/ / Cách khắc phục tình trạng quá tải cộng tác tại nơi làm việc của bạn

Cách khắc phục tình trạng quá tải cộng tác tại nơi làm việc của bạn

Khi một dự án mới xuất hiện, thông thường nhóm của bạn sẽ cùng nhau thảo luận về cách giải quyết nó một cách tốt nhất. Nếu được thực hiện đúng cách, nó có thể làm nên điều kỳ diệu cho đầu ra của bạn.

Tuy nhiên, trong khi bạn cố gắng hết sức để gặt hái thành quả của kiểu làm việc nhóm này, bạn có thể vô tình giao phó quá mức cho mình và tạo ra một vấn đề được gọi là “quá tải cộng tác”.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về các mẹo và công cụ bạn có thể sử dụng để tránh quá tải khi cộng tác.

Quá tải cộng tác là gì?

Quá tải trong cộng tác xảy ra khi mọi người tương tác thường xuyên với đồng nghiệp đến mức cản trở năng suất và ảnh hưởng tiêu cực đến hạnh phúc của nhân viên.

Nó có thể được gây ra bởi một số yếu tố, chẳng hạn như quá nhiều cuộc họp không cần thiết, gửi quá nhiều email, truy cập vào một số công cụ kỹ thuật số, quá nhiều người làm việc trên cùng một dự án đồng thời hoặc luôn sẵn sàng để trả lời các câu hỏi của đồng nghiệp.

Khi điều này xảy ra, các thành viên trong nhóm có thể trở nên quá tải và sa lầy vào các nhiệm vụ giao tiếp và ra quyết định.

Điều này thường dẫn đến giảm hiệu quả công việc và năng suất. Trong một số trường hợp, tất cả các nhiệm vụ hợp tác này trở thành sự sao lãng khiến các cá nhân không thể tự mình hoàn thành công việc mà họ phải hoàn thành.

Cuối cùng, ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân bị xóa nhòa, khi nhân viên buộc phải nhận công việc chưa hoàn thành về nhà, dẫn đến kiệt sức.

1. Chọn Công cụ Cộng tác Phù hợp


Một nhóm người cùng làm việc với máy tính của họ.

Các công cụ sai có thể dẫn đến nhầm lẫn, thất vọng và quá tải về cộng tác. Ngược lại, các công cụ phù hợp có thể giúp nhóm của bạn hoạt động hiệu quả và năng suất hơn.

Bước đầu tiên để khắc phục tình trạng quá tải cộng tác là lựa chọn các công cụ phù hợp cho công việc. Không phải tất cả các giải pháp kỹ thuật số đều được tạo ra như nhau và một số giải pháp phù hợp hơn cho các nhiệm vụ cụ thể hơn những giải pháp khác.

Ví dụ: có nhiều lý do để sử dụng các công cụ cộng tác thay vì email, bao gồm tiết kiệm thời gian, tận hưởng quyền truy cập thông tin tốt hơn và cải thiện năng suất, chỉ là một vài lý do.

Như đã nói, khi chọn các công cụ cộng tác cho nhóm của bạn, hãy đảm bảo chọn các công cụ thân thiện với người dùng để dễ dàng áp dụng và những công cụ cho phép tích hợp với các ứng dụng khác để hoạt động liền mạch với nhau.

Ví dụ: một công cụ trò chuyện nhóm như Slack có thể rất tốt cho giao tiếp nội bộ giữa các đồng nghiệp, trong khi một công cụ quản lý tác vụ như Asana có thể giúp bạn theo dõi ai đang làm gì và khi nào. Cả hai giải pháp phần mềm kết nối liền mạch với nhau, cho phép bạn tránh chuyển đổi ngữ cảnh và cải thiện năng suất và sự cộng tác của nhóm.

2. Tạo quy trình làm việc rõ ràng

Điều quan trọng là tạo ra một quy trình làm việc đơn giản để tránh có quá nhiều người làm việc trong cùng một dự án. Một quy trình được xác định rõ ràng có thể ngăn ngừa nhầm lẫn và đảm bảo mọi người đều biết vai trò và kỳ vọng của họ. Điều này cũng tạo điều kiện cho nhân viên quản lý thời gian ngoài công việc tốt hơn.

Asana rất xuất sắc cho công việc này. Bạn có thể dễ dàng tạo các nhiệm vụ từ đầu và giao chúng cho các thành viên trong nhóm của mình hoặc bạn có thể tận dụng một trong nhiều mẫu của nó.

Ví dụ: nếu nhóm của bạn thường giải quyết các thắc mắc về bộ phận hỗ trợ khách hàng, hãy phát triển một mẫu để xử lý các yêu cầu này để mọi người thực hiện theo cùng một quy trình mỗi lần. Điều này sẽ giúp giảm thiểu sự mệt mỏi khi quyết định và cải thiện chất lượng của kết quả cuối cùng. Ngoài ra, hãy sử dụng danh sách kiểm tra để giúp các thành viên trong nhóm đi đúng hướng và có tổ chức, điều này sẽ giảm thiểu khả năng nhiệm vụ bị lãng quên.

