Cách bắt đầu với bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào

Bắt đầu mới với một phần mềm quản lý dự án mới là một dự án tự thân. Mỗi dự án đều khác với dự án tiếp theo, vì vậy ngoài việc cố gắng vạch ra tất cả các dự án của mình, bạn có thể phải đối mặt với một đường cong học tập. Nó có thể được áp đảo.

Tuy nhiên, có một điểm chung là lập kế hoạch trước có thể giúp chuyển đổi suôn sẻ. Ngoài ra, bạn sẽ tự thiết lập để giữ một không gian làm việc sạch sẽ và nhất quán. Đọc tiếp để tìm hiểu những bước bạn có thể thực hiện khi bắt đầu với một phần mềm quản lý dự án mới.

Quyết định cách bạn muốn sử dụng phần mềm quản lý dự án

Trước khi thiết lập phần mềm của mình, bạn cần có kế hoạch về cách bạn muốn sử dụng nó. Biết ai sẽ sử dụng tài khoản và các loại bảng dự án bên trong sẽ giúp bạn bắt đầu.

Bạn sẽ làm việc với ai?

Có ai khác trong tài khoản không? Họ là ai, và vai trò của họ là gì? Mức độ quyền riêng tư và quyền bạn có thể đặt cho nhóm của mình sẽ khác nhau tùy thuộc vào mức độ bạn sử dụng và cấp độ bạn đăng ký. Vì vậy, tốt hơn là bạn nên lập kế hoạch trước, thậm chí trước khi chọn một người đang sử dụng tài khoản và những gì bạn muốn cấp cho họ quyền truy cập.

Ví dụ: các phiên bản cá nhân của Notion rất khác với Đội nhưng bạn có thể cộng tác bằng cách sử dụng. Tài khoản cá nhân cung cấp các trang bắt đầu ở chế độ riêng tư và cho phép bạn mời khách, trong khi tài khoản Nhóm mở khóa không gian làm việc cộng tác cho phép bạn chia sẻ với toàn bộ tổ chức của mình ngay lập tức.

Trong tổ chức của mình, bạn cũng sẽ muốn xem xét người bạn muốn cấp quyền quản trị viên. Ngoài ra, nếu phần mềm của bạn cho phép khách, bạn có thể xác định xem việc chia sẻ bảng dự án với khách hàng, nhà thầu hoặc những người khác bên ngoài nơi làm việc của bạn có cần thiết hay không.

Bạn sẽ sử dụng loại bảng dự án nào?

Bạn có thể làm được nhiều việc hơn là tạo các phác thảo dự án đơn giản trong phần mềm quản lý dự án của mình. Bạn cũng có thể:

• Tạo bảng yêu cầu dự án nơi bạn và đồng nghiệp của bạn có thể ủy quyền các nhiệm vụ linh tinh hoặc yêu cầu trợ giúp. ClickUp là một phần mềm tuyệt vời để xây dựng, nhưng bạn có thể xây dựng chúng trong bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào.
• Vạch ra quy trình làm việc liên tục từ đầu đến cuối để có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các bước của dự án.
• Thiết lập một bảng phân công mở, nơi bạn và đồng nghiệp của bạn có thể tự giao cho mình những nhiệm vụ có sẵn.

Quyết định cách tổ chức phần mềm quản lý dự án

Bây giờ bạn đã biết mình đang làm việc với ai và các loại bảng dự án bạn sẽ sử dụng, bạn cần xác định cách bạn muốn tổ chức tài khoản.

Bạn thực hiện điều này như thế nào thực sự là vấn đề sở thích, nhưng số lượng người bạn làm việc cùng cũng sẽ giúp bạn quyết định. Có nhiều cách bạn có thể tổ chức bảng dự án của mình, chẳng hạn như:

• Khách hàng
• Dự án
• Phòng
• Đội

Bạn thậm chí có thể sử dụng kết hợp những điều trên. Tuy nhiên, nếu bạn làm việc với một công ty lớn, việc tổ chức theo bộ phận hoặc các nhóm sẽ đơn giản hóa việc tìm kiếm các dự án và nhiệm vụ cho tất cả mọi người.

Khi sắp xếp các mục, bạn muốn tránh đặt tên các nhiệm vụ, dự án, bảng và thư mục của mình quá phức tạp. Bạn và đồng nghiệp của bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy thứ bạn cần nếu bạn giữ mọi thứ đơn giản nhất có thể.

