Cách chuyển từ Gmail sang Zoho Mail bằng miền của bạn
Zoho mail là một dịch vụ email an toàn, đảm bảo quyền riêng tư và không có quảng cáo. Nó cung cấp cho bạn một loạt các công cụ hoàn chỉnh và một bộ email, lý tưởng cho các trường hợp sử dụng cá nhân và doanh nghiệp.
Mặc dù Gmail là dịch vụ email dành cho nhiều người dùng, nhưng bạn không có quyền kiểm soát các tính năng có thể xâm nhập vào giao diện người dùng. Không gian lưu trữ vẫn là 15 GB (được chia sẻ giữa các ứng dụng của Google) và mối quan tâm về việc Google quét email của bạn để hiển thị các quảng cáo được nhắm mục tiêu vẫn còn.
Zoho mail là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho Gmail. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách di chuyển email và tệp đính kèm từ Gmail sang Zoho với miền của bạn.
Mục Lục
Mua miền từ Công ty đăng ký
Trước khi định cấu hình Zoho mail, bạn cần mua miền từ công ty đăng ký tên miền. Chúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký và duy trì tên miền.
Ví dụ: Namecheap, Google Domain, Hover, v.v. Nếu bạn chưa bao giờ mua miền, đây là một số mẹo hay nhất để chọn công ty đăng ký miền.
Chọn một gói Zoho Mail
Bạn sẽ cần một tài khoản email doanh nghiệp để lưu trữ email tại một miền tùy chỉnh. Đi đến trang chủ của Zoho Mail, chọn Email doanh nghiệp nút radio và nhấp vào Đăng kí miễn phí.
Bạn có thể sử dụng Zoho’s Mãi mãi miễn phí lập kế hoạch nếu tất cả những gì bạn muốn là lưu trữ email cho một miền duy nhất. Xem trang giá của Zoho Mail để biết thêm chi tiết.
Xác minh miền trong Zoho Mail
Trên Bổ sung tên miền trang, nhấp vào Thêm vào ngay Dưới Thêm một miền hiện có tiết diện.
Nhập địa chỉ miền của bạn và tên tổ chức của bạn.
Nhấp chuột Tiến hành xác minh miền để xác nhận miền của bạn. Để xác minh miền của bạn, chúng tôi sẽ thiết lập “bản ghi TXT” mới theo hướng dẫn từ Zoho.
Tác giả của bài viết này sử dụng Namecheap. Nếu bạn chọn bất kỳ nhà cung cấp nào khác, các bước cơ bản có thể thay đổi một chút, nhưng cơ bản vẫn không thay đổi.
Thêm Bản ghi TXT
Hướng đến Tài khoản> Danh sách miền và bấm vào Quản lý bên cạnh miền bạn muốn thêm “bản ghi TXT.” Bây giờ đi đến DNS nâng cao và bấm vào Thêm bản ghi mới.
Đặt loại bản ghi là “Bản ghi TXT.” bên trong Chủ nhà nhập “@.” Và trong Giá trị TXT , hãy nhập giá trị TXT được tạo trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Zoho Mail. bên trong TTL trường, chọn Tự động.
Giá trị TTL (Thời gian tồn tại) cho máy chủ là khoảng thời gian (tính bằng giây) mà bất kỳ trình phân giải DNS nào có thể nhận được thông tin cập nhật từ cơ sở dữ liệu. Ví dụ: nếu bạn đặt TTL là “1 phút”, trình phân giải sẽ lưu bản ghi vào bộ nhớ cache trong khoảng thời gian đó, nhưng khi hết hạn, sẽ yêu cầu thông tin mới.
Chờ ít nhất 30 đến 60 phút trước khi nhấp vào Xác minh Bản ghi TXT để tuyên truyền các thay đổi trên toàn mạng.
Tạo địa chỉ email của bạn và thêm người dùng
Bây giờ, hãy tạo địa chỉ email dựa trên miền của bạn và nhấp vào Tạo ra.
