Cách định cấu hình Zoho Mail khi chuyển từ Gmail

Zoho mail là một dịch vụ email an toàn, đảm bảo quyền riêng tư và không có quảng cáo. Nó cung cấp một bộ email phong phú về tính năng, lý tưởng cho các trường hợp sử dụng cá nhân và doanh nghiệp. Nếu bạn đang sử dụng Gmail và muốn chuyển sang Zoho Mail, bạn sẽ thấy một loạt cài đặt có thể gây nhầm lẫn.

Bạn có thể tùy chỉnh trải nghiệm xem, trình soạn email, sắp xếp email của mình bằng bộ lọc, thực hiện các thao tác nhanh với tệp đính kèm, quản lý danh sách spam và thậm chí nhập hoặc xuất email dưới dạng EML. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn định cấu hình thư Zoho và chuyển đổi từ Gmail một cách liền mạch.

Các bước cần thực hiện trước khi định cấu hình Zoho Mail

Trước khi tùy chỉnh thư Zoho, hãy đảm bảo bạn đã ánh xạ đúng miền tùy chỉnh với bản ghi MX và định cấu hình các thông số SPF / DKIM để ngăn giả mạo email. Đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách di chuyển từ Gmail sang Zoho mail với miền tùy chỉnh của bạn và hoàn tất quy trình.

Khi bạn chuyển sang một dịch vụ email khác, các nhà cung cấp dịch vụ ngân hàng, thẻ tín dụng, thanh toán, bảo hiểm và các dịch vụ khác phải biết địa chỉ email cập nhật của bạn cho các mục đích liên lạc.

Quá trình di chuyển diễn ra chậm, nhưng về lâu dài, bạn sẽ có thể hợp nhất các email quan trọng ở một nơi. Bạn cũng nên xem xét thiết lập tự động chuyển tiếp trong Gmail, chỉ để bắt bất kỳ dịch vụ nào bạn đã bỏ lỡ.

Soạn email trong Zoho Mail

Zoho mail cung cấp cho bạn một bộ công cụ toàn diện để soạn email. Nhấn vào Thư điện tử mới nút trong ngăn bên trái để mở Người soạn nhạc. Theo mặc định, cửa sổ trình soạn nhạc mở ra trong một tab mới (Cài đặt> Soạn thư> Mở Soạn trong) nhưng bạn có thể sử dụng nội tuyến (nó tái tạo tính năng của Gmail) hoặc một cửa sổ mới.

Giống như Gmail, Zoho có các tùy chọn định dạng phong phú để định dạng thư email của bạn. Có một tùy chọn để chèn bảng (mà Gmail thiếu) với các tùy chọn chiều rộng và đường viền có thể định cấu hình. Bạn thậm chí có thể đính kèm email vào email gửi đi (dưới dạng EML) bằng cách sử dụng kéo và thả và tham chiếu các thư cũ hơn mà không cần viết lại chúng.

Để tùy chỉnh các tùy chọn của nhà soạn nhạc, hãy đi tới Cài đặt> Soạn và xem toàn bộ tập hợp các tùy chọn. Bạn có thể thay đổi hướng văn bản ưa thích, tùy chỉnh phông chữ, tự động thêm người nhận vào danh bạ và kiểm tra tin nhắn của mình xem có lỗi chính tả nào không.

Thêm tệp đính kèm lớn vào email trong Zoho Mail

Gmail cho phép các tệp đính kèm có kích thước tệp tối đa lên đến 25MB. Với Zoho mail, bạn có thể gửi các tệp lớn đến người nhận thông qua email. Kích thước của tệp đính kèm phụ thuộc vào gói đăng ký. Nó thay đổi từ 250 MB với gói Mail Lite đến 1 GB với Mail Premium.

Mail chuyển đổi các tệp đính kèm này thành các liên kết và gửi nó đến (các) người nhận. Nếu bạn muốn gửi cùng một tệp cho những người nhận khác nhau, hãy chọn tệp từ Tệp đính kèm của tôi> Tệp đính kèm lớn và gửi lại. Đối với mọi tệp đính kèm, bạn có thể đặt quyền truy cập.

Quyền truy cập hạn chế phù hợp để gửi tệp đính kèm cho người dùng Zoho khác hoặc những người có tài khoản được liên kết. Với quyền truy cập công khai, bạn có thể gửi các tệp lớn cho bất kỳ ai bằng liên kết an toàn và duy nhất. Theo mặc định, tất cả các tệp đính kèm đều có Truy cập hạn chế. Nhấp vào tùy chọn này để thực hiện Công cộng và tạo liên kết đính kèm.

