Cách lập lịch gửi email trên máy Mac của bạn

Nếu bạn muốn lên lịch gửi email trên máy Mac, bạn có một số cách để thực hiện. Đáng buồn thay, cho đến khi macOS Monterey phát hành, không ai trong số chúng đơn giản như nhấp vào một nút trong ứng dụng Mail của Apple vì nó chưa có bất kỳ chức năng lập lịch gốc nào. Nhưng có nhiều cách khác để lập lịch gửi email trên máy Mac của bạn.

Bạn có thể sử dụng một ứng dụng email hoàn toàn riêng biệt, một plugin Apple Mail hoặc ứng dụng Automator thường bị bỏ qua. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng các phương pháp này để lập lịch gửi email trong Apple Mail và các ứng dụng khác bên dưới.

Cách lập lịch gửi email bằng Automator

Automator là một ứng dụng của Apple được cài đặt sẵn trên tất cả các máy tính Mac. Nó cho phép bạn tự động hóa một loạt các nhiệm vụ và hành động bằng cách tạo quy trình làm việc và tập lệnh.

Nếu bạn muốn khám phá một số cách tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng Automator, hãy xem danh sách các ứng dụng Automator mà bạn có thể tạo trong năm phút. Tuy nhiên, hiện nay, chúng tôi chỉ quan tâm đến cách sử dụng ứng dụng cùng với Lịch để lên lịch gửi email trong Apple Mail. Chỉ cần làm theo các bước sau để làm điều đó.

Bước 1. Tạo quy trình làm việc qua email

Để bắt đầu, hãy mở Tự động hóa ứng dụng. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Tiện ích hoặc bạn có thể dễ dàng đưa nó lên bằng cách tìm kiếm trong Spotlight với Cmd + Dấu cách. Khi ứng dụng mở ra, hãy chọn Tài liệu mới. Ứng dụng sẽ nhắc bạn chọn loại tệp cho tài liệu của bạn. Lựa chọn Đăng kí từ danh sách các tùy chọn, sau đó nhấn Chọn.

Mở rộng danh sách các tùy chọn trong Thư viện trong menu bên trái và nhấp vào Thư. Xác định vị trí Tin nhắn thư mới trong danh sách xuất hiện trong bảng bên cạnh và kéo nó vào cửa sổ chính.

Bước 2. Soạn tin nhắn email của bạn

Sử dụng Tin nhắn thư mới để soạn email mà bạn muốn tự động hóa. Như với một email thông thường, bạn có thể thêm nhiều người nhận, đồng thời thêm bất kỳ địa chỉ liên hệ CC và BCC nào mà bạn thích. Nếu bạn có nhiều tài khoản email được liên kết với ứng dụng Thư, bạn cũng có thể chọn tài khoản bạn muốn gửi thư từ đó.

Bước 3. Tạo Tự động hóa Email

Khi bạn hài lòng với tin nhắn của mình, đã đến lúc thiết lập Automator để gửi email vào một thời điểm cụ thể.

Quay lại danh sách Tác vụ thư trong bảng điều khiển ở giữa và tìm tùy chọn có tiêu đề Gửi tin nhắn đi. Một lần nữa, bạn cần kéo và thả nó vào cửa sổ chính. Đảm bảo rằng nó nằm bên dưới Tin nhắn thư mới hành động mà bạn vừa thiết lập.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy chuyển đến Tệp> Lưu. Hãy đảm bảo rằng Định dạng tệp menu thả xuống được đặt thành Đăng kí trước khi bạn đánh Tiết kiệm cái nút.

Bước 4. Sử dụng Lịch để Đặt Ngày và Giờ để Gửi Email

Để thực sự lên lịch cho email, bạn cần mở Lịch ứng dụng và điều hướng đến ngày bạn muốn gửi email. Tạo một sự kiện mới vào ngày Kiểm soát khi nhấp và lựa chọn Sự kiện mới.

Trong cửa sổ xuất hiện, hãy đặt Bắt đầu vào thời gian bạn muốn email của mình được gửi đi. Bấm vào Thêm cảnh báo, lặp lại hoặc thời gian di chuyển dòng để truy cập Báo động menu thả xuống và chọn Phong tục trong đó. Đặt Nhắn tin bằng âm thanh thả xuống Mở tệp.