Trong bước tiếp theo, bạn sẽ được cung cấp tùy chọn để thêm nhiều người dùng hơn. Bạn có thể thêm từng người dùng một, nhập họ bằng cách sử dụng tệp CSV (tải xuống tệp mẫu từ Zoho để biết hướng dẫn), nhập hàng loạt từ G Suite hoặc gửi lời mời đến từng người dùng.
Ánh xạ DNS của bạn với Zoho Mail
Để ánh xạ thành công DNS của bạn với Zoho Mail, bạn cần định cấu hình các bản ghi MX để bắt đầu nhận email. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên đặt SPF và DKIM để xác thực máy chủ thư của bạn và ngăn giả mạo email.
Bản ghi MX (Mail Exchanger)
Bản ghi MX là một loại bản ghi DNS chỉ định máy chủ chịu trách nhiệm nhận email. Để thêm bản ghi MX, hãy điều hướng đến DNS nâng caovà lựa chọn MX tùy chỉnh Dưới Cài đặt Thư.
bên trong Chủ nhà nhập “@.” Và trong Giá trị trường, nhập “mx.zoho.in” với mức độ ưu tiên được đặt thành 10. Sau đó, thêm các bản ghi thứ hai (mx2) và thứ ba (mx3) với mức độ ưu tiên được đặt thành 20 và 50, rồi nhấp vào Cứu.
Các máy chủ thư sẽ gửi email của bạn theo thứ tự tăng dần của tùy chọn. Số ưu tiên càng thấp thì ưu tiên càng cao. Nếu máy chủ thư không thể gửi email do lỗi mạng hoặc các lý do khác, nó sẽ cố gắng gửi thông qua thứ tự ưu tiên tiếp theo.
SPF (Khung chính sách người gửi)
SPF là một loại bản ghi DNS TXT để xác thực máy chủ nào được định cấu hình để gửi email từ một miền nhất định. Máy chủ thư của người nhận có thể tra cứu “bản ghi TXT” trong miền của người gửi để xác nhận tính xác thực của email đó.
SPF rất quan trọng đối với tiếp thị qua email, các dịch vụ hỗ trợ và đảm bảo rằng email đến được hộp thư đến của người nhận. Trong tiêu đề email, bạn có thể thấy siêu dữ liệu, dữ liệu xác thực SPF và DKIM, v.v. bằng cách truy tìm địa chỉ email trở lại địa chỉ IP nguồn.
Để thêm bản ghi SPF, hãy điều hướng đến DNS nâng cao và bấm vào Thêm bản ghi mới nằm trong “Bản ghi Máy chủ lưu trữ”. Chọn “Bản ghi TXT” làm loại bản ghi, điền vào Chủ nhà trường có “@” và nhập “v = spf1 include: zoho.inall” trong Giá trị đồng ruộng.
DKIM (Thư được xác định bằng khóa miền)
DKIM là một loại bản ghi DNS TXT bổ sung chữ ký điện tử (sử dụng khóa công khai và riêng tư) vào mọi thư gửi đi và xác thực tính xác thực của email từ một miền nhất định.
Theo mặc định, Zoho tự động tạo khóa DKIM duy nhất. Để thêm bản ghi DKIM, hãy điều hướng đến DNS nâng cao và bấm vào Thêm bản ghi mới nằm trong “Bản ghi Máy chủ lưu trữ”.
Chọn “Bản ghi TXT” làm loại bản ghi, điền vào Chủ nhà với “zmail._domainkey” và dán giá trị của bản ghi DKIM từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Zoho.
Di chuyển Email
Sau khi bạn thiết lập bản ghi MX và SPF + DKIM, đừng quên nhấp vào Xác minh tất cả hồ sơ trước khi bạn thực hiện di chuyển email. Zoho Mail cung cấp một giải pháp đơn giản để di chuyển dữ liệu từ các nhà cung cấp dịch vụ email khác nhau như GSuite, Office 365, Microsoft Exchange, Gmail, v.v.
