Cách sử dụng hàm SORTBY trong Microsoft Excel

Microsoft Excel cung cấp các công cụ mạnh mẽ để biên dịch, sắp xếp và trực quan hóa dữ liệu của bạn theo bất kỳ cách nào có thể tưởng tượng được. Đôi khi, bạn sẽ gặp tình huống cần tạo nhiều chế độ xem cụ thể cho thông tin của mình.

Hàm SORTBY trong Excel cung cấp một cách thuận tiện để tạo các bảng phân tích phức tạp và tạo các sắp xếp dữ liệu chuyên biệt nhằm làm rõ thông tin của bạn mà không tạo ra sự nhầm lẫn trong tập dữ liệu gốc của bạn.

Sử dụng cho Hàm SORTBY của Excel trong Excel

Có nhiều cách để sắp xếp dữ liệu của bạn trong Excel, mặc dù các phương pháp dễ nghĩ đến nhất có thể có nhược điểm đối với các nhu cầu phức tạp hơn.

Việc sử dụng hàm SORT sẽ tạo một tập dữ liệu riêng biệt, có tổ chức nhưng bạn chỉ có thể sắp xếp theo một tập hợp tiêu chí. Sắp xếp bằng công cụ Sắp xếp và Lọc của Excel mang lại mức độ chi tiết tốt hơn nhiều, nhưng nó sắp xếp trực tiếp tập dữ liệu gốc, khiến việc tạo và hiển thị nhiều dạng xem trở nên khó khăn hơn, đặc biệt nếu bạn muốn xem chúng cùng một lúc.

Về bản chất, hàm SORTBY kết hợp những phần tốt nhất của hai tính năng này; nó tạo ra một chế độ xem riêng cho tập dữ liệu của bạn (hoặc một “mảng”) có thể được sắp xếp theo nhiều tiêu chí. Vì vậy, chẳng hạn, bạn có thể sắp xếp bảng điểm của người chơi trong trò chơi theo tên đội, sau đó theo điểm số, sau đó theo thành tích cụ thể trong trò chơi.

Trong ví dụ chúng tôi sẽ sử dụng cho bài viết này, chúng tôi có một danh sách dữ liệu bán hàng trên một khu vực. Các cột chứa họ của nhân viên bán hàng của chúng tôi, tiểu bang nơi họ làm việc, số lần bán hàng mà họ đã thực hiện và tổng số tiền họ kiếm được từ những lần bán hàng đó.

Cách sử dụng hàm SORTBY trong Excel

Để tạo sắp xếp đầu tiên với hàm SORTBY, hãy sắp xếp nhân viên bán hàng theo tiểu bang.

1. Chọn ô F2.
2. Bên trong ô hoặc thanh công thức, gõ như sau:

    =SORTBY(A2:D16,B2:B16) 

3. Nhấn Đi vào.

Hàm này yêu cầu Excel sắp xếp toàn bộ phạm vi của chúng ta (các ô A2 bởi vì D16) bằng các giá trị “Trạng thái” trong các ô B2 bởi vì B16. Nó tự động mặc định theo thứ tự tăng dần (AZ). Mảng kết quả liệt kê dữ liệu của chúng tôi được sắp xếp theo tiểu bang (Arizona đầu tiên, sau đó là California, sau đó là New Mexico…).

Lưu ý rằng danh sách tên không được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, bởi vì đó không phải là điều chúng tôi yêu cầu. Tuy nhiên, thật dễ dàng để thay đổi công thức này để chỉ định nhiều tiêu chí.

Sắp xếp đồng thời theo nhiều tiêu chí với SORTBY trong Excel

Hãy thay đổi tập dữ liệu mới của chúng ta thành sắp xếp đầu tiên theo tiểu bang, sau đó theo số lần bán hàng đã thực hiện, tạo ra một bảng xếp hạng thu nhỏ về mức độ thành công của từng nhân viên bán hàng của chúng ta ở mọi tiểu bang.

1. Chọn ô F2 lại. Ngoài ra, nếu bạn cũng muốn giữ lại công thức đầu tiên để so sánh sự khác biệt, hãy chọn ô K2 thay vì.
2. Bên trong ô hoặc thanh công thức, gõ như sau:

    =SORTBY(A2:D16,B2:B16,1,C2:C16,-1) 

3. Nhấn Đi vào.

Mảng mới thu được có công thức phức tạp hơn một chút khi chúng tôi đang yêu cầu Excel sắp xếp theo nhiều trường.

Công thức bắt đầu giống như công thức trước đó, trong đó chúng tôi đang yêu cầu Excel sắp xếp mảng trong các cột từ A đến D theo thông tin “Trạng thái” trong cột B, nhưng hiện tại chúng ta có nhiều phạm vi mà chúng ta đang muốn sắp xếp theo, chúng ta phải làm rõ cho Excel cả hai mảng mà chúng ta đang muốn sắp xếp theo (các by_array cú pháp), và cả thứ tự sắp xếphoặc hướng mà chúng tôi muốn Excel sắp xếp dữ liệu.

