8 Công cụ để Hợp lý hóa Quy trình Làm việc Từ xa

Điều hành một doanh nghiệp từ xa không có trụ sở chính, lịch trình linh hoạt và cơ hội đi đến bất kỳ đâu trên thế giới trong khi làm việc thật thú vị. Tuy nhiên, nó cũng có thể gây khó khăn và đòi hỏi nhiều công sức.

Điều tốt là công nghệ đang đứng về phía bạn. Có rất nhiều phần mềm mà bạn có thể sử dụng để giúp tăng hiệu quả của mình, sắp xếp quy trình làm việc, hợp lý hóa các quy trình và cải thiện khả năng cộng tác trong nhóm.

Danh sách này không đầy đủ, nhưng đây là một số công cụ mà bạn có thể bắt đầu sử dụng cho công việc kinh doanh từ xa của mình.

1. Hệ thống theo dõi ứng viên

Cho dù bạn là một công ty mới thành lập hay một công ty lớn, bạn đều có thể hưởng lợi từ hệ thống theo dõi ứng viên (ATS). Các chương trình phần mềm này cho phép bạn tìm thấy tất cả thông tin quan trọng về người nộp đơn của mình — từ email, cuộc phỏng vấn, lịch trình và dữ liệu liên quan của họ, tất cả ở một nơi.

ATS giúp việc tuyển dụng và tuyển dụng trở nên dễ dàng bằng cách sử dụng AI để sàng lọc các ứng viên, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian từ việc loại bỏ các ứng viên không phù hợp với dự luật theo cách thủ công. Họ cũng giúp bạn tìm ra những ứng viên tốt nhất bằng cách xếp hạng họ dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm của họ. Một số ATS được sử dụng phổ biến nhất bao gồm Ngày làm việc và Nhà kính.

Trong thời đại kỹ thuật số, nơi các chứng chỉ giả và danh tính giả tràn lan, việc kiểm tra lý lịch là rất quan trọng để giữ một nơi làm việc an toàn và bảo mật cho nhân viên cũng như khách hàng.

Các công cụ kiểm tra lý lịch như Goodhire và Chekr cũng rất cần thiết để xác minh thông tin tiềm năng mà ứng viên đã chia sẻ với họ.

Các công cụ này tuân thủ các yêu cầu pháp lý và cung cấp cho các doanh nghiệp trang tổng quan của riêng họ, giúp họ quản lý và theo dõi kết quả kiểm tra lý lịch của mình. Hầu hết các công cụ này cũng tích hợp với ATS và các nền tảng nhân sự chính khác.

3. Phần mềm quản lý dự án

Quản lý các nhóm từ xa có thể là một thách thức. Phần mềm quản lý dự án cung cấp một cách dễ dàng để tổ chức quy trình công việc, theo dõi tiến độ của cá nhân và nhóm, xác định các dự án và nhận thông tin chi tiết về tiến độ của nhóm.

Nếu bạn đang đứng đầu một nhóm toàn cầu, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án như Asana hoặc ClickUp có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian để giao tiếp và cộng tác với nhóm của mình. Các công cụ này tạo điều kiện hợp tác liền mạch giữa các thành viên trong nhóm với tất cả bên trong nền tảng — không cần email và các cuộc họp không cần thiết!

4. Phần mềm Chữ ký Điện tử

Điều hành một công việc kinh doanh từ xa không có nghĩa là bạn có thể bỏ qua các quy trình quan trọng như ký kết tài liệu và hợp đồng. Việc thiết lập từ xa có thể khiến việc ký các tài liệu nhạy cảm trở thành một thách thức.

Không ai muốn chia sẻ chữ ký điện tử của họ mà không đảm bảo rằng nền tảng đó an toàn trước tiên. Điều tốt là các công cụ như Pandadoc và DocuSign là chúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân phối và thu thập các tài liệu nhạy cảm cùng với chữ ký điện tử. Có rất nhiều ứng dụng ký tài liệu trực tuyến khác mà bạn có thể kiểm tra.

Chữ ký điện tử được công nhận là tương đương với chữ ký truyền thống. Chúng có giá trị ràng buộc pháp lý nếu các bên cho phép bạn tải tệp lên và ký tài liệu kỹ thuật số một cách an toàn. Tuy nhiên, tính hợp pháp của chữ ký điện tử khác nhau tùy thuộc vào nơi bạn đang ở trên thế giới.

5. Wiki

Việc phổ biến và đào tạo thông tin có thể khó thực hiện khi điều hành một công ty từ xa. Một wiki kinh doanh đóng vai trò như một kho lưu trữ trung tâm hoặc cơ sở dữ liệu kiến ​​thức.

Nó cho phép mọi người truy cập vào tài liệu và các quy trình quan trọng trong quy trình làm việc của nhân viên. Chúng dễ dàng truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ để nhân viên từ xa luôn nắm được thông tin về các thay đổi, cập nhật và chính sách mới tại nơi làm việc.

Nó làm cho việc giới thiệu dễ dàng hơn, trao quyền cho những người mới tuyển dụng để điều hướng theo cách của họ trong công ty. Nó giúp giảm bớt việc làm việc từ xa, giống như một hướng dẫn nơi họ có thể tìm hiểu về các quy trình của công ty. Một số wiki bạn có thể xem xét là XWiki và SlimWiki. Có rất nhiều trang web khác giúp bạn tạo Wiki của riêng mình.

6. Phần mềm nhận dạng nhân viên

Do sự tương tác và hỗ trợ hạn chế, nhiều người làm việc từ xa thường cảm thấy bị cô lập và không được nhìn thấy. Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng sự công nhận và phản hồi kịp thời, phù hợp không chỉ thúc đẩy hiệu suất làm việc của mọi người mà còn cải thiện khả năng giữ chân và sự hài lòng trong công việc.

Các nền tảng như Motivosity mang đến cho các thành viên trong nhóm cơ hội để tìm hiểu về những người khác trong nhóm, đánh giá cao lẫn nhau và làm nổi bật chiến thắng của họ, trao tiền thưởng tại chỗ, đồng thời tạo ra các giải thưởng và huy hiệu tùy chỉnh để các nhóm phấn đấu.

Motivosity cho phép các thành viên trong nhóm phát tiền Motivosity mà nhân viên có thể sử dụng để mua thẻ quà tặng, đặt chuyến bay hoặc quyên góp cho tổ chức từ thiện. Các lựa chọn thay thế khác cho Động lực bao gồm Bonusly và