Những việc cần làm trước
Nếu bạn đã sử dụng Gmail trong một thời gian dài, bạn có thể đã tích lũy rất nhiều email rác, không cần thiết và các tệp đính kèm gây tốn dung lượng. Trước khi bạn thực hiện di chuyển dữ liệu, điều cần thiết là phải giải phóng dung lượng lưu trữ trong Gmail của bạn và sắp xếp chúng thành các nhãn. Đây là lý do tại sao
- Zoho Mail Lite chỉ cung cấp 5 GB / người dùng. Bạn phải đảm bảo rằng dung lượng do tin nhắn và tệp đính kèm chiếm trong vòng 5 GB để quá trình di chuyển diễn ra suôn sẻ. Hoặc, bạn có thể mua thêm dung lượng từ tài khoản Zoho của mình. Nó sẽ được liệt kê trong phần bổ trợ.
- Gmail sẽ điều chỉnh lưu lượng dữ liệu trong IMAP sau một khoảng thời gian cụ thể. Sau đó, quá trình di chuyển sẽ diễn ra chậm chạp. Càng ít email hoặc tệp đính kèm, tỷ lệ di chuyển dữ liệu thành công càng lớn.
Định cấu hình chi tiết máy chủ
Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Zoho Mail và chọn Di chuyển dữ liệu từ thanh bên trái. Ở dưới Di cưbấm vào Bắt đầu di chuyển dữ liệu.
Nhập tên cho cấu hình máy chủ (để bạn tham khảo). Lựa chọn IMAP từ Chọn Giao thức / Ứng dụng menu và kiểm tra Gmail. Địa chỉ máy chủ nguồn sẽ được tự động điền và đảm bảo chọn SSL với số cổng 993. Nhấp Thêm vào.
Chỉnh sửa cài đặt
Ở dưới Email để di chuyển, chọn xem bạn muốn di chuyển tất cả các email hay với một phạm vi ngày cụ thể. Có một số tùy chọn quan trọng mà bạn có thể muốn xem xét.
- Nếu một email có nhiều nhãn, hãy kiểm tra Loại trừ các thư trong Hộp thư đến có nhiều nhãn để loại trừ những email đó di chuyển sang Zoho.
- Kiểm tra Đánh dấu quan trọng là thẻ để thêm email có thẻ “Quan trọng” là “ZMImportant” trong Zoho Mail.
- Kiểm tra Đánh dấu Gắn dấu sao là Thẻ để thêm email có thẻ “Được gắn dấu sao” là “ZMStarred” trong Zoho Mail.
Tạo di chuyển mới
Tại đây, hãy nhập Giới hạn kết nối tối đa. Giới hạn bạn đặt phụ thuộc vào số lượng người dùng bạn đã cho phép. Nếu bạn là người dùng duy nhất, hãy đặt giới hạn kết nối là “1” vì bạn không muốn Gmail cản trở quá trình di chuyển. Nhấp chuột Tạo ra.
Thêm chi tiết người dùng Gmail
Nhập tên người dùng và mật khẩu nguồn của người dùng và chọn địa chỉ email đích cho người dùng này. Chọn Quyền ưu tiên của quá trình di chuyển và nhấp vào Thêm vào.
Nếu bạn nhận được thông báo lỗi “Không thể truy cập tài khoản của bạn”, hãy đảm bảo Bật IMAP nằm ở Cài đặt> Chuyển tiếp và POP / IMAP. Ngoài ra, hãy tạo mật khẩu dành riêng cho ứng dụng để xử lý việc di chuyển email. Cuối cùng, hãy nhấp vào Bắt đầu di chuyển.
Chờ cho quá trình hoàn tất. Khi quá trình di chuyển hoàn tất, bạn sẽ thấy báo cáo chi tiết cùng với thông tin thư mục.
Lý do sử dụng Zoho
Toàn bộ quy trình di chuyển email từ Gmail sang Zoho có vẻ phức tạp, nhưng tất cả chỉ cần một vài cú nhấp chuột và sự kiên nhẫn. Chúng tôi khuyên bạn nên chạy quá trình di chuyển thử nghiệm trước quá trình thực tế.
Giữ giới hạn kết nối tối đa ở mức thấp và đảm bảo rằng bạn có đủ dung lượng lưu trữ. Điều đó nói lên rằng, tác giả đã sử dụng Zoho Mail được ba năm. Chúng tôi khuyên bạn nên dùng thử Zoho và kiểm tra lý do sử dụng Zoho Mail.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
