Cách xây dựng Ban quản lý dự án chức năng trong Google Trang tính

Lựa chọn công cụ quản lý dự án phù hợp cho bạn và nhóm của bạn có thể là một vấn đề phức tạp, đặc biệt là khi bạn cần nhiều chỗ ngồi, nhưng không có đủ ngân sách. Nếu bạn chưa sẵn sàng đầu tư hoặc vẫn đang săn tìm, bạn có thể xây dựng một ban quản lý dự án chức năng trong Google Trang tính trong thời gian chờ đợi. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách thực hiện.

Lập bản đồ Bảng dự án của bạn trong Google Trang tính

Điều đầu tiên, bạn sẽ cần xác định những cột nào bạn sẽ sử dụng trong bảng của mình. Để làm như vậy, hãy lập danh sách các thông tin cơ bản mà bạn sẽ cần để chuyển tiếp, như Tên nhiệm vụ, Ngày đến hạn, Mức độ ưu tiên, Trạng thái và Ghi chú.

Cột chủ sở hữu sẽ cho biết ai đang thực hiện nhiệm vụ nếu bạn đang cộng tác với những người khác. Nếu có nhiều người đang ủy quyền trong hội đồng quản trị, bạn cũng sẽ muốn bao gồm một cột cho biết ai đã chỉ định nó.

Tiếp theo, hãy nghĩ về bất kỳ thông tin nào duy nhất cho quy trình làm việc của bạn. Mục đích là tạo ra một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các bài tập cho bạn và đồng nghiệp của bạn. Một số ví dụ là số ID khách hàng, mã màu, thông tin liên hệ, liên kết, v.v. Dù bạn chọn gì, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ sử dụng nó cho hầu hết các nhiệm vụ của mình để cột không chỉ đơn giản là một bước nữa — hoặc tệ hơn, lộn xộn.

Cách tạo Ban quản lý dự án trong Google Trang tính

Google Trang tính giúp bạn dễ dàng tạo một ban quản lý dự án chức năng. Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện:

1. Cố định hàng trên cùng của bạn

Sau khi bạn có danh sách các cột mà bạn muốn bao gồm, hãy nhập chúng vào bảng tính của bạn ở trên cùng và cố định hàng trong Google Trang tính để hàng đó ở bên bạn khi bạn cuộn. Làm như vậy:

1. Đánh dấu toàn bộ hàng.
2. Đi đến Lượt xem ở góc trên bên trái.
3. Lựa chọn Đông cứng.
4. Chọn 1 hàng.

2. Thêm định dạng vào cột ngày của bạn

Để làm cho việc thêm ngày vào bảng của bạn nhất quán, bạn có thể chỉ định định dạng cho cột thời hạn của mình. Làm như vậy:

1. Chọn toàn bộ cột.
2. Đi đến Định dạng trong menu trên cùng.
3. Lựa chọn Con số.
4. Chọn Ngày.

Bạn không cần phải làm bất cứ điều gì đối với cột nhiệm vụ và ghi chú — chỉ cần giữ chúng ở định dạng văn bản. Đối với các cột ưu tiên, trạng thái và chủ sở hữu, một menu thả xuống sẽ hữu ích — bạn có thể đọc về điều đó trong phần tiếp theo.

3. Tạo một cột trạng thái chức năng trong Google Trang tính

Với phần mềm như ClickUp và Asana, bạn có thể nhanh chóng thiết lập trạng thái của nhiệm vụ chỉ bằng một vài cú nhấp chuột. Để làm như vậy trong Google Trang tính, bạn có thể sử dụng Xác nhận dữ liệu để tạo menu bay với nhiều từ để chọn. Làm như vậy:

1. Chọn các ô bên dưới tiêu đề của bạn.
2. Đi đến Dữ liệu ở đầu màn hình của bạn.
3. Lựa chọn Xác nhận dữ liệu từ menu.
4. Bên cạnh Tiêu chuẩnchọn Danh sách các mục.
5. Ở bên trái, hãy nhập các từ bạn muốn đưa vào, phân tách bằng dấu phẩy.
6. Đánh Tiết kiệm.

Bạn có thể lặp lại các bước tương tự để chèn menu thả xuống trong các ô khác bên dưới tiêu đề của bạn.

Bây giờ, một menu thả xuống sẽ xuất hiện trong các ô. Với các ô vẫn được chọn, bạn có thể thêm định dạng có điều kiện để mã màu các trạng thái của mình. Làm như vậy:

1. Đi đến Định dạng ở đầu màn hình của bạn.
2. Lựa chọn Định dạng có điều kiệnvà một menu bên sẽ xuất hiện.
3. Kiểm tra kỹ xem các ô được đánh dấu của bạn có được chọn trong Áp dụng cho phạm vi hộp.
4. Dưới Định dạng quy tắcnhấp vào menu thả xuống bên dưới Định dạng ô nếu… và lựa chọn Văn bản chứa.
5. Nhập trạng thái vào trường xuất hiện bên dưới.
6. Dưới Định dạng kiểuthay đổi nền hoặc màu văn bản.
7. Đánh Xong.
8. Lặp lại với các trạng thái còn lại.