Các Lịch trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện. Nhấp vào nó và chọn Khác. Trong cửa sổ Finder xuất hiện, điều hướng đến Dòng công việc ứng dụng bạn đã tạo trong Automator và nhấp vào Lựa chọn. Đặt Phút trước thả xuống trong cửa sổ Sự kiện mới để Tại thời điểm diễn ra sự kiện trước khi đánh ĐƯỢC RỒI.

Bước 5. Bật máy Mac của bạn

Miễn là bạn thiết lập mục lịch một cách chính xác, email của bạn hiện đã được lên lịch và sẽ được gửi đi đúng giờ.

Chỉ có một điều kiện. Để email đã lên lịch hoạt động như mong đợi, bạn cần đảm bảo rằng máy Mac của bạn được bật và hoạt động vào thời gian đã chỉ định. Nếu không, email đã lên lịch của bạn sẽ không được gửi.

Do đó, tốt nhất bạn nên lên lịch gửi email vào những thời điểm bạn biết mình sẽ sử dụng máy Mac nếu bạn sử dụng phương pháp này. Để lên lịch gửi email trong thời gian máy Mac của bạn không thể bật và ở chế độ thức, hãy xem phần tiếp theo.

Các cách khác để lập lịch gửi email trên máy Mac của bạn

Nếu bạn cần lên lịch gửi email đi trong giờ nghỉ hoặc không muốn viết email trong Automator, bạn có thể muốn thử tải xuống một plugin cho ứng dụng Thư hoặc sử dụng một ứng dụng email khác.

Có một số tính năng gốc tuyệt vời làm cho Thư cực kỳ hiệu quả đối với các chuyên gia, nhưng các plugin có thể thêm nhiều tính năng hơn nữa vào ứng dụng, chẳng hạn như lập lịch gửi email. Ngoài ra còn có các ứng dụng email thân thiện với máy Mac khác được tích hợp tính năng lập lịch gửi email.

Bên dưới, bạn sẽ tìm thấy các plugin và ứng dụng mà chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng để lập lịch gửi email trên máy Mac của mình.

1. Nút gửi thư

Mailbutler là một trong những bộ ứng dụng email tốt nhất trên thị trường. Ngoài Apple Mail, nó cũng hoạt động với Gmail và Microsoft Outlook. Công cụ này tích hợp với ứng dụng Thư của bạn và cung cấp các mẫu thư, chức năng tạm ẩn email, lời nhắc, quản lý tác vụ, mẫu chữ ký, theo dõi email và nhiều hơn thế nữa.

Quan trọng nhất, Mailbutler cũng cho phép bạn sử dụng Apple Mail để lên lịch gửi email. Công cụ này rất dễ sử dụng; nó chỉ thêm một Gửi sau vào Apple Mail’s Tin nhắn mới cửa sổ.

Gửi sau là một tính năng trong gói Thiết yếu của Mailbutler, được sử dụng miễn phí. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng này, email của bạn sẽ được gửi với hình mờ Mailbutler trên chúng. Để tránh hình mờ, bạn có thể nâng cấp lên gói Mailbutler’s Professional với giá 11 đô la một tháng hoặc 110 đô la một năm. Ngoài ra còn có các gói Professional + và Business đắt tiền hơn.

Bạn có thể dùng thử bản dùng thử miễn phí 14 ngày của Mailbutler để quyết định xem bạn có muốn các tính năng cao cấp hay không. Nếu bạn không, bản dùng thử sẽ chuyển sang gói Essential, vẫn cho phép bạn lập lịch gửi email.

Tải xuống: Mailbutler (Miễn phí, có đăng ký)

2. MailSuite

MailSuite là một plugin khác cho ứng dụng Apple Mail. Nó bao gồm bốn thành phần:

• Thẻ thư: Để gắn thẻ tin nhắn của bạn theo từ khóa, dự án, tầm quan trọng, màu sắc và ngày đến hạn.
• Hành động qua Thư: Một công cụ tự động hóa email để tạo quy trình làm việc bao gồm tính năng lập lịch gửi email.
• Quan điểm Thư: Để tùy chỉnh cách bạn điều hướng thư email của mình.
• SigPro: Một công cụ tạo chữ ký email.