Một quy trình làm việc rõ ràng và các vai trò được xác định rõ ràng là điều cần thiết để tránh quá tải khi cộng tác. Với các công cụ phù hợp và hiểu biết về cách sử dụng chúng tốt nhất, bạn có thể giữ cho nhóm của mình làm việc hiệu quả cùng nhau mà không cảm thấy quá tải.

3. Tạo Kho lưu trữ Dữ liệu Trung tâm


Trong tay một chiếc điện thoại thông minh

Một cách thực tế để khắc phục tình trạng quá tải cộng tác là thiết lập một wiki nội bộ để tập trung tất cả các tệp và thông tin của bạn. Điều này sẽ giúp các cá nhân dễ dàng truy cập mọi thứ họ cần ở một nơi mà không làm các đồng nghiệp khác mất tập trung mọi lúc hoặc đi qua một số nền tảng để tìm những gì họ đang tìm kiếm.

Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng một công cụ như Tettra. Công cụ này cho phép bạn tạo, truy cập và chia sẻ các trang với nhóm của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nó cũng cho phép nhiều người dùng truy cập và thêm thông tin đồng thời và có chức năng tìm kiếm mạnh mẽ để tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm.

Bằng cách có tất cả thông tin liên quan ở một nơi, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng tìm thấy những gì họ cần mà không cần tìm kiếm qua nhiều email. Hơn nữa, nó tích hợp với không gian làm việc Slack của bạn để bạn luôn có thông tin cập nhật nhất trong tầm tay.

4. Tận dụng lợi thế của giao tiếp không đồng bộ

Giao tiếp không đồng bộ là một cách tuyệt vời để cải thiện năng suất và giảm quá tải cộng tác. Ví dụ: thay vì yêu cầu ai đó trả lời ngay lập tức qua email hoặc tin nhắn tức thì khi bạn chỉ cần câu trả lời vào một ngày sau đó, hãy gửi cho họ một tin nhắn văn bản và yêu cầu họ trả lời khi có thời gian.

Kiểu giao tiếp này có thể có lợi nếu giờ làm việc của đồng nghiệp không khớp với giờ làm việc của bạn, chẳng hạn như làm việc từ xa ở các múi giờ khác nhau. Điều này sẽ cho phép cả hai bên hoàn thành công việc của mình mà không phải liên tục làm gián đoạn nhau khi không ai cần phản hồi ngay lập tức.

Bằng cách tận dụng lợi thế của giao tiếp không đồng bộ, bạn có thể giúp mình không phải nhận vô số thông báo tin nhắn mỗi ngày trong khi vẫn duy trì được các hoạt động tương tác nhóm hiệu quả xuyên suốt. Bạn có thể tiến xa hơn bằng cách tận dụng các cuộc họp im lặng để có sự cộng tác hấp dẫn hơn.

5. Nhận ra sự hợp tác hiệu quả


Hai đồng nghiệp cho điểm năm cao

Mặc dù bạn có thể sử dụng các kỹ thuật trên để tránh quá tải khi cộng tác, nhưng điều cần thiết là phải nhận ra cách làm việc nhóm hiệu quả để khuyến khích và thúc đẩy nhân viên tiếp tục làm việc cùng nhau một cách hiệu quả.

Bạn có thể thực hiện điều này một cách dễ dàng với các công cụ như Bonusly cho phép người quản lý nhận ra nhân viên bất cứ khi nào họ vượt lên trên và cùng nhau trong một nhiệm vụ nhất định. Tích hợp một cách bổ ích với Slack, cho phép ghi nhận thường xuyên và kịp thời.

Hợp tác hiệu quả nằm trong phạm vi tiếp cận

Hợp tác có thể là một giải pháp khả thi trong nhiều trường hợp, nhưng nếu quá phụ thuộc vào nó có thể là một vấn đề. Quá tải trong cộng tác có thể là một thách thức thực sự ở nơi làm việc.

Tuy nhiên, với những mẹo này trong tay, bạn có thể loại bỏ những phiền nhiễu không cần thiết trong khi vẫn khuyến khích các tương tác hiệu quả tại nơi làm việc. Bằng cách nhận biết các dấu hiệu của sự quá tải trong cộng tác và thực hiện các bước để giải quyết chúng, bạn có thể giữ cho nhóm của mình làm việc hài hòa cùng nhau hướng tới các mục tiêu chung.


Công cụ cộng tác
6 công cụ cộng tác trực tuyến miễn phí tốt nhất để làm việc tại nhà

Cộng tác trực tuyến với khách hàng và nhóm có thể phức tạp. Sử dụng các công cụ miễn phí đáng tin cậy này khi làm việc tại nhà.

Đọc tiếp


Giới thiệu về tác giả

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *