Cách tạo CRM đơn giản trong Google Trang tính

Bạn lưu giữ các ghi chú khách hàng của mình ở đâu? Họ ngồi trên bàn của bạn trong sổ ghi chú hay trong một tài liệu trên ổ cứng của bạn? Làm điều này có thể tạo ra một số thách thức:

1. Tìm lại chúng.
2. Gửi chúng cho đồng nghiệp của bạn — những người cũng sẽ cần tìm lại chúng.

Thêm vào đó, các ghi chú ẩn trở nên đặc biệt cấp thiết khi khách hàng đang sử dụng điện thoại. Nhưng nó không cần phải theo cách này. Nếu bạn đang gặp khó khăn khi cố gắng tìm ra một CRM hoàn hảo hoặc bạn chưa sẵn sàng đầu tư vào một CRM bạn muốn, tại sao không xây dựng một CRM chức năng trong Google Trang tính? Đây là cách thực hiện.

1. Thêm tiêu đề và cố định hàng trên cùng trong CRM của bạn trong Google Trang tính

Bắt đầu bằng cách thêm tên của các trường bạn muốn đưa vào đầu bảng tính của mình. Tên, số điện thoại, email, ngày liên hệ, trạng thái và ghi chú là một số cột cơ bản mà bạn có thể muốn sử dụng.

Bạn cũng sẽ muốn xem xét một số cột duy nhất cho doanh nghiệp hoặc chu kỳ bán hàng của mình. Thông tin nào sẽ hữu ích khi đến lúc bắt đầu cuộc trò chuyện lại?

Đây có thể là bất cứ thứ gì — ngân sách của khách hàng tiềm năng của bạn, sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn của họ, người mà họ đã nói chuyện trước đây, nơi họ làm việc, v.v. Nếu bạn có hệ thống hiện tại, đây là một nơi khác để tham khảo.

Khi bạn đã quyết định các tiêu đề của mình và bạn đã nhập chúng vào, bạn có thể cố định hàng trên cùng của Google Trang tính. Làm như vậy:

1. Đánh dấu toàn bộ hàng.
2. Đi đến Lượt xem ở góc trên bên trái.
3. Lựa chọn Đông cứng.
4. Chọn 1 hàng.

Bây giờ, khi bạn cuộn, các tiêu đề sẽ ở trên cùng.

2. Thêm menu thả xuống và mã màu có điều kiện vào CRM của bạn trong Google Trang tính

Đối với các câu trả lời lặp lại, bạn có thể thêm danh sách tùy chọn thả xuống dưới bất kỳ tiêu đề nào, nó sẽ rất hữu ích. Một vài ví dụ về điều này là tên sản phẩm, dịch vụ hoặc danh sách nhân viên bán hàng của bạn.

Tạo danh sách thả xuống cũng là một cách tuyệt vời để thêm cột trạng thái làm việc vào Google Trang tính của bạn. Các trạng thái sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về vị trí của khách hàng tiềm năng trong chu kỳ bán hàng. Để làm điều này:

1. Bấm vào ô bên dưới tiêu đề của bạn.
2. Đi đến Dữ liệu trong menu trên cùng bên trái.
3. Lựa chọn Xác nhận dữ liệu.
4. Từ các tùy chọn bên cạnh Tiêu chuẩnchọn Liệt kê từ một phạm vi.
5. Trong trường bên cạnh đó, hãy nhập các từ bạn muốn đưa vào, được phân tách bằng dấu phẩy.
6. Đánh Tiết kiệm khi danh sách của bạn đã sẵn sàng.

Bây giờ danh sách các tùy chọn của bạn sẽ xuất hiện trong ô và bạn có thể thêm mã màu có điều kiện để giúp bạn điều hướng CRM của mình.

Bạn sẽ tìm thấy Định dạng có điều kiện Bên dưới Định dạng menu ở trên cùng. Sau khi bạn nhấp vào nó, một thanh bên sẽ mở ra, nơi bạn có thể tùy chỉnh một loạt các ô. Nhấp vào ô chứa menu thả xuống của bạn và thêm màu của bạn bằng cách làm theo các bước sau.

1. Dưới Định dạng quy tắcnhấp vào menu bay bên dưới Định dạng ô nếu… và chọn Văn bản chứa.
2. Một trường sẽ xuất hiện để bạn nhập từ bạn muốn làm mã màu.
3. Dưới Định dạng kiểuhãy thay đổi màu nền thành màu bạn muốn — các màu phấn nhạt hơn sẽ phù hợp hơn với văn bản màu đen.
4. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấn Xong.
5. Lặp lại với các tùy chọn còn lại.

Khi bạn nhấp vào các tùy chọn của mình trong menu, ô bây giờ sẽ thay đổi màu sắc. Để thêm ô này vào toàn bộ cột, hãy sao chép ô và chọn cột bằng cách nhấp vào chữ cái của nó ở trên cùng. Trước khi bạn dán, hãy bỏ chọn ô tiêu đề bằng cách giữ CMD hoặc ĐIỀU KHIỂN và nhấp vào nó.

3. Định dạng hữu ích khác để xây dựng CRM của bạn trong Google Trang tính

Để đảm bảo các mục nhập của bạn trông giống nhau mỗi lần, bạn có thể thêm định dạng bổ sung vào các cột trên trang tính của mình. Nếu CRM của bạn có cột ngày, bạn có thể giữ cho dữ liệu này nhất quán bằng cách thêm một định dạng. Để làm điều này:

1. Nhấp vào chữ cái ở đầu cột ngày để chọn toàn bộ.
2. Đi đến Định dạng trong menu trên cùng.
3. Lựa chọn Con số.
4. Chọn Ngày.

Bây giờ mỗi khi bạn nhập ngày, trang tính của bạn sẽ định dạng nó giống nhau.

Bạn cũng có thể làm điều này để giữ cho bất kỳ đơn vị tiền tệ nào trong CRM của bạn nhất quán. Thực hiện theo các bước tương tự, nhưng chọn từ nhiều tùy chọn có sẵn hoặc đi tới Tiền tệ tùy chỉnh để có nhiều lựa chọn hơn, bao gồm các loại khác nhau.

Một lợi ích khác để giữ cho dữ liệu của bạn nhất quán là bạn có thể sử dụng chức năng sắp xếp trong Google Trang tính để nhanh chóng tìm kiếm thông tin.

4. Thêm ghi chú vào CRM của bạn trong Google Trang tính

Nếu bạn muốn giữ mọi thứ ở một nơi, bạn có thể thêm ghi chú ngay trong Google Trang tính của mình. Mặc dù thoạt nghe có vẻ hơi vụng về nhưng một chút định dạng có thể giúp bạn giữ cho mọi thứ trông gọn gàng và ngăn nắp.

Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn ghi chú trong CRM của mình:

• Bấm đúp vào ô để chỉnh sửa.
• Bạn có thể thêm dấu ngắt dòng bằng cách nhấn Option + Enter trên Mac hoặc Ctrl + Enter trên PC.
• Bạn có thể thêm dấu đầu dòng bằng cách nhấn Tùy chọn + 8 trên Mac hoặc Alt + 0149 trên PC.
• Để tránh sử dụng phím tắt dấu đầu dòng mỗi lần, hãy sao chép và dán chúng.
• Nếu muốn, bạn có thể sử dụng dấu gạch ngang làm điểm để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn.
• Đặt của bạn Gói văn bản đến Kẹp để giữ văn bản nằm gọn gàng bên trong thay vì nằm tràn ra ngoài.
• Kẹp cũng sẽ ngăn không cho các ô cao quá mức.
• Sau khi bạn nhấp đúp vào nó một lần nữa, bạn có thể xem toàn bộ nội dung của nó.

Ngoài ra, nếu bạn muốn tạo một tài liệu riêng biệt cho từng khách hàng tiềm năng, bạn có thể sử dụng cột này cho các liên kết đến Google Documents.

Lưu giữ tất cả các ghi chú về mối quan hệ khách hàng của bạn cùng nhau trong Google Trang tính

Việc tìm kiếm CRM phù hợp cho bạn và nhóm của bạn là một dự án – đặc biệt nếu bạn là một nhóm nhỏ hơn hoặc mới bắt đầu. Có thể là bạn không cần tất cả các tính năng đi kèm với một số đăng ký CRM hoặc bạn chưa sẵn sàng đầu tư vào một đăng ký.

Trong thời gian chờ đợi, bạn có thể theo dõi tất cả các ghi chú bán hàng của mình trong Trang tính. Bước đầu tiên là quyết định loại thông tin bạn cần thu thập để giúp quá trình bán hàng diễn ra suôn sẻ. Từ đó, bạn có thể làm theo các bước trong bài viết này để thực hiện chính xác những gì bạn cần. Bằng cách đó, bạn ít có khả năng bị mất các thông tin hữu ích trên giấy ghi chú hoặc trên giấy nháp.