Vì là một plugin nên MailSuite cho phép bạn lập lịch gửi email từ trực tiếp trong ứng dụng Apple Mail.

MailSuite có giá 80 đô la cho lần mua ban đầu, khá đắt, nhưng có thể đáng giá nếu bạn phải lên lịch gửi nhiều email. Nâng cấp hàng năm của ứng dụng sẽ khiến bạn mất 45 đô la mỗi năm, nhưng bạn luôn có thể bỏ qua những nâng cấp đó và tiếp tục sử dụng phiên bản bạn đã mua.

Nếu bạn đang ở trong hàng rào, MailSuite có bản dùng thử miễn phí 30 ngày. Hãy dùng thử plugin và xem liệu bạn có đủ thích nó để mua nó cho chính mình và máy Mac của bạn để lập lịch gửi email nhanh chóng và dễ dàng hay không.

Tải xuống: MailSuite ($ 80, có đăng ký)

3. Đường hàng không

Airmail là một ứng dụng email của bên thứ ba được thiết kế cho máy Mac, iPhone và iPad có tích hợp tính năng lập lịch gửi email. Đó là một giải pháp thay thế cho ứng dụng Apple Mail. Airmail hỗ trợ nhiều tài khoản email cùng một lúc và cho phép bạn xem tất cả chúng trong một hộp thư đến. Nó có đồng bộ hóa iCloud, nhiều lựa chọn chủ đề, tùy chọn tạm ẩn email, hỗ trợ thanh cảm ứng, tạo quy trình làm việc để phân loại email nhanh chóng và chức năng Gửi sau để lên lịch.

Về mặt kỹ thuật, Airmail được tải xuống miễn phí, nhưng bản thân ứng dụng không hoạt động nếu không có đăng ký Airmail Pro, trừ khi bạn đang sử dụng bản dùng thử miễn phí ba ngày của nó. Đăng ký Airmail Pro là 2,99 đô la một tháng hoặc 9,99 đô la một năm.

Đó là một ứng dụng mạnh mẽ và chúng tôi thấy rằng nó xứng đáng với chi phí bỏ ra cho các tính năng mà nó cung cấp ngoài tính năng lập lịch gửi email. Nhưng hãy thử dùng thử miễn phí ba ngày để xem liệu nó có thực sự dành cho bạn hay không.

Tải xuống: Đường hàng không (Yêu cầu đăng ký)

4. Tia lửa

Nếu bạn thích một ứng dụng email miễn phí cho phép lập lịch gửi email, chúng tôi khuyên bạn nên dùng thử Spark. Ngoài tính năng Gửi sau, Spark cho phép bạn đặt lời nhắc, tìm kiếm thông minh trong hộp thư đến, tạm ẩn email và chia sẻ bản nháp email với những người dùng Spark khác.

Spark thực sự thúc đẩy thiết lập Hộp thư đến thông minh, tự động sắp xếp email của bạn theo thứ mà nó cho là quan trọng nhất và ít quan trọng nhất. Tính năng này có thể hữu ích, nhưng đôi khi cũng không chính xác. Mặc dù vậy, đây vẫn là một ứng dụng email miễn phí cho phép bạn lập lịch gửi email trên máy Mac của mình, vì vậy chúng tôi có thể tha thứ cho một số lỗi Hộp thư đến thông minh.

Tải xuống: Spark (Miễn phí)

Các cách tốt nhất để lên lịch gửi email trên máy Mac của bạn

Vậy cách tốt nhất để lên lịch gửi email trên macOS là gì? Nó phụ thuộc vào nhu cầu của bạn. Như đã đề cập trước đó, những người thỉnh thoảng chỉ cần lên lịch email có thể sử dụng Automator. Nếu bạn cần thực hiện quy trình này thường xuyên, một công cụ hoặc ứng dụng của bên thứ ba có thể phù hợp hơn.

Bạn cũng cần quyết định xem bạn có muốn gắn bó với Apple Mail hay không hay bạn có hài lòng khi chuyển sang ứng dụng email của bên thứ ba hay không. Dù bạn đi với điều gì, chúng tôi hy vọng lời khuyên của chúng tôi ở đây sẽ giúp bạn tìm ra lựa chọn phù hợp cho mình!