Cách tải xuống tính năng Tham dự cuộc họp trên Microsoft Teams

Với việc các cuộc họp ảo hiện đang trở thành tiêu chuẩn, các công cụ hội nghị truyền hình như Microsoft Teams đã giới thiệu các tính năng để tái tạo một số đặc điểm nhất định của các cuộc họp vật lý. Một ví dụ là tính năng cho phép người dùng tải về tham dự cuộc họp.

Microsoft Teams hiện cung cấp ba lớp họp ảo, bao gồm các sự kiện trực tiếp, hội thảo trên web và các cuộc họp thông thường. Trong quá khứ, chỉ có các sự kiện trực tiếp cung cấp báo cáo tham dự. Đối với các cuộc họp khác, người dùng chỉ có thể tham dự cuộc họp bằng cách chụp ảnh nhanh hoặc đếm thủ công các cá nhân tham gia cuộc họp. Người dùng không thể chụp những người đã tham gia cuộc họp muộn hoặc về sớm tùy thuộc vào thời gian tham dự.

Tin tốt là tất cả các cuộc họp này hiện đều có tính năng tham dự cuộc họp, mặc dù có một số lỗi. Bạn phải là người tổ chức cuộc họp hoặc người đồng tổ chức để truy cập tính năng này và quản trị viên phải bật tính năng này trước cuộc họp. Hiện có hai cách để tải xuống tính năng tham dự cuộc họp trên Microsoft Teams.

Tải xuống Microsoft Teams Tham dự Cuộc họp

Nếu bạn muốn tham dự cuộc họp của mình trong khi cuộc họp của bạn đang diễn ra, thì bạn có thể thực hiện các bước bên dưới:

Bước 1: Tham gia cuộc họp và chờ người tham gia.

Bước 2: Bấm vào Hiển thị người tham gia dưới các điều khiển cuộc họp.

Bước 3: Chuyển đến Người tham gia và nhấp vào dấu chấm lửng hoặc mũi tên chỉ xuống.

Bước 4: Nhấp vào Tải xuống danh sách người tham dự và Microsoft Teams sẽ tải xuống danh sách ở định dạng .CSV.

Bước 5: Đi tới thư mục Tải xuống của bạn trong File Explorer và tìm tên tệp AttendanceList cuộc họp.

Bước 6: Nhấp đúp vào nó để mở tệp. Thông thường, tệp phải chứa tên của những người tham dự, thời gian tham gia của họ và sau đó là thời gian nghỉ của mỗi người tham dự. Nếu một người tham dự tham gia cuộc họp trước người tổ chức, thời gian tham gia của họ phải đồng nhất với thời gian tham gia của người tổ chức.

Tải xuống Microsoft Teams Tham dự Sau cuộc họp

Hầu hết mọi người thích tham dự sau cuộc họp vì một số lý do. Đầu tiên là làm điều đó trong cuộc họp có thể khá mất tập trung. Vì vậy, bạn có thể đợi cho đến khi hoàn thành để thu thập danh sách của mình.

Một lý do khác là bạn muốn biết ai ở lại đến cuối cuộc họp. Hãy nhớ rằng việc nhận báo cáo tham dự cuộc họp trong cuộc họp chỉ nắm bắt thông tin cho đến khi bạn tải xuống báo cáo. Điều đó nói rằng, có hai cách để bạn tham dự cuộc họp trên Microsoft Teams sau cuộc họp.

Tham dự Cuộc họp bằng Thư mời Cuộc họp

Trước khi giải thích các bước, bạn cần lưu ý rằng bạn không thể sử dụng điều này nếu bạn lên lịch cuộc họp thông qua Kênh. Kiểm tra các bước bên dưới để tìm hiểu cách tải xuống tham dự cuộc họp thông qua lời mời họp:

Ghi chú: Kênh là một trang web được tạo trong Nhóm. Quyền truy cập vào trang web thường chỉ giới hạn cho các thành viên.

Bước 1: Khởi chạy Microsoft Teams và nhấp vào biểu tượng Lịch.

Bước 2: Bấm vào cuộc họp trong lịch của bạn.

Bước 3: Nhấp vào biểu tượng cửa sổ bật ra.

Bước 4: Nhấp vào mũi tên chỉ xuống bên cạnh Điểm danh.

Ghi chú: Bạn cũng có thể tải xuống phần tham dự cuộc họp từ tab Tham dự bên cạnh Chi tiết cuộc họp. Nếu cuộc họp là cuộc họp định kỳ, hãy chọn báo cáo mà bạn cần xem và tải xuống.

Tải xuống tính năng Tham dự Cuộc họp bằng Trò chuyện Cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, việc tham dự cuộc họp sẽ có sẵn trong trò chuyện cuộc họp. Bạn có thể sử dụng phương pháp này nếu cuộc họp của bạn được tạo từ một kênh. Để tải về chế độ tham dự cuộc họp của bạn, hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: Khởi chạy Microsoft Teams và nhấp vào biểu tượng Trò chuyện.

Bước 2: Cuộn qua các cuộc trò chuyện của bạn cho cuộc trò chuyện trong cuộc họp hoặc nếu cuộc họp được tạo từ một kênh, hãy nhấp vào Bài đăng.

Bước 3: Bạn sẽ thấy một ô có nhãn Báo cáo chuyên cần trong khu vực trò chuyện. Nhấp vào mũi tên chỉ xuống bên cạnh báo cáo này để tải về việc tham dự cuộc họp của bạn.

Bỏ qua những người tham gia cuộc họp trong Microsoft Teams

Microsoft Teams tải xuống báo cáo cuộc họp ở định dạng .CSV. Ngoài ra, để truy cập báo cáo tham dự, quản trị viên cuộc họp phải bật tính năng này trước cuộc họp. Nếu bạn nhận thấy rằng có nhiều tiếng ồn xung quanh phát ra từ những người tham gia trong cuộc họp, bạn có thể tắt tiếng họ.