Điều này đặc biệt đúng với các thư mục con. Nếu công cụ bạn đang sử dụng cung cấp các thư mục con, hãy tự hỏi bản thân trước khi tạo một thư mục con nếu nó thực sự cần thiết và nếu có, hãy xác định tên tối ưu khi những người khác đang tìm kiếm nó. Bao gồm một loạt các thư mục nhỏ, trống hoặc dán nhãn sai sẽ chỉ tạo ra sự nhầm lẫn.

Hãy nghĩ về nó gần giống như các thư mục tệp trên máy tính của bạn. Bạn muốn có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong một vài cú nhấp chuột nhất có thể.

Thêm Công việc vào Phần mềm Quản lý Dự án

Khi bạn xác định được cách bạn muốn tổ chức các nhiệm vụ và dự án của mình, bạn có thể bắt đầu lập bản đồ chúng. Đầu tiên, sẽ rất hữu ích nếu bạn lập danh sách các dự án đang thực hiện và chia chúng thành các mục hành động. Bạn có thể thực hiện việc này trên giấy hoặc trong phần mềm xử lý văn bản — bất kỳ phương pháp nào phù hợp nhất với bạn.

Gắn bó với các dự án hiện tại sẽ giúp đơn giản hóa quy trình. Chỉ tạo bảng và nhiệm vụ cho các dự án bạn hiện đang thực hiện hoặc sắp tới, thay vì bao gồm thông tin đã lỗi thời hoặc trình giữ chỗ.

Hãy chắc chắn đặt tên bảng dự án của bạn cho phù hợp và chỉ bao gồm các nhiệm vụ liên quan bên trong. Hệ thống phân cấp này sẽ giúp bạn tìm kiếm thông tin chi tiết nhanh chóng hơn và cung cấp cho bạn và đồng nghiệp của bạn một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về trạng thái của dự án.

Ví dụ: nếu bạn đang phát triển một trang web mới cho một sản phẩm, bạn sẽ tạo một bảng dự án và gọi nó là Trang web Sản phẩm. Sau đó, bạn sẽ liệt kê tất cả các mục hành động tạo nên một trang web dưới dạng các nhiệm vụ bên trong. Vì vậy, những việc như chọn tên miền, thiết lập lưu trữ, thiết kế wireframe, v.v.

Nếu bạn giữ cho hệ thống của mình để thêm các dự án và nhiệm vụ nhất quán, thì ít có khả năng bạn sẽ cần phải dành thời gian khai báo hoặc tổ chức lại.

Những điều cần tránh khi thiết lập phần mềm quản lý dự án

Một số điều bạn muốn tránh khi thiết lập một phần mềm quản lý dự án mới là:

• Làm mọi thứ cùng một lúc—Bắt đầu nhỏ với danh sách các dự án hiện tại để tránh bị choáng ngợp hoặc làm lộn xộn không gian làm việc của bạn.
• Sử dụng mọi tính năng—Đặc biệt nếu đó là tài khoản trả phí, bạn có thể nghĩ rằng mình muốn nhận được số tiền xứng đáng của mình. Tuy nhiên, có rất nhiều hồi chuông và còi đi kèm với phần mềm quản lý dự án có thể chỉ cản trở. Nghiên cứu sản phẩm trước là một trong những cách bạn có thể tránh được sự mệt mỏi về tính năng.
• Các dự án phức tạp—Chuyển ít hơn là tiếp cận nhiều hơn khi vạch ra các dự án của bạn. Ví dụ: nhiều phần mềm quản lý dự án cung cấp các nhiệm vụ con ít hiển thị hơn mà bạn có thể lồng vào các nhiệm vụ lớn hơn. Tuy nhiên, việc liệt kê các bước trong một nhiệm vụ và đồng nghiệp của bạn có thể khá tẻ nhạt.

Bắt đầu với phần mềm quản lý dự án của bạn

Bắt đầu với một phần mềm quản lý dự án mới sẽ ít choáng ngợp hơn nếu bạn lập kế hoạch trước một chút và bắt đầu từ quy mô nhỏ. Thay vì xây dựng nó với các dự án lỗi thời hoặc thông tin giữ chỗ, hãy tạo các mục khi bạn thực hiện và giữ một hệ thống đặt tên nhất quán cho các nhiệm vụ, dự án và thư mục.

Hãy nhớ giữ cho nó đơn giản. Bạn càng cần ít lần nhấp để tìm thấy thứ mình cần thì càng tốt.