Cách tạo nhanh một mẫu Excel tùy chỉnh để tiết kiệm thời gian
Các mẫu Excel rất hữu ích trên toàn cầu—chúng có thể giúp bạn sắp xếp tài chính hợp lý, quản lý dự án và tổ chức cuộc sống của bạn. Tất nhiên, Excel có rất nhiều mẫu có sẵn mà bạn có thể sử dụng thay vì phải bắt đầu lại từ đầu mọi lúc. Nhưng nếu bạn không thể tìm thấy một mẫu phù hợp với nhu cầu của mình, bạn nên tạo một mẫu của riêng mình.
Mục Lục
Tại sao phải tạo Mẫu Excel tùy chỉnh?
Các mẫu Excel có thể được sử dụng cho hầu hết mọi thứ. Rất nhiều người sử dụng chúng để theo dõi tài chính cá nhân, nhưng Excel còn có nhiều cách sử dụng tiềm năng khác.
Chẳng hạn, bạn có thể tạo một mẫu để giúp bạn theo dõi sách và trò chơi mà bạn đã cho mượn mỗi tháng. Hoặc để quản lý danh sách mời cho các bữa tiệc thông thường. Bạn có thể sử dụng các mẫu Excel để theo dõi sức khỏe và thể chất của mình, nhờ đó, động lực của bạn không giảm sút và ngăn cản bạn đạt được các mục tiêu về thể chất của mình.
Bạn có thể chọn từ các tùy chọn được tạo sẵn, nhưng nếu bạn biết cách chỉnh sửa chúng hoặc tạo tùy chọn của riêng mình từ đầu, bạn sẽ nhận được nhiều hơn từ các mẫu Excel.
Bạn sẽ thu được nhiều lợi ích nhất từ việc tạo một mẫu tùy chỉnh, nếu bạn phải tạo đi tạo lại cùng một bảng tính, chẳng hạn như báo cáo hàng tháng hoặc lịch hàng tuần. Nhưng ngay cả khi bạn chỉ phải tạo bảng tính mỗi năm một lần, việc tạo mẫu cho bảng tính đó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Cách tạo mẫu Excel từ đầu
Bạn có thể tạo mẫu Excel cho mọi thứ. Từ việc theo dõi những cuốn sách bạn đã cho mượn đến việc tổ chức cuộc sống của bạn. Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ tạo bảng tính cho mượn sách hàng tháng để cho bạn thấy quy trình hoạt động như thế nào. Bắt đầu nào!
Chúng tôi sẽ bao gồm các thông tin sau để làm cho mẫu hiệu quả: tên tháng, tên cuốn sách cho mượn, người tôi cho mượn, ngày họ lấy, ngày họ hứa trả lại, họ mất bao nhiêu ngày. đã để lại và số lượng sách hiện đã hết:
Tháng, số ngày còn lại và số sách hiện đang cho mượn đều được tính toán bằng công thức. Để đảm bảo rằng nó hoạt động, hãy nhập một số dữ liệu.
Cách lưu mẫu tùy chỉnh của bạn trong Excel
Sau khi xóa thông tin không cần thiết (sách, người mượn và ngày tháng), chúng tôi có thể lưu thông tin đó dưới dạng mẫu. Đánh Tệp > Lưu dưới dạng và chọn Mẫu Excel (.xltx) bên trong Định dạng thả xuống. Danh sách thả xuống vị trí sẽ tự động thay đổi thành thư mục Mẫu của tôi, đây là nơi bạn muốn.
Cách mở một mẫu trong Excel
Bây giờ, khi bạn muốn mở một bản sao trống của mẫu, chỉ cần vào Tệp > Mới và chọn Riêng tư từ danh sách các mẫu có sẵn.
Giờ đây, bạn sẽ có một bản sao mới của trang tính mà bạn đã tạo và lưu, sẵn sàng để sử dụng mà không cần phải tạo lại tất cả các tiêu đề cột và công thức.
Tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn, quá trình này có thể khác một chút, nhưng sẽ khá dễ dàng để tìm ra cách mở một mẫu.