Cách lập lịch gửi email trong Zoho Mail

Tùy chọn “Gửi sau” của Zoho mail cho phép bạn thiết lập lịch trình tùy chỉnh (ngày / giờ) cho email của mình. Mặc dù tính năng này cũng được tích hợp trong Gmail, Zoho có khả năng thiết lập các email định kỳ theo các khoảng thời gian đều đặn.

Soạn thảo email của bạn như bình thường và nhấp vào Gửi sau. Chọn Lên lịch tab và chọn ngày giờ.

Để thiết lập một email định kỳ, hãy lặp lại quy trình trên và nhấp vào Tab định kỳ. Chọn tần suất (hàng ngày hoặc hàng tuần, ngày kết thúc và múi giờ, nếu có. Chúng hữu ích khi bạn muốn gửi lời nhắc cho khách hàng của mình về hóa đơn.

Cách báo lại email trong Zoho Mail

Sẽ có một số email quan trọng mà bạn không thể trả lời ngay lập tức mà cần phải trả lời sau. Tính năng Báo lại trong Zoho mail lưu trữ email của bạn trong một thư mục “Đã tạm ẩn” riêng biệt và đưa thư của bạn trở lại thư mục ban đầu sau khoảng thời gian đã chỉ định.

Chọn email bạn muốn báo lại và nhấp vào Giấc ngủ ngắn biểu tượng trong menu trên cùng. Chọn thời lượng hoặc chọn ngày và giờ tùy chỉnh. Email đã chọn sẽ chuyển từ email gốc sang Đã báo lại thư mục.

Đọc email trong Zoho Mail

Đôi khi, bạn có thể muốn xem email từ người gửi mà bạn đã nhận được cách đây vài ngày hoặc vài tuần. Thay vì cuộn qua danh sách email, Zoho mail có thể liệt kê các email từ một người gửi hoặc chủ đề cụ thể.

Nhấp chuột phải vào thư email và chọn Liệt kê các email từ người gửi này hoặc Liệt kê các email có chủ đề này. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh các trường trong danh sách email của mình như cờ, tệp đính kèm, số lượng nhận xét, kích thước, v.v.

Tùy chỉnh các tùy chọn bố cục và chế độ xem trong Zoho Mail

Theo mặc định, các email được liệt kê trong chế độ xem “Cổ điển”. Để tùy chỉnh hành vi này, hãy nhấp vào Thay đổi góc nhìn và chọn chế độ xem “Nhỏ gọn hoặc Siêu Nhỏ gọn”. Trong mỗi chế độ xem, khoảng cách rộng rãi giữa các email giảm đi và liệt kê nhiều email hơn.

Khi bạn chọn bất kỳ email nào, nó sẽ mở ra trong Xem trước theo chiều dọc theo mặc định. Đi đến Cài đặt> Tùy chọn Xem Thư và lựa chọn Xem trước theo chiều ngang để xem email của bạn bên dưới danh sách email. Hoặc, chọn Tab mới để xem chúng trong một tab mới.

Zoho Mail có cung cấp chế độ xem hội thoại không?

Trên Gmail, khi mọi người trả lời email, nó sẽ nhóm các câu trả lời trong chế độ xem cuộc hội thoại với thư mới nhất ở dưới cùng.

Zoho mail ngăn xếp toàn bộ cuộc trò chuyện trong chế độ xem dạng cây với thông tin chi tiết về người gửi, dòng thời gian, thư mục, tệp đính kèm, v.v. mà thậm chí không cần mở email. Ngoài ra, bạn có thể sắp xếp chuỗi hội thoại (Cài đặt> Hội thoại) với thư mới nhất hoặc cũ nhất ở trên cùng.

Xem và quản lý tệp đính kèm trong Zoho Mail

Một trong những hạn chế lớn nhất của Gmail là thiếu trang tổng quan để xem / quản lý tệp đính kèm. Mặc dù bạn có thể tìm thấy các thư có tệp đính kèm bằng cách sử dụng toán tử tìm kiếm của Gmail, nhưng bạn phải thực hành một chút. Zoho mail cung cấp một bảng điều khiển tập trung để xem các tệp đính kèm (được gửi cho bạn hoặc được thêm vào các ứng dụng Zoho khác) ở một nơi duy nhất.