Khi bạn đã thêm mã màu vào từng tùy chọn, hãy nhấp qua chúng để đảm bảo chúng hoạt động trước khi bạn sao chép và dán menu thả xuống vào toàn bộ cột. Để dán, hãy chọn cột bằng cách sử dụng chữ cái của nó ở trên cùng và bỏ chọn ô tiêu đề bằng cách nhấp vào nó trong khi giữ CMD hoặc ĐIỀU KHIỂN trước khi đưa nó vào.

4. Thêm Ghi chú vào Bảng dự án của bạn trong Google Trang tính

Sử dụng bảng dự án như thế này, bạn có thể giữ mọi thứ ở một nơi, bao gồm cả ghi chú nhiệm vụ của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể tránh chọn lọc thông tin liên lạc, tài liệu và giấy tờ trên bàn làm việc của mình để biết chi tiết. Ngoài ra, bạn có thể loại bỏ nhu cầu gửi các ghi chú công việc qua email cho đồng nghiệp của mình.

Như đã nói, bạn sẽ muốn giữ cho các ghi chú của mình ngăn nắp để tránh chúng trở nên mất tập trung hoặc phản tác dụng. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn định dạng chúng:

• Bấm đúp vào một ô để chỉnh sửa văn bản bên trong.
• Thêm dấu ngắt dòng bằng cách sử dụng Option + Enter trên Mac hoặc Ctrl + Enter trên Windows.
• Thêm dấu đầu dòng vào trước văn bản của bạn bằng cách nhấn Tùy chọn + 8 trên Mac hoặc Alt + 0149 trên Windows.
• Sao chép và dán các dấu đầu dòng nếu bạn muốn sử dụng lại. Google Trang tính không hỗ trợ những trang tính thực tế.
• Dấu gạch ngang cũng hoạt động như dấu gạch đầu dòng để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn.
• Đặt của bạn Gói văn bản đến Kẹpvì vậy nó sẽ không đi ra ngoài ranh giới ô.
  • Clip cũng sẽ ngăn không cho các ô quá dài.
• Bấm đúp vào ô có văn bản được cắt bớt để xem nội dung của nó.

Những điều khác cần lưu ý khi lập bảng dự án trong Google Trang tính

Dưới đây là một số điều khác có thể giúp bạn quản lý bảng dự án của mình:

• Gắn thẻ đồng nghiệp của bạn ở bất kỳ đâu, kể cả cột chủ sở hữu của bạn, sử dụng ký hiệu @ theo sau là tên hoặc email của họ.
• Sử dụng nhận xét để giữ thông tin liên lạc trong bảng của bạn tách biệt với thông tin nhiệm vụ — chỉ cần thêm một nhận xét vào ô chính xác mà bạn có câu hỏi.
• Để lưu trữ các công việc đã hoàn thành của bạn, hãy thêm một trang tính mới bằng cách nhấp vào biểu tượng thêm ở góc dưới cùng bên trái của màn hình, sau đó sao chép và dán các công việc của bạn lên trên.
• Việc lưu trữ hoặc xóa các công việc trước đó sẽ đảm bảo bạn có thông tin quan trọng và cập nhật nhất trước mắt — ngoài ra, bạn sẽ có thể tìm thấy mọi thứ nhanh chóng hơn.
• Nếu bạn hoặc đồng nghiệp của bạn vô tình xóa hoặc ghi đè nội dung nào đó, bạn có thể sử dụng lịch sử phiên bản được tìm thấy ở giữa trên cùng của Google Trang tính để quay lại và kiểm tra hoặc hoàn nguyên về bản lưu trước đó.

Sắp xếp các dự án của bạn với Google Trang tính

Tạo bảng dự án trong Google Trang tính là một giải pháp đơn giản, thân thiện với ngân sách cho những người muốn theo dõi các nhiệm vụ hoặc cộng tác với nhóm. Với một số kế hoạch ban đầu và một chút công việc, bạn có thể xây dựng một kế hoạch cho phép bạn thêm thông tin chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Một lợi ích bổ sung là ngoài việc xây dựng mẫu, bạn và đồng nghiệp của bạn sẽ có ít đường học tập hơn để duy trì nó nếu bạn đã sử dụng phần mềm bảng tính. Ngoài ra, bạn có thể thêm nhiều hoặc ít tính năng tùy thích.