Biến một trang tính thành một mẫu trong Excel
Tạo một bảng tính từ đầu cho một mẫu thật dễ dàng, nhưng bạn cũng có thể dễ dàng biến một trang tính hiện có thành một mẫu. Chỉ cần xóa bất kỳ thông tin nào mà bạn không muốn đưa vào mẫu, để lại mọi thứ khác và lưu thông tin đó làm mẫu mới theo cách tương tự như đã giải thích ở trên.
Ví dụ: nếu bạn tải xuống một bảng tính ngân sách cá nhân và bảng này bao gồm một dòng thế chấp, nhưng bạn không có thế chấp, thì bạn có thể xóa bảng đó hoặc thay thế bằng một thứ khác rồi lưu dưới dạng mẫu, tiết kiệm cho bạn thời gian tùy chỉnh nó mỗi tháng. (Chỉ cần đảm bảo rằng mọi thứ bạn xóa sẽ không thay đổi cách thức hoạt động của các công thức được bao gồm.)
Cách làm cho Excel mở mẫu theo mặc định
Bạn có thể đã tạo một mẫu để tiết kiệm thời gian khi làm việc trong Excel. Bây giờ, nếu bạn thường xuyên cần tải mẫu đó, bạn có thể tăng năng suất của mình và để Excel tự động mở mẫu.
Để làm điều đó, bạn sẽ phải sao chép và dán mẫu vào thư mục XLSTART của Excel. Tùy thuộc vào hệ điều hành và phiên bản Office của bạn, nó có thể nằm ở một vị trí khác, vì vậy có thể khó tìm thấy nó theo cách thủ công. Cách đơn giản nhất là kiểm tra Trust Center của Excel. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
- Đi đến Tệp > Tùy chọn.
- Từ menu bên trái, chọn Trung tâm Tin tưởng.
- Nhấn vào Cài đặt Trung tâm Tin cậy cái nút.
- Mở Vị trí đáng tin cậy.
- Từ danh sách Vị trí người dùng, định vị và mở C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftExcelXLSTART lựa chọn.
- Nhấn vào duyệt cái nút.
- Sao chép và dán mẫu tùy chỉnh của bạn.
Cách mở cùng một mẫu cho mọi người dùng trong Excel
Nếu bạn chuyển đổi giữa nhiều tài khoản trên máy tính của mình, bạn vẫn có thể yêu cầu Excel mở cùng một mẫu mỗi lần. Đi qua các bước trên và, tại bước 5xác định vị trí và mở C:Tệp chương trìnhMicrosoft OfficerootOffice16XLSTART lựa chọn. Sau đó, đi qua các hướng dẫn còn lại.
Nếu bạn không còn muốn Excel khởi chạy cùng một mẫu mỗi lần, hãy truy cập XLBẮT ĐẦU thư mục và xóa thư mục.
Tải xuống và tùy chỉnh các mẫu có sẵn
Nếu bạn không có trang tính, bạn có thể biến nó thành một mẫu tùy chỉnh. Bạn cũng có thể sử dụng mẫu có sẵn và tùy chỉnh mẫu theo nhu cầu của mình. Bạn có thể tìm thấy các mẫu miễn phí tại các nguồn sau:
Microsoft Office cũng có các mẫu miễn phí. Trong Excel, bạn sẽ thấy một lựa chọn các mẫu bất cứ khi nào bạn mở một tài liệu mới. Bạn có thể dùng tìm kiếm các mẫu trực tuyến hộp tìm kiếm để tìm thấy những gì bạn cần. Hoặc bạn có thể duyệt qua tất cả các mẫu có sẵn cho Excel tại templates.office.com.
Sử dụng các mẫu Excel tốt nhất của bạn
Như bạn có thể thấy, tạo một mẫu Excel là một quy trình dễ dàng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong thời gian dài, đặc biệt nếu bạn thấy mình đang tạo lại cùng một bảng tính hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng sử dụng mẫu Excel, bạn có thể thử nhiều cách khác để tiết kiệm thời gian khi làm việc trong Excel.