Cách lập kế hoạch nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực (HR) là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Kế hoạch nhân sự có thể giúp bạn hiểu nhân viên của mình hiện đang ở đâu và liệu bạn có đủ nhân viên để xử lý các nhu cầu trong tương lai hay không. Bạn có thể xác định chương trình đào tạo mà nhân viên có thể cần trong tương lai để tăng năng suất của họ hoặc thích ứng với công nghệ mới.

Kế hoạch nhân sự phải phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức. Bạn cần biết những dự án mà công ty đã lên kế hoạch cho tương lai để hiểu được nguồn nhân lực mà tổ chức sẽ yêu cầu để hoàn thành chúng một cách tiết kiệm chi phí, năng suất và hiệu quả.

1. Kiểm tra Bộ kỹ năng nhân viên hiện tại của tổ chức bạn

Để xác định kế hoạch của bạn đang hoạt động như thế nào, bạn cần thiết lập năng suất cơ bản của tình hình hiện tại. Bạn sẽ cần xem xét các nhà thầu và nhân viên hiện tại và xác định việc đào tạo, kinh nghiệm, kỹ năng, chi phí và năng suất.

Đánh giá có thể chỉ ra các lĩnh vực quan trọng cần cải thiện tại nơi làm việc và lý do của chúng, giúp các nhà quản lý tập trung vào các lĩnh vực cần thiết. Quá trình này có thể giúp bạn khám phá ra những cơ hội và sức mạnh bất ngờ, bao gồm cả việc xác định những nhân viên có thể hưởng lợi từ việc đào tạo nâng cao hoặc thăng chức.

Đánh giá thường xuyên có thể là một công cụ có giá trị để hiểu được điểm yếu và điểm mạnh của tổ chức và cho phép bạn theo dõi sự thành công của những thay đổi đã thực hiện. Nó cũng cho phép bạn phản ứng với những sai lầm nhanh hơn và tận dụng thành công nếu các giải pháp hoạt động tốt hơn dự đoán. Khi bạn kiểm tra đội ngũ nhân viên hiện tại của mình, hãy chú ý đến mức hiệu suất, số lượng nhân viên, lợi ích, vị trí, kỹ năng và trình độ.

2. Dự đoán những thay đổi trong tương lai đối với nhân viên hiện tại

Sử dụng kế hoạch chiến lược của tổ chức làm tài liệu tham khảo, bạn đưa ra dự đoán về nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai. Đánh giá vị trí hiện tại của tổ chức so với ước tính các yêu cầu trong tương lai là rất quan trọng để tạo ra một kế hoạch nhân sự phù hợp.

Bạn cần xác định nguồn cung lao động của mình, phân loại chúng theo loại và so sánh với nhu cầu tương lai mà tổ chức mong đợi. Mục tiêu là tận dụng nguồn cung lao động để đảm bảo bạn có thể đáp ứng nhu cầu của tổ chức mà không bị vượt quá.

Việc dự đoán các sự kiện bất ngờ như đại dịch, thiên tai hoặc những tiến bộ công nghệ có thể ảnh hưởng đến thị trường có thể là một thách thức. Một số tổ chức giảm thiểu rủi ro bằng cách dự đoán nhu cầu hàng tháng ngoài việc dự đoán nhu cầu trước vài năm.

Các dự đoán càng xa, bạn càng có nhiều rủi ro khi thực hiện chúng. Ưu điểm là nếu các dự đoán dài hạn của bạn là chính xác, tổ chức sẽ được hưởng lợi từ việc hành động trước đối thủ cạnh tranh.

3. Thực hiện phân tích khoảng cách để xác định nhu cầu nhân sự

Sau khi hoàn thành bước 1 và 2, bạn có thể xác định xem có bất kỳ khoảng trống đáng kể nào không. Phân tích khoảng cách có thể đưa ra các nhu cầu cụ thể có thể thu hẹp khoảng cách giữa nguồn cung lao động hiện tại của tổ chức và nhu cầu dự kiến ​​trong tương lai. Nếu một trong những vấn đề là bầu không khí, bạn có thể quan tâm đến việc học cách tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả cho nhân viên.

Một số câu hỏi bạn nên tự hỏi khi thực hiện phân tích khoảng cách bao gồm:

• Tất cả nhân viên có làm việc đúng với thế mạnh của họ trong vai trò hiện tại của họ không?
• Nhân viên có nên học các kỹ năng bổ sung?
• Tổ chức có cần thêm người quản lý không?

4. Kết hợp Kế hoạch Nhân sự vào Chiến lược Tổ chức Lớn hơn

Sau khi hoàn thành ba bước đầu tiên, bạn có thể bắt đầu triển khai các thay đổi về tổ chức. Điều quan trọng là phải thông báo kế hoạch với các trưởng bộ phận của tổ chức, có thể bao gồm các chương trình đào tạo tiềm năng và vận động hành lang để có thêm tiền từ các giám đốc điều hành cấp cao. Bạn sẽ cần xem xét và điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với những thay đổi trong mục tiêu của tổ chức.