Mỗi by_array các đối số chỉ có thể rộng một cột, với các giá trị được liệt kê theo chiều dọc như chúng ta có ở đây (ví dụ: các ô B2:B16) hoặc dài một hàng với các giá trị được liệt kê theo chiều ngang (ví dụ: các ô A4:D4).

Mặc dù hai cột mà chúng tôi vừa yêu cầu công thức này sắp xếp, cột B và C, nằm cạnh nhau, nhưng chúng tôi không thể kết hợp hai cột thành một yêu cầu phạm vi duy nhất trong công thức (như “B2:C16”) . Làm như vậy dẫn đến lỗi “#REF!” lỗi, vì Excel không chắc chắn nên sắp xếp trường nào trong hai trường đó hoặc theo thứ tự nào.

Chưa kể rằng hoàn toàn có thể các phạm vi bạn muốn sắp xếp được tách biệt với nhau (chẳng hạn như cột B và D ở đây) hoặc bạn muốn sắp xếp các ô của mình theo các phạm vi không theo thứ tự trong phạm vi của bạn. dữ liệu (chẳng hạn như nếu bạn muốn sắp xếp theo “Trạng thái” trong cột B, sau đó theo “Tên” trong cột A, như đã đề xuất trước đó).

Do đó, hai cột phải được liệt kê trong công thức dưới dạng các phạm vi riêng biệt, để cho Excel biết rõ ràng thứ tự mà chúng ta muốn sắp xếp mảng—trong trường hợp của ví dụ trên, đầu tiên là theo tiểu bang, sau đó là theo số lượng bán.

Các thứ tự sắp xếp cú pháp có thể được xác định theo hai hướng: “1” cho thứ tự tăng dần (thứ tự AZ hoặc số thấp nhất được đặt trước) hoặc “-1” cho thứ tự giảm dần (thứ tự ZA hoặc số cao nhất được đặt trước). Các thứ tự sắp xếp các trường không được là bất kỳ số nào khác ngoài 1 hoặc -1, nếu không sẽ là “#VALUE!” lỗi sẽ được trả về, vì không có cách nào khác để sắp xếp dữ liệu.

chỉ định thứ tự sắp xếp chỉ là tùy chọn trong phiên bản đầu tiên của công thức của chúng tôi, bởi vì chúng tôi đang sắp xếp theo thứ tự rõ ràng ngay lập tức và chúng tôi đã sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Tuy nhiên, nếu chúng ta muốn sắp xếp các giá trị đó theo thứ tự giảm dần hoặc bất cứ khi nào chúng ta sắp xếp theo nhiều tiêu chí, thì đó là một cú pháp bắt buộc để điền vào, vì thứ tự sắp xếp có thể được sắp xếp theo các hướng khác nhau cho các phạm vi khác nhau, như chúng ta đã làm trong phần này công thức.

Ngoài ra, chúng ta không thể yêu cầu công thức này sắp xếp một phần mảng của chúng ta—ví dụ: sắp xếp A1:D16 theo dải ô B1:B10. Mọi đối số phạm vi trong công thức phải trải rộng trên cùng một số lượng ô—vì vậy nếu giá trị ban đầu của chúng ta mảng giá trị có 15 ô, sau đó tất cả các by_array các đối số mà chúng tôi yêu cầu công thức sắp xếp theo cũng phải chứa 15 ô. Nếu không, chúng tôi sẽ nhận được lỗi “#VALUE!” lỗi.

Bây giờ chúng ta đã hiểu các khối xây dựng của công thức này, thật dễ dàng để xem cách sử dụng SORTBY để sắp xếp dữ liệu của chúng ta theo nhiều tiêu chí mà chúng ta muốn hoặc cần. nhập mảng đầu tiên, sau đó gõ vào by_array sắp xếp, sau đó thứ tự sắp xếpsau đó tiếp theo của chúng tôi by_arraytiếp theo của chúng tôi thứ tự sắp xếpv.v., giống như trong cú pháp công thức:

 =SORTBY(array, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...) 

SORTBY là một chức năng linh hoạt, mạnh mẽ khác trong Excel

Hàm SORTBY trong Microsoft Excel giúp dễ dàng tạo các bảng phân tích thông tin được chỉ định và là một công cụ linh hoạt để dễ dàng sắp xếp các tập dữ liệu lộn xộn theo những cách phức tạp nhằm làm cho thông tin của bạn rõ ràng hơn và dễ thao tác hơn.

Thậm chí còn có nhiều cách hơn để sử dụng nhiều chức năng, công cụ và tính năng của Excel để sắp xếp bảng tính của bạn và sử dụng thời gian hiệu quả và hiệu quả hơn.