Cách sắp xếp Hộp thư đến Gmail của bạn theo Người gửi, Chủ đề và Nhãn

Gmail là một công cụ tuyệt vời, nhưng nó thiếu khả năng cung cấp các cách phân loại hộp thư đến của bạn một cách trực quan. May mắn thay, có những cách giải quyết dễ dàng giúp bạn kiểm soát nhiều hơn việc tìm kiếm thư. Hãy xem cách tổ chức và sắp xếp Gmail theo người gửi và các tiêu chí khác.

1. Sắp xếp Gmail theo người gửi

Không có cách nào bằng một cú nhấp chuột để sắp xếp Gmail theo người gửi, nhưng có một số thủ thuật giúp bạn xem tất cả các email bạn nhận được từ một người. Cách nhanh nhất hữu ích nhất khi gần đây bạn đã nhận được email từ cá nhân đó, mặc dù bạn có thể sử dụng nó bất cứ khi nào bạn ở trong hộp thư đến của mình.

Đi tới hộp thư đến của bạn, tìm bất kỳ email nào từ người gửi mà bạn muốn chọn, sau đó nhấp chuột phải vào email đó mà không cần mở nó. Từ menu bật lên, hãy chọn Tìm email từ.

Gần như ngay lập tức, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các email bạn đã từng nhận được từ người gửi đó, thậm chí cả những email cũ mà bạn đã lưu trữ từ lâu. Bạn cũng sẽ thấy thông tin liên hệ đầy đủ của người gửi đó, giúp bạn dễ dàng gửi tin nhắn hoặc bắt đầu cuộc gọi điện video cho họ.

Bạn không thấy người gửi mong muốn hiển thị ngay lập tức trong hộp thư đến của mình? Không vấn đề gì. Trước tiên, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của người đó vào hộp tìm kiếm của Gmail. Sau đó, chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ thư nào mà nó tìm thấy và chọn Tìm email từ một lần nữa.

2. Sắp xếp email từ bất kỳ người gửi nào

Bạn có thể sắp xếp hộp thư đến Gmail của mình theo bất kỳ người gửi nào mà không cần biết tên của người đó. Quay lại thanh tìm kiếm của Google và nhận thấy biểu tượng bộ lọc ở phía bên tay phải. Đây là Hiển thị các tùy chọn tìm kiếm cái nút.

Nhấp vào tùy chọn và bạn sẽ thấy một hộp cung cấp nhiều cách khác nhau để định vị thư.

Bạn có thể chỉ định các tham số để tìm các email bao gồm hoặc không bao gồm các từ nhất định. Tùy chọn này tìm thấy chúng trong toàn bộ email, không chỉ chủ đề và hữu ích khi bạn chỉ có thể nhớ nội dung cuộc trò chuyện. Bạn cũng có thể lọc kết quả để chỉ tìm các thư có tệp đính kèm.

Chơi xung quanh các tính năng của hộp tìm kiếm Gmail và làm quen với chúng. Sử dụng Ngày trong chẳng hạn như tùy chọn giới hạn tìm kiếm của bạn trong một khung thời gian cụ thể. Khi bạn tìm thấy người gửi mà bạn đang tìm kiếm, hãy sử dụng Tìm email từ mà chúng tôi đã xem xét trong phần trên để tạo danh sách thư đầy đủ.

Nếu bạn không muốn sử dụng các tùy chọn tìm kiếm, có một phương pháp khác để thử.

Giống như Google, Gmail công nhận các toán tử tìm kiếm nâng cao. Loại hình gửi Bob trong thanh tìm kiếm chính để tìm tất cả các email bạn đã gửi cho những người có tên là Bob.

3. Sắp xếp Hộp thư đến Gmail của bạn theo chủ đề

Đôi khi bạn cần phải sắp xếp Gmail của mình theo chủ đề. Có lẽ bạn cần tìm tất cả các email mà mọi người đã gửi cho bạn về một cuộc đoàn tụ gia đình sắp tới.

Quay lại thanh tìm kiếm của Google và hiển thị các tùy chọn tìm kiếm bổ sung. Một trong các hộp cho phép tìm kiếm theo chủ đề. Như bạn sẽ nhớ lại từ các mẹo trước, bạn cũng có thể tìm kiếm tin nhắn cho các từ nhất định. Nhập một số từ có liên quan — tụ họp, tụ tập, sự kiện, v.v. — trong Bao gồm các từ hộp, được phân tách bằng dấu phẩy.

Cuối cùng, hãy chuyển sự chú ý của bạn đến Tìm kiếm ở cuối hộp. Theo mặc định, nó được đặt để tìm kiếm trong tất cả các email của bạn. Nếu điều này quá rộng, hãy thay đổi nó để chỉ tìm kiếm các thư được lọc vào một hộp thư đến cụ thể hoặc được gán một nhãn cụ thể.

Điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó nói với bạn rằng họ đã gửi một tin nhắn, nhưng bạn không thấy nó trong hộp thư đến? Bạn cũng có thể tìm kiếm Thư rác và Thùng rác như thế này. Nếu email bị hiểu sai thành thư rác hoặc bạn xóa nhầm, nó sẽ không bị mất nếu nó vẫn còn trong thùng rác. Chỉ cần nhớ rằng Gmail tự động xóa tất cả thư trong Thùng rác sau 30 ngày.

4. Tìm kiếm thông điệp có nhãn cụ thể

Trong phần cuối cùng, chúng tôi đã giới thiệu sơ qua về các nhãn. Nếu bạn không quen với các nhãn trong Gmail, hãy nghĩ về chúng như một dạng thư mục ảo. Việc gán một nhãn (hoặc một số nhãn) cho một email tương đương với việc chuyển nó vào một thư mục cụ thể và bạn có thể sử dụng các nhãn để sắp xếp hộp thư đến của mình

Áp dụng nhãn cho email

Đầu tiên, chọn bất kỳ thư nào trong hộp thư đến. Khi nó mở ra, bạn sẽ thấy một hàng biểu tượng phía trên nó. Chọn một cái có hình ảnh giống như thẻ. Đó là nút Nhãn của Gmail. Nhấp vào nó để hiển thị danh sách tất cả các nhãn đã tạo trước đó. Chọn Tạo mới để tạo một cái mới.

Bạn cũng có thể gắn nhãn nhiều thư đồng thời bằng cách chọn các hộp kiểm tương ứng của chúng (điều này rất hữu ích khi bạn muốn xóa hàng loạt thư). Làm điều đó ngay trước khi nhấp vào nút nhãn trên đầu giao diện của Gmail.

Bạn cũng có thể gắn nhãn thư sau khi nhấp vào thư thay vì từ hộp thư đến chính.

Sắp xếp email theo nhãn

Bây giờ chúng ta đã xem xét việc áp dụng nhãn, hãy sử dụng kiến ​​thức đó để sắp xếp email của bạn, phù hợp với nhãn.

Nó rất dễ làm; chỉ cần nhấp vào thẻ nhãn trong thanh bên của hộp thư đến của bạn. Bạn sẽ ngay lập tức nhìn thấy danh sách tất cả các email được gắn nhãn cùng một nhãn.

5. Tự động áp dụng nhãn cho tin nhắn đã gửi

Như bạn đã thấy ở đây, việc áp dụng nhãn là một quá trình nhanh chóng và đơn giản. Tuy nhiên, cần nhớ thêm một điều nữa khi giữ các tab trên hộp thư đến của bạn. Nếu bạn là một người thường xuyên bận rộn, bạn có thể không muốn thực hiện bước đó.

Bạn có thể sử dụng nhãn khi tạo bộ lọc để sắp xếp và tổ chức hộp thư đến của mình, đồng thời bạn có thể thiết lập Gmail để tự động gắn nhãn email của mình. Tuy nhiên, nếu bạn đang làm việc theo nhóm và cần làm cho email của mình hiệu quả hơn, bạn có thể sử dụng một ứng dụng của bên thứ ba có tên là Gmelius để thực hiện công việc đó cho bạn. Nó phù hợp hơn cho việc sử dụng ở cấp độ doanh nghiệp và cho phép bạn chia sẻ nhãn với đồng nghiệp của mình.

Nếu bạn cuối cùng dùng thử Gmelius, nó có một số cách để cá nhân hóa hộp thư đến của bạn. Chúng không liên quan đến việc phân loại tin nhắn nhưng bao gồm các khả năng hữu ích khác. Bạn có thể sử dụng nó để theo dõi tin nhắn, chia sẻ hộp thư đến, thiết lập mẫu email và hơn thế nữa. Vì bạn biết cách sắp xếp hộp thư đến của mình, tại sao không làm nhiều hơn nữa với ứng dụng giàu tính năng này?

Tải xuống: Gmelius | Chrome | Android | iOS (dùng thử 14 ngày, gói hàng năm bắt đầu từ $ 7 mỗi tháng)

Cách ưa thích của bạn để sắp xếp Hộp thư đến Gmail của bạn là gì?

Việc sắp xếp email trong Gmail không dễ dàng như bạn mong đợi. Các công cụ sắp xếp tự động của dịch vụ muốn làm điều đó cho bạn và điều đó không phải lúc nào cũng đủ nếu bạn muốn thực hành nhiều hơn. May mắn thay, thật dễ dàng để tìm hiểu cách tổ chức Gmail của bạn theo người gửi, nhãn hoặc chủ đề.

Nó cũng giúp sử dụng các công cụ của trình duyệt Gmail để có trải nghiệm được cải thiện và giữ cho hộp thư đến của bạn sạch sẽ hơn và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.