Các cách phát triển và thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực của bạn

Các chuyên gia Nguồn nhân lực sử dụng các công cụ công nghệ để giúp họ tạo, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của chiến lược nhân sự của họ. Dưới đây là một số công cụ mà họ sử dụng:

Khảo sát

Khảo sát nhân viên của bạn là một cách tuyệt vời để tìm hiểu về một chủ đề nhân sự cụ thể và thực hiện những thay đổi cần thiết. Bạn có thể sử dụng SurveyMonkey hoặc Google Forms để tạo bản khảo sát nhân viên của mình và bạn có thể quan tâm đến việc tìm hiểu cách tạo bản khảo sát nhân viên từ xa bằng Paperform.

Bạn có thể sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu:

• Cách quản lý cảm nhận về trình độ kỹ năng và năng suất của nhân viên
• Các loại chương trình đào tạo mà nhân viên quan tâm
• Nếu nhân viên hài lòng với các phúc lợi và chương trình đãi ngộ mà tổ chức đưa ra
• Nhân viên cảm thấy như thế nào về văn hóa công ty và liệu họ có cảm thấy được kết nối với môi trường làm việc hay không
• Số lượng nhân viên cảm thấy tổ chức coi trọng họ
• Nếu nhân viên cảm thấy có cơ hội thăng tiến trong tổ chức
• Những điểm yếu có thể dẫn đến giảm năng suất hoặc doanh thu cao

Bảng điều khiển nhân sự

Các tổ chức có thể phát triển một bảng điều khiển nhân sự tùy chỉnh hoặc họ có thể mua một bảng điều khiển nhân sự. Phần mềm như BambooHR và Paycor Perform hỗ trợ quá trình lập kế hoạch vì chúng thu thập và hiển thị thông tin có giá trị. Đọc về các công cụ theo dõi sự tham gia của nhân viên tốt nhất cho nơi làm việc của bạn có thể hữu ích.

Một số điều bạn có thể theo dõi với bảng điều khiển nhân sự bao gồm:

• Tỷ lệ doanh thu
• Sự hài lòng của nhân viên
• Năng lực năng suất của nhân viên
• Trình độ kỹ năng của nhân viên
• Khuyến mại nội bộ
• Sự tham gia từ các ứng viên công việc

Hệ thống quản lý hiệu suất

Phần mềm như WorkForceHub và WorkZoom có ​​thể giúp bạn đánh giá nhân viên và hiệu suất của họ. Bạn có thể cung cấp và theo dõi xếp hạng hiệu suất theo thời gian và theo dõi sự cải thiện của nhân viên.

Hệ thống quản lý hiệu suất rất hữu ích cho quá trình lập kế hoạch nhân sự vì chúng cho phép bạn thấy loại thành công mà tổ chức có thể đạt được bằng cách cung cấp đào tạo hoặc thực hiện các thay đổi trong vai trò của nhân viên. Bạn có thể muốn tìm hiểu về các tích hợp và ứng dụng công nhận nhân viên tốt nhất.

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)

Monday.com và Leapsome là những ví dụ về phần mềm HRIS kết hợp nhiều hoạt động nhân sự khác nhau, tóm tắt việc tuyển dụng, đăng ký, tuyển dụng, luân chuyển nhân viên, năng suất và sự hài lòng, cùng các số liệu khác. HRIS cho phép bạn tự động hóa các chức năng nhất định, chẳng hạn như ghi lại giờ làm việc của nhân viên và sắp xếp thông qua các yêu cầu công việc. Bạn có thể sử dụng hệ thống để thay đổi kế hoạch nhân sự của mình hoặc đo lường tiến độ của những thay đổi đã được thực hiện.

Phần mềm phân tích lợi ích và đền bù

Bạn có thể sử dụng phần mềm như Zenefits hoặc Dayforce HCM để so sánh lương và phúc lợi với các tùy chọn đặc quyền phổ biến và xu hướng kinh tế. Sử dụng phần mềm có thể hữu ích trong quá trình lập kế hoạch để xác nhận xem nhân viên có nhận được tiền lương và phúc lợi phù hợp với xu hướng ngành rộng lớn hơn hay không. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ này để cải thiện sự hài lòng của nhân viên, giảm doanh thu và nâng cao năng lực sản xuất.

Có rất nhiều công cụ có sẵn có thể giúp bạn lập kế hoạch và quản lý trách nhiệm nhân sự của mình. Cho dù bạn làm việc cho một tập đoàn lớn hay một doanh nghiệp nhỏ, bạn đều có thể tìm ra các giải pháp để đáp ứng ngân sách của mình. Quản lý thành công một trong những nguồn lực quý giá nhất của bạn, đội ngũ nhân viên, là một yếu tố có thể tạo nên hoặc phá vỡ thành công của một tổ chức.

Cho dù nhân viên của tổ chức làm việc từ xa hay tại văn phòng, có những công cụ mà nhân viên có thể sử dụng để cung cấp cho bạn bức tranh rõ ràng về cách họ cảm nhận về tổ chức và tương lai của họ trong đó. Bạn có quen thuộc với các ứng dụng Google Workspace có thể giúp quản lý nhân sự của bạn không?