Cách chọn đúng ứng dụng lịch để tăng năng suất

Nếu không sử dụng đúng ứng dụng lịch, bạn có thể gặp khó khăn khi bỏ qua từ ứng dụng này sang ứng dụng khác. Mặc dù hầu hết các ứng dụng lịch đều cung cấp một số tính linh hoạt, nhưng việc gọi chung chung không phải lúc nào cũng là cách gọi tốt nhất. Tỷ lệ cược là, bạn cần tập trung vào một số chức năng hơn những chức năng khác.

Dưới đây là năm loại lịch, với các mẹo về cách chọn lịch tốt cho từng loại. Bằng cách đưa ra lựa chọn sáng suốt, bạn có thể tăng năng suất của mình.

1. Lịch cơ bản

Lịch cơ bản là những loại lịch đơn giản, không rườm rà. Chúng có thể là một lựa chọn tối giản cho những người có lịch trình tĩnh. Nó cũng tốt cho những người cần một chút mọi thứ. Chọn lịch cơ bản nếu bạn không cần các tính năng chuyên biệt.

Sự đơn giản này hoạt động tốt nếu bạn có xu hướng bị phân tâm bởi nhiều tùy chọn cụ thể. Nếu mất quá nhiều thời gian để thiết lập một sự kiện hoặc ghi chú mới, điều đó có thể trở thành khoảng thời gian mất thời gian của chính nó. Bạn sẽ có thể ẩn hoặc tắt bất kỳ tính năng nào bạn không cần.

Một lịch cơ bản tốt sẽ giúp mọi thứ được sắp xếp hợp lý. Nó sẽ cho phép bạn thêm mọi thứ chỉ với một hoặc hai cú nhấp chuột. Tìm lịch có các mẫu đặt trước để đẩy nhanh tiến độ hơn nữa.

Cuối cùng, tính linh hoạt là chìa khóa. Chọn lịch có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác. Nhưng nếu bạn bắt đầu sử dụng các ứng dụng khác đó nhiều hơn các chức năng lịch cơ bản, thì có thể đã đến lúc cân nhắc việc chuyên môn hóa.

2. Lập lịch

Lịch biểu giúp bạn quản lý một loạt các sự kiện và cuộc hẹn phức tạp. Nó có thể giúp sinh viên quản lý các lớp học, câu lạc bộ và công việc của họ. Nó cũng tốt cho những người làm nghề tự do với nhiều khách hàng.

Lịch biểu tốt cung cấp chế độ xem kế hoạch từng phút. Sự chính xác này giúp bạn tránh cam kết quá mức và đặt trước hai lần. Các tính năng khác cần tìm bao gồm ước tính giao thông và thời tiết.

Các lịch sắp xếp tốt nhất cũng rất linh hoạt. Đồng nghiệp và những người được mời khác không cần phải có tài khoản để xem nó. Bạn cũng có thể muốn kiểm soát những người có thể thực hiện thay đổi. Tích hợp với nhiều ứng dụng trò chuyện cũng rất hữu ích.

3. Lịch dự án

Lịch quản lý dự án rất tốt cho các kế hoạch chi tiết. Họ kết hợp một lịch chuẩn với một danh sách việc cần làm mạnh mẽ. Nếu bạn thường có nhiều nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau, thì một lịch dự án tốt là điều cần thiết.

Thông thường, bạn cần tìm bên ngoài danh mục của lịch vào phần mềm quản lý dự án. Các ứng dụng này hỗ trợ chế độ xem lịch, nhưng bản thân lịch chỉ là một khía cạnh. Các nhiệm vụ và phân công lao động được chú trọng hơn.

Một lịch dự án tốt nên cung cấp nhiều thông tin chi tiết cho từng phần của dự án. Người dùng có thể đính kèm tệp, liên kết web, vị trí, v.v. Nó sẽ cho phép bạn xếp hạng các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên và chia các nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ hơn.

Tùy chọn xem lịch dưới dạng biểu đồ GANTT của dự án cũng rất hữu ích. Ứng dụng sẽ mặc định ở chế độ xem này, nếu có thể. Nó cũng phải có một tính năng cho báo cáo tiến độ và ước tính thời gian. Đồng bộ hóa thời gian thực và đáng tin cậy là rất quan trọng.

4. Lịch tạp chí

Để tập trung vào sức khỏe, hãy chọn lịch viết nhật ký. Những lịch này tạo ra một bản ghi về hành trình chăm sóc sức khỏe của bạn. Chúng hoạt động tốt nếu bạn muốn sắp xếp suy nghĩ và cảm xúc cũng như kế hoạch của mình.

Lịch tạp chí cũng có tác dụng với những ai muốn kéo căng cơ sáng tạo của mình. Bạn có thể tìm thấy lịch có lời nhắc hàng ngày và những câu trích dẫn đầy cảm hứng. Chúng có cả phiên bản giấy và kỹ thuật số.

Để có một lịch tạp chí hiệu quả, việc tùy chỉnh là chìa khóa. Lịch phải hỗ trợ các tệp đính kèm đa phương tiện, chẳng hạn như phác thảo, ghi âm giọng nói và ảnh. Điều này cho phép bạn nắm bắt những suy nghĩ và cảm xúc không dễ diễn đạt thành lời.

Nhập nhanh cũng hữu ích để ghi chú khi đang di chuyển. Như với lịch cơ bản, các mẫu mà bạn có thể điền vào nhanh chóng là một tính năng tuyệt vời cho loại lịch này. Cuối cùng, bạn có thể thêm các mục nhật ký dưới dạng sự kiện trong gần như bất kỳ lịch nào, nhưng tốt nhất sẽ cung cấp các biểu đồ theo dõi tâm trạng được tích hợp sẵn.

5. Lịch trình theo dõi

Trong khi các tạp chí tập trung vào việc tạo ra một bản ghi, thì những người theo dõi lại hướng về phía trước. Với lịch theo dõi, bạn quyết định mục tiêu của mình và thời điểm thực hiện. Lịch giúp bạn có trách nhiệm và thúc đẩy bằng cách theo dõi tiến trình đạt được mục tiêu của bạn.

Một lịch theo dõi tốt sẽ nhắc bạn sắp xếp thời gian để thực sự theo đuổi mục tiêu của mình. Tốt nhất, nó nên làm điều này trong khi tính đến các cam kết hiện tại của bạn. Ví dụ: các mục tiêu của Lịch Google tránh trùng lặp với các cuộc hẹn khác của bạn.

Lịch trình theo dõi tốt nhất cũng cung cấp trách nhiệm giải trình. Tìm kiếm các tùy chọn chia sẻ cho phép bạn cạnh tranh với bạn bè. Các ứng dụng này cũng nên tích hợp với mạng xã hội để bạn có thể chia sẻ tiến trình của mình.

Sử dụng Lịch phù hợp để thúc đẩy năng suất của bạn

Giống như bất kỳ điều gì khác, chọn ứng dụng lịch chính là hiểu nhu cầu của bạn. Khi bạn biết mình cần loại lịch nào, bạn có thể chọn một ứng dụng phù hợp với mình và tối ưu hóa nó.

Bằng cách tập trung vào các tính năng bạn cần nhất, lịch chuyên biệt có thể giúp bạn quản lý thời gian của mình.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả