8 mẹo để tổ chức thành công một hội thảo trên web

Ngày nay, nhiều nơi làm việc hiện đại đang quay lưng lại với các cuộc họp truyền thống, vật lý hơn đã trở thành tiêu chuẩn trong thế giới doanh nghiệp trong nhiều năm. Thay vào đó, họ đã bắt đầu chấp nhận sự dễ dàng mà các cuộc hội thảo ảo hoặc hội thảo trên web có thể mang lại.

Hội thảo trên web cho phép bạn gặp gỡ đồng nghiệp ở nhiều địa điểm khác nhau và tương đối dễ tổ chức hơn so với các cuộc họp thực tế. Họ đang thích nghi trong các ngành công nghiệp có nơi làm việc chủ yếu ở xa hoặc kết hợp. Trước khi lên lịch hội thảo trên web đầu tiên hoặc tiếp theo, bạn nên lưu ý một số điều để đảm bảo hội thảo thành công rực rỡ.

1. Làm nổi bật mục tiêu của Hội thảo trên web

Bạn chỉ có thể tổ chức một hội thảo trên web suôn sẻ bằng cách phác thảo trước mục đích của cuộc họp ảo. Hội thảo trên web phục vụ nhiều chức năng, chẳng hạn như phiên động não nhóm, cuộc họp khách hàng, bản trình bày và thậm chí cả hội thảo ảo.

Làm nổi bật các mục tiêu chính của hội thảo trên web sẽ giúp bạn tuyển chọn nội dung tốt nhất và phù hợp nhất cho khán giả tham dự của mình. Nó cũng sẽ giúp bạn theo dõi cấu trúc tổng thể của hội thảo trên web.

Bạn nên phác thảo rõ ràng mục tiêu của mình; nếu không, hội thảo trên web của bạn có thể đi chệch hướng khi nó diễn ra. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn tổ chức hội thảo trên web lần đầu tiên và muốn đảm bảo hội thảo diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

2. Thu thập kiến ​​thức về những người tham dự cho phù hợp

Biết bạn sẽ nói chuyện với ai là rất quan trọng, đó là lý do tại sao bạn phải thực hiện nghiên cứu và thu thập thông tin về những người sẽ tham dự hội thảo trên web của bạn. Nó sẽ giúp bạn tạo ra một kết nối cá nhân hơn với họ và cho bạn biết những phần nào trong bản trình bày của bạn có thể phù hợp hoặc không phù hợp với họ.

Chỉ thiết lập một webcam và nói chuyện với họ là chưa đủ; bạn cũng phải hiểu những người tham dự của bạn. Tương tự như vậy, nó sẽ giúp bạn tương tác với họ và khuyến khích họ tương tác với bạn trong hội thảo trên web của bạn.

Nhiều công cụ có sẵn cho bạn nếu bạn đang tìm cách tổ chức chương trình nghị sự cho hội thảo trên web của mình. Một số công cụ thú vị có thể giúp làm cho hội thảo trên web của bạn tương tác hơn rất nhiều.

Hầu hết các nền tảng như Zoom, Google Meet và phần mềm lưu trữ hội thảo trên web thay thế khác đều có các tính năng cho phép bạn lên lịch trước cho lời mời và gần như tất cả đều có công cụ hộp trò chuyện tiện dụng giúp người tham dự của bạn có không gian để nhận xét, đưa ra phản hồi hữu ích và hỏi bất kỳ câu hỏi nào mà họ có thể có mà không làm rối dòng trình bày của bạn.

Những tính năng này và các tính năng khác, chẳng hạn như công cụ sao chép và chia sẻ màn hình, có thể góp phần làm cho hội thảo trên web của bạn có tính tương tác và được tổ chức tốt hơn.

4. Tạo Slide thuyết trình hấp dẫn

Nói chung, mọi người có khoảng thời gian chú ý ngắn, vì vậy bạn chắc chắn muốn tránh gây nhàm chán cho những người tham dự trong hội thảo trên web của mình. Bạn có thể làm điều này bằng cách thu hút họ bằng các slide trực quan hấp dẫn.

Các slide của bạn nên có màu sắc và súc tích để dễ theo dõi hơn. Bạn cũng có thể sử dụng nhiều phương tiện trực quan để minh họa các luận điểm của mình, chẳng hạn như đồ thị và biểu đồ.

Một cách tuyệt vời khác để giữ cho các trang trình bày của bạn hấp dẫn là tránh các phông chữ nhỏ không cần thiết và thêm các hình ảnh liên quan đến cuộc thảo luận của bạn ở mọi giai đoạn trình bày. Đối với hội thảo trên web của mình, bạn có thể chia sẻ các trang trình bày của mình bằng công cụ chia sẻ màn hình trên nền tảng hội thảo trên web ưa thích của mình. Cân nhắc chỉnh sửa chúng bằng các công cụ trình bày slide chuyên dụng để có tác động tốt nhất.

5. Làm cho nó tương tác với phiên hỏi đáp

Mọi người thích cảm thấy được nhìn thấy và nghe thấy. Một cách tuyệt vời để kết nối với điều này và tận dụng tối đa mong muốn đó là khuyến khích những người tham dự của bạn đặt câu hỏi và sau đó trả lời câu hỏi của họ một cách thỏa đáng.

Điều này không chỉ mang lại cho họ không gian để giải tỏa mọi nhầm lẫn mà họ có thể gặp phải liên quan đến hội thảo trên web mà còn giúp họ tích cực tham gia. Bạn có thể lên lịch cho phiên Hỏi & Đáp của mình trong thời gian nghỉ giải lao ngắn giữa các bài thuyết trình hoặc xử lý chúng sau khi bạn kết thúc hội thảo trên web của mình.

Ngoài ra, bạn có thể giải quyết bất kỳ câu hỏi nào mà những người tham dự dành cho bạn khi bạn xem qua các trang trình bày của mình. Tuy nhiên, điều này có thể làm gián đoạn dòng chảy tổng thể của bạn.

6. Duy trì giao tiếp bằng mắt với máy ảnh một cách tối ưu

Đôi mắt được cho là cửa sổ tâm hồn. Duy trì giao tiếp bằng mắt tốt với máy ảnh mang lại cho người tham dự ấn tượng rằng bạn đang nói chuyện trực tiếp và thân mật hơn với họ, đồng thời giúp họ duy trì sự tập trung trong suốt hội thảo trên web.

Thiết lập máy ảnh của bạn để bạn có thể trình bày các trang chiếu của mình ở vị trí thoải mái, cho phép bạn nhìn thẳng vào máy ảnh chứ không phải màn hình. Nếu bạn đang tổ chức hội thảo trên web trên điện thoại thông minh, bạn sẽ cần phải cẩn thận hơn nữa trong việc định vị máy ảnh của mình.

7. Tổ chức Hội thảo trên web trong một không gian không gây mất tập trung

Ngay cả những thứ dường như không quan trọng nhất cũng có thể nhanh chóng trở thành những thứ khiến bạn mất tập trung. Tổ chức hội thảo trên web trong một không gian làm việc lộn xộn hoặc môi trường đông đúc sẽ chỉ khiến bạn và những người tham dự mất tập trung.

Lập kế hoạch trước nơi bạn sẽ tổ chức hội thảo trên web của mình, dọn dẹp mọi không gian lộn xộn, lưu ý mọi xáo trộn tiềm ẩn có thể phát sinh và xử lý chúng trước khi bắt đầu phiên của bạn. Bạn cũng nên nhớ tắt tiếng mọi thiết bị mà bạn không cần trong hội thảo trên web và tắt tính năng thông báo trên máy tính cá nhân của mình.

8. Chạy thử trước ngày diễn ra hội thảo trên web

Ngay cả khi bạn cảm thấy kế hoạch của mình là hoàn hảo, thì việc chạy thử trước khi bắt đầu hội thảo trên web sẽ không ảnh hưởng gì. Chạy thử sẽ giúp bạn phát hiện và loại bỏ bất kỳ thứ gì có thể làm gián đoạn luồng trình bày của bạn, đảm bảo rằng hội thảo trên web của bạn diễn ra suôn sẻ.

Bạn có thể chia sẻ liên kết đến hội thảo trên web của mình với một số ít người có thể tham gia với tư cách là người tham dự độc lập và cung cấp cho bạn phản hồi về những thứ như chất lượng âm thanh và video, môi trường của bạn và thậm chí cả sự hấp dẫn tổng thể của bản trình bày của bạn.

Đây cũng sẽ là một cơ hội tuyệt vời để kiểm tra thiết bị của bạn và đảm bảo chúng hoạt động bình thường. Bạn sẽ không muốn máy ảnh của mình bị nghiêng ở một góc lạ khi đang trình bày.

Tổ chức một hội thảo trên web có tác động

Bất cứ ai cũng có thể tiến hành thành công một hội thảo trên web có sức ảnh hưởng bằng cách xem xét các mẹo lưu trữ cần thiết này. Chúng sẽ cho phép bạn tổ chức và cấu trúc hội thảo trên web của mình, khuyến khích người tham dự tham gia tích cực, tránh mọi sự xâm nhập hoặc phiền nhiễu có thể thấy trước và tận dụng tối đa thiết bị của bạn.

Bạn luôn có thể áp dụng các mẹo này để hoạt động trên bất kỳ phần mềm hội nghị truyền hình nào mà bạn sử dụng cho hội thảo trên web của mình. Họ sẽ giúp bạn hòa nhập vào nền tảng một cách chính xác và đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.