Nhấn vào Trình xem tệp đính kèm để xem các tệp của bạn được sắp xếp gọn gàng dựa trên loại tệp của chúng. Chọn bất kỳ hình thu nhỏ nào để xem chúng hoặc thực hiện các thao tác nhanh trên các tệp đính kèm. Nhấp chuột Mở Email được Liên kết để mở email được liên kết với tệp đính kèm của bạn, hãy đính kèm và gửi một email mới hoặc thêm nó vào ghi chú hoặc công việc.

Theo dõi các email quan trọng trong Zoho Mail

Chúng tôi thường cần theo dõi email bất kể phản hồi. Zoho Mail có tùy chọn tích hợp để thêm lời nhắc vào email của bạn. Soạn thảo email của bạn và nhấp vào Biểu tượng đồng hồ.

Bạn có thể đặt một thời gian cụ thể để nhắc bạn về email, cho dù bạn có nhận được thư trả lời hay không. Hoặc đặt một ngày hạn chót và nếu không có ai trả lời email, bạn sẽ được thông báo về ngày đó sau khi thời hạn kết thúc. Zoho mail có thể nhắc bạn về thư thông qua thông báo hoặc email.

Theo cách tương tự, bạn có thể thiết lập lời nhắc cho các email đến. Chọn email bạn muốn thêm lời nhắc, sau đó nhấp vào Tùy chọn khác> Lời nhắc. Chọn tùy chọn ưa thích của bạn và tiếp tục. Hướng tới Cài đặt> Cài đặt sẵn để tùy chỉnh tùy chọn báo thức theo thời gian mong muốn của bạn.

Sắp xếp email trong Zoho Mail

Bộ lọc trong Zoho mail giúp bạn tự động sắp xếp các email đến / đi. Cũng giống như Gmail, bạn có thể đặt các điều kiện và thực hiện hành động cho các điều kiện đó. Nhưng trong Zoho, bạn có thể sử dụng toán tử VÀ / HOẶC để xác định xem có nên xem xét bất kỳ hoặc tất cả các điều kiện hay không.

Để bắt đầu, hãy đến Cài đặt> Bộ lọc và tạo một bộ lọc mới. Bây giờ, hãy đặt loại điều kiện (kết hợp các điều kiện trong VÀ / HOẶC), điều kiện (Từ, Chủ đề, Tới, Cc, Bcc, Loại tệp đính kèm) và hành động (Di chuyển đến thư mục, Gắn thẻ dưới dạng, Chuyển tiếp email đến, Xóa email).

Trên Gmail, chúng tôi sử dụng “Nhãn” để sắp xếp thư. Trong Zoho, bạn có thể tạo nhiều thư mục ở các cấp độ khác nhau để sắp xếp hoặc quản lý email. Nhấp vào dấu (+) bên cạnh Thư mục để tạo một thư mục và chọn vị trí của nó. Ngoài ra, bạn có thể tạo thẻ (Chọn một email> Gắn thẻ là) để tổ chức chúng theo dự án, nhóm cụ thể, khách hàng và hơn thế nữa.

Tích hợp của Zoho Mail với các dịch vụ của bên thứ ba

Zoho mail có khả năng tích hợp tuyệt vời với các ứng dụng bên ngoài và bên trong để bổ sung vào quy trình làm việc của bạn. Các ứng dụng bên trong là các ứng dụng Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM) và các ứng dụng bên ngoài tích hợp với thư thông qua API do các ứng dụng của bên thứ ba cung cấp. Để xem những tích hợp nào khả dụng, hãy truy cập Cài đặt> Tích hợp.

Nhấp chuột Đi tới Thị trường và chọn ứng dụng yêu thích của bạn. Một số ứng dụng phổ biến là Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Lịch Google, GoToMeeting và Tích hợp. Đi tới trang tiện ích mở rộng và kích hoạt nó. Sau đó, quay lại phần Tích hợp và chuyển đổi Cho phép cái nút.

Bây giờ thư Zoho đó đã được định cấu hình, hãy cố gắng vượt qua chứng nghiện email của bạn

Zoho Mail là một lựa chọn thay thế tuyệt vời cho Gmail. Trang Cài đặt Thư khá vụng về / khó điều hướng và cần thời gian để làm quen với nó, nhưng nếu bạn đã làm theo quy trình, bạn có thể bắt đầu sử dụng Zoho mail trong giây lát.

Một xu hướng phổ biến hiện nay ở mọi người là kiểm tra email vài phút một lần. Mặc dù thói quen kiểm tra hộp thư đến ám ảnh này có vẻ vô hại nhưng nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe và năng suất của bạn. Để biết thêm, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi để tìm cách vượt qua chứng nghiện email.