó để giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho một mục và để nhắc nhở bạn là người mà bạn phải chịu trách nhiệm, điều này có thể không cần thiết nếu đó là danh sách việc cần làm của cá nhân.

Hãy nhớ rằng bạn có thể tùy chỉnh điều này theo bất kỳ cách nào bạn muốn. Các đề xuất khác cho công việc tồn đọng của bạn có thể là Liên kết nếu bạn thường xuyên cần kiểm tra các liên kết, Tệp và phương tiện nếu bạn cần tham chiếu đến tệp đính kèm hoặc bản ghi nhớ, hoặc Thời gian tạo nếu bạn muốn một cách nhanh chóng để kiểm tra thời điểm bạn đã tạo một nhiệm vụ.

Khi tạo các cột của bạn, chỉ cần nghĩ đến các loại thông tin bạn thường xuyên cần tham khảo khi làm việc. Để tránh làm lộn xộn bảng của bạn, bạn có thể điền thêm thông tin bằng cách nhấp vào trang nhiệm vụ.

Làm thế nào để chuyển nhiệm vụ qua ghi chú

Khi bạn đã sẵn sàng đảm nhận một nhiệm vụ từ công việc tồn đọng của mình, bạn có thể chuyển nó vào danh sách việc cần làm hiện tại của mình theo hai cách. Một cách là nhấp chuột phải vào hàng và chọn Chuyển tới. Từ đó, bạn chọn trang từ danh sách các tùy chọn và nó sẽ chuyển qua. Bạn có thể tìm thấy nó ở cuối trang, nơi bạn có thể kéo và thả nó vào bất cứ nơi nào bạn muốn.

Một cách khác để di chuyển các mục khỏi công việc tồn đọng của bạn là kéo và thả chúng ngay từ bảng vào thanh bên, di chuột qua trang mà bạn muốn chúng đến. Giống như phương pháp đầu tiên, nó cũng sẽ xuất hiện ở cuối trang của bạn.

Nếu bạn sử dụng cơ sở dữ liệu cho danh sách việc cần làm của mình và các thuộc tính khớp với nhau, thông tin sẽ xuất hiện giống nhau khi bạn chuyển nhiệm vụ vào đúng vị trí.

Số lượng nhiệm vụ bạn chuyển tùy thuộc vào bạn, tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một gợi ý, thì Phương pháp Ivy Lee sử dụng sáu nhiệm vụ mỗi ngày. Điều quan trọng cần nhớ là tránh xếp nhiều mục hơn vào danh sách của bạn sau khi bạn đã kiểm tra tất cả mọi thứ.

Rút gọn danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn với ý tưởng

Công việc tồn đọng giúp bạn giữ cho danh sách việc cần làm hàng ngày của mình được ngăn nắp và cập nhật. Bằng cách sử dụng một, bạn có thể chủ ý hơn trong việc lựa chọn nhiệm vụ của mình và bạn có thể giữ một danh sách hàng ngày ngắn hơn mà không cảm thấy như bạn đang quên điều gì đó.

Tại sao không thử với danh sách việc cần làm hiện tại của bạn để xem nó có phù hợp với bạn không?

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả