8 mẹo để tận dụng tối đa ứng dụng ghi chú của bạn
Ghi chú là một kỹ năng thiết yếu giúp bạn sắp xếp các suy nghĩ và nhiệm vụ của mình, đồng thời tiến triển công việc một cách hiệu quả. Và với điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay là người bạn đồng hành hàng ngày của bạn, việc ghi chú khi di chuyển trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Mặc dù có sẵn một số ứng dụng ghi chú, mỗi ứng dụng cung cấp các chức năng riêng, nhưng hầu hết các công cụ này cũng có chung các tính năng. Bất kể bạn sử dụng ứng dụng ghi chú nào, dưới đây là một số mẹo giúp bạn tận dụng tối đa ứng dụng này.
Sẽ luôn có lúc bạn cần nhanh chóng ghi lại một ý tưởng hoặc thông tin quan trọng. Tuy nhiên, ứng dụng ghi chú của bạn có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn nếu bạn không có cách sắp xếp các ghi chú của mình và sẽ có ích gì nếu bạn không thể tìm thấy thông tin bất cứ khi nào bạn cần? Hầu hết các ứng dụng ghi chú đều cung cấp một số cách để sắp xếp các ghi chú của bạn, bao gồm các thư mục và thẻ.
Các thư mục rất phù hợp để nhóm các ghi chú hoặc chủ đề liên quan và giữ chúng tách biệt với các ghi chú khác. Chẳng hạn, bạn có thể tạo các thư mục cho cơ quan, trường học, đọc sách hoặc phim và lưu trữ tất cả các ghi chú liên quan trong mỗi thư mục. Nếu bạn sử dụng các thư mục cụ thể nhiều hơn các thư mục khác, bạn có thể xếp chúng ở hàng ghế đầu bằng cách đánh dấu chúng là mục yêu thích hoặc thêm chúng vào thanh bên của ứng dụng.
Thẻ là một cách hữu ích khác để sắp xếp ghi chú của bạn vì chúng cho phép bạn thêm từ khóa vào mỗi ghi chú mà sau này bạn có thể sử dụng để tìm kiếm và sắp xếp các ghi chú của mình. Chẳng hạn, nếu bạn gắn thẻ một số ghi chú với một ngày cụ thể, bạn có thể nhanh chóng lấy tất cả các ghi chú liên quan đến ngày đó, bất kể thư mục của chúng là gì.
Mục Lục
2. Sử dụng quy ước đặt tên nhất quán
Việc sắp xếp các ghi chú của bạn bằng các thư mục và thẻ là điều tốt và tốt, nhưng nếu bạn không có quy ước đặt tên nhất quán cho các ghi chú của mình, thì sẽ rất khó để phân biệt chúng.
Đã bao nhiêu lần bạn tìm kiếm một ghi chú dựa trên những gì bạn nghĩ rằng bạn đã đặt tên cho nó, chỉ để tìm thấy nhiều tài liệu có tiêu đề tương tự hoặc không có gì? Cách tốt nhất để tránh điều này là sử dụng một hệ thống đặt tên đơn giản và nhất quán.
Một số phương pháp hay nhất để đặt tên cho ghi chú của bạn bao gồm:
- Sử dụng định dạng đơn giản và nhất quán (ví dụ: YYYYMMDD_Title).
- Đưa các từ khóa ngắn gọn và có ý nghĩa vào tiêu đề để sau này dễ dàng tìm kiếm.
- Tránh các ký tự đặc biệt như !, ?hoặc * vì chúng có thể khó tìm kiếm.
- Sử dụng phiên bản rút gọn phổ biến của chủ đề/chủ đề nếu nó dài (ví dụ: “Fin_Strat” cho “Chiến lược tài chính”).
Bằng cách làm theo các phương pháp hay nhất này hoặc tạo hệ thống đặt tên của riêng bạn, bạn có thể phát triển một hệ thống đặt tên có thể dự đoán được giúp bạn dễ dàng tìm thấy các ghi chú mình cần khi tìm kiếm chúng. Điều quan trọng nhất là phải nhất quán và sử dụng một hệ thống phù hợp với bạn.
3. Tận dụng ghi âm giọng nói
Một số ứng dụng ghi chú tốt nhất cung cấp các tính năng ghi âm giọng nói cho phép bạn ghi lại các ghi chú âm thanh, cho phép bạn ghi lại các ý tưởng ngay cả khi bạn không có thời gian để viết chúng ra. Tính năng này có thể hữu ích trong các cuộc họp hoặc bài giảng mà bạn muốn ghi lại tất cả các chi tiết nhưng không thể viết nhanh như diễn giả đang nói.
Tương tự, nếu vì lý do nào đó, bạn không thể nhập ghi chú của mình, có thể do tay bạn đang bận việc khác, thì bạn có thể tận dụng tính năng chuyển lời nói thành văn bản của điện thoại để nhanh chóng đưa ý tưởng vào ứng dụng ghi chú của mình . Cả hai tính năng này đều có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp bạn ghi lại suy nghĩ của mình dễ dàng hơn khi đang di chuyển.
4. Bảo vệ ghi chú của bạn bằng mật khẩu
Ứng dụng ghi chú của bạn có thể chứa thông tin cá nhân và thông tin nghề nghiệp nhạy cảm, chẳng hạn như mật khẩu, chi tiết liên hệ hoặc hồ sơ tài chính. Để đảm bảo dữ liệu này luôn an toàn và tận dụng tối đa ứng dụng ghi chú của bạn, điều quan trọng là phải bảo vệ các ghi chú của bạn bằng mật khẩu mạnh.
Bằng cách này, ngay cả khi người khác có thể truy cập điện thoại thông minh của bạn, họ sẽ không thể truy cập thông tin này. Bạn sẽ tìm thấy tính năng này trong phần cài đặt của hầu hết các ứng dụng ghi chú.
5. Đồng bộ hóa ghi chú của bạn trên các thiết bị
Một trong những tính năng quan trọng nhất để tận dụng trên ứng dụng ghi chú của bạn là khả năng đồng bộ hóa ghi chú của bạn trên nhiều thiết bị và nền tảng. Ví dụ: bất cứ khi nào bạn có ý tưởng, bạn có thể nhanh chóng ghi lại ý tưởng đó trong ứng dụng ghi chú trên điện thoại thông minh của mình, sau đó truy cập hoặc sửa đổi ghi chú từ máy tính xách tay hoặc máy tính bảng của bạn.
Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng theo dõi tất cả các ý tưởng và việc cần làm của mình mà không bị lỡ nhịp. Mặc dù hầu hết các ứng dụng ghi chú đều tự động lưu và đồng bộ hóa dữ liệu, đôi khi bạn có thể muốn thực hiện việc này theo cách thủ công nếu bạn không được kết nối với Internet khi tạo ghi chú.
Ngoài ra, để đề phòng thêm, bạn có thể muốn xuất các ghi chú của mình và giữ một bản sao trên máy tính hoặc giải pháp lưu trữ đám mây. Bằng cách này, nếu có sự cố với thiết bị hoặc ứng dụng của bạn, bạn luôn có thể khôi phục các ghi chú của mình và đảm bảo rằng các ghi chú quan trọng nhất của bạn vẫn an toàn.
Kết nối ứng dụng ghi chú của bạn với các công cụ khác trong bộ công cụ của bạn là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và tối đa hóa hiệu quả. Chẳng hạn, một trong những thủ thuật hay nhất để tận dụng tối đa Evernote là kết nối nó với tài khoản Lịch Google của bạn. Điều này giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh về các ghi chú và sự kiện lịch, cho phép bạn lên kế hoạch cho ngày của mình hiệu quả hơn.
Đây chỉ là phần nổi của tảng băng chìm, vì bạn có thể kết nối ứng dụng ghi chú của mình với Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook và Gmail, v.v. Đây là một trong những yếu tố cần thiết để xem xét trước khi chọn ứng dụng ghi chú tiếp theo của bạn.
7. Sử dụng Mẫu
Mẫu là một tính năng tiện dụng mà nhiều ứng dụng ghi chú cung cấp vì chúng giúp bạn tiết kiệm thời gian. Chúng đặc biệt hữu ích cho các nhiệm vụ định kỳ yêu cầu cùng loại thông tin đầu vào, chẳng hạn như lập kế hoạch chương trình họp, ghi nhật ký hoặc ghi chú trong phiên động não. Các mẫu này thường có thể tùy chỉnh, cho phép bạn điều chỉnh chúng theo nhu cầu của mình.
8. Thêm lời nhắc vào ghi chú của bạn
Một trong những cách tốt nhất để tận dụng tối đa ứng dụng ghi chú của bạn là thêm lời nhắc vào ghi chú của bạn, vì nó giúp loại bỏ nhu cầu ghi nhớ mọi mục trong danh sách việc cần làm của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu ứng dụng ghi chú của bạn đóng vai trò là trình quản lý tác vụ hoặc ứng dụng danh sách việc cần làm. Vì vậy, nếu bạn muốn đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật các nhiệm vụ của mình hoặc nhớ xem lại một ý tưởng mà bạn đã ghi lại, thì thêm lời nhắc là một cách tuyệt vời để làm điều đó.
Tăng năng suất của bạn với những mẹo ghi chú này
Ứng dụng ghi chú của bạn là một phần quan trọng trong câu đố năng suất của bạn, giống như “bộ não thứ hai”. Thực hiện các mẹo mà chúng tôi đã đề cập sẽ giúp bạn tận dụng tối đa các ứng dụng ghi chú cũng như nội dung bạn lưu trong đó. Sự kết hợp đúng đắn giữa các công cụ và chiến lược là chìa khóa để xây dựng bộ não thứ hai và tổ chức kỹ thuật số của bạn.