Cách sử dụng các hàm đếm khác nhau trong Excel

Microsoft Excel đã thay đổi cuộc sống của nhiều người, với nhiều hàm dựa trên dữ liệu, logic có điều kiện và mảng công thức linh hoạt. Bất cứ khi nào bạn phải làm việc với bất kỳ yêu cầu dữ liệu nào, Excel tiếp tục là lựa chọn ưu tiên hàng đầu của nhiều người dùng.

Do dữ liệu là các thực thể có thể định lượng nên phạm vi hàm đếm của Excel khá tiện dụng, đặc biệt khi xử lý các tập dữ liệu lớn. Dưới đây là một số hàm đếm Excel thích hợp nhất mà bạn nên biết vì chúng có thể giúp bạn xử lý nội dung dữ liệu của mình một cách dễ dàng.

Các hàm đếm trong Excel là gì?

Giống như một số hàm tiêu chuẩn khác trong Excel, hàm đếm rất phổ biến mà bất kỳ ai và mọi người đều có thể sử dụng. Từ việc đếm các giá trị không trống đến đếm các khoảng trống trong một phạm vi, có một hàm đếm tương đương để thực hiện tất cả các tác vụ của bạn.

Dưới đây là một số công thức đếm khác nhau và cách sử dụng của chúng:

1. Hàm COUNT

Hàm COUNT là hàm cơ bản nhất trong Excel và việc sử dụng hàm này bị giới hạn trong việc đếm các số trong một phạm vi được xác định trước. Việc sử dụng công thức COUNT trong Excel khá dễ dàng và bạn có thể sử dụng nó một cách nhanh chóng.

Cú pháp của Công thức COUNT

  =count(value1, value2, ... value_n) 

Hãy chứng minh việc sử dụng hàm đếm bằng một ví dụ. Hãy xem xét các dữ liệu sau đây bao gồm một số số ngẫu nhiên. Bạn có thể sử dụng công thức COUNT để tính tổng số mục nhập.

Bạn có thể sử dụng công thức sau để đếm tổng số mục nhập trong cột A.

 =count("A1:A9") 

Đầu ra là 8, hiển thị tổng số mục nhập trong cột tương ứng. Đây là đầu ra:

Hãy nhớ rằng, điều này sẽ không đếm bất kỳ giá trị văn bản nào, vì vậy nếu bạn có các giá trị văn bản trong phạm vi, hàm đếm sẽ chỉ trả về số lượng của tất cả các giá trị số.

2. Hàm COUNTA

Hàm COUNTA trong Excel đếm số ô không trống trong một dãy số. Nếu bạn có bất kỳ giá trị trống nào trong một dải giá trị, công thức COUNTA sẽ loại trừ tất cả các ô đó và trả về số lượng ô đã điền.

Cú pháp của hàm COUNTA

  =counta(value1, value2, ... value_n) 

Sử dụng phạm vi dữ liệu trên với một vài chỉnh sửa, hãy xem cách bạn có thể sử dụng hàm COUNTA:

  =counta("A2:A9") 

Trong ví dụ này, hàm COUNTA trả về đầu ra là 6, tức là tổng số ô được điền. Nó phủ nhận các giá trị của các ô trống.

3. Hàm COUNTBLANK

Hàm COUNTBLANK hoạt động ngược lại. Ví dụ: trong đó hàm COUNTA đếm tổng số ô đã điền, hàm COUNTBLANK đếm số ô trống trong một phạm vi xác định.

Cú pháp của hàm COUNTBLANK

  =countblank(value1, value2, ... value_n) 

Hãy làm việc với ví dụ sau:

Để đếm số giá trị trống, sử dụng công thức sau:

  =COUNTBLANK(A2:A9) 

Công thức trả về giá trị 2 vì chỉ có hai giá trị trống tồn tại trong phạm vi đã xác định.

4. Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF của Excel khá thú vị, vì nó kết hợp hàm đếm với hàm điều kiện, IF. Một trong những tính năng đáng chú ý của hàm COUNTIF là tính linh hoạt của nó, vì nó hoạt động tốt như nhau với các hàm văn bản và số.

Cú pháp được liệt kê dưới đây hoạt động cho cả hai loại giá trị: văn bản và số.

Cú pháp của Hàm COUNTIF

  =countif(range, criteria) 

Cách sử dụng hàm COUNTIF với các số

Khi bạn đang làm việc với dữ liệu số, bạn có thể sử dụng bất kỳ hàm đếm nào. Nhưng nếu bạn muốn đếm tổng số lần xuất hiện của một số cụ thể, bạn cần sử dụng hàm COUNTIF cụ thể.

Ví dụ: trong dữ liệu bên dưới, giả sử bạn muốn tìm hiểu số 2 xuất hiện bao nhiêu lần trong phạm vi dữ liệu. Đây là cách bạn sẽ làm điều đó:

  =COUNTIF(A2:A9, 2) 

Như được chỉ ra trong cú pháp, bạn phải xác định phạm vi, tiếp theo là tiêu chí. Vì bạn muốn đếm số lần 2 xảy ra trong phạm vi dữ liệu, nên đầu ra như sau:

Cách sử dụng hàm COUNTIF với giá trị văn bản

Trong Excel, đếm các ô có văn bản cụ thể bằng hàm COUNTIF. Trong trường hợp như vậy, nếu bạn có tập dữ liệu với tất cả giá trị văn bản hoặc phạm vi giá trị hỗn hợp, tức là văn bản và số, thì bạn có thể sử dụng công thức COUNTIF để đếm một giá trị cụ thể một cách hiệu quả.

Hãy tìm hiểu tần suất tên Andy xuất hiện trong phạm vi này bằng cách sử dụng hàm COUNTIF.

 =countif(A2:A9, "Andy") 

Vượt qua tiêu chí tra cứu văn bản trong dấu ngoặc kép; hãy nhớ rằng giá trị tra cứu văn bản không phân biệt chữ hoa chữ thường trong Excel.

Đầu ra là 2, vì chỉ có hai kết quả phù hợp với các tiêu chí sau:

5. Hàm COUNTIFS

Giống như hàm COUNTIFS, hàm COUNTIFS kết hợp hàm đếm với nhiều điều kiện. Sử dụng kết hợp các giá trị tra cứu, bạn có thể sử dụng công thức chức năng này để tính toán số lượng.

Cần lưu ý rằng hàm COUNTIF và COUNTIFS khác nhau; mặc dù chúng có vẻ giống nhau, nhưng có một sự khác biệt tinh tế trong cách bạn sử dụng cả hai công thức đếm. Cú pháp được liệt kê dưới đây hoạt động cho cả hai loại giá trị: văn bản và số.

Cú pháp của hàm COUNTIFS

  =countifs(criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2, ...) 

Tìm hiểu cách sử dụng hàm COUNTIFS với các giá trị số

Cú pháp hàm COUNTIFS khá giống với đối tác của nó. Trong ví dụ dưới đây, vì bạn có hai cột dữ liệu, nên bạn có thể chuyển nhiều điều kiện và hiển thị kết quả tương ứng:

Nếu bạn muốn hiển thị một số lượng lớn hơn 6 và nhỏ hơn 5, đây là cách bạn sẽ thực hiện:

 =COUNTIFS(A2:A9, ">6", B2:B9, "<5") 

Đầu ra trả về 1, được hiển thị bên dưới:

Vì chỉ có một hàng có số trong cột 1 và 2 đáp ứng tiêu chí, nên công thức sẽ hiển thị đầu ra 1.

Cách đếm giá trị văn bản bằng hàm COUNTIFS

Một trong những câu hỏi lớn nhất mà người dùng thường gặp là “Làm thế nào để đếm các ô có văn bản trong Excel”. Công thức COUNTIFS khá linh hoạt và bạn có thể sử dụng công thức này để làm việc với nhiều giá trị tra cứu văn bản.

Ví dụ: giả sử bạn muốn tính tần suất A đạt được hơn 50 điểm trong một môn học cụ thể.

Bạn có thể tính toán số lượng bằng cách sử dụng hàm COUNTIFS như sau:

 =COUNTIFS(A2:A9, "A", B2:B9, ">50") 

Đầu ra trả về giá trị 2 vì chỉ có hai mục phù hợp với tiêu chí đã chỉ định.

Trao quyền cho dữ liệu của bạn với các chức năng của Excel

Danh sách các hàm của Excel tiếp tục gây ấn tượng với người dùng cuối. Từ việc tính toán số lượng thừa đến sử dụng các hàm logic để thực hiện phân tích phức tạp, luôn có một hàm cho tất cả các yêu cầu về dữ liệu. Nếu bạn có thể thành thạo các chức năng này, bạn có thể thực hiện bất kỳ hình thức phân tích nâng cao nào chỉ trong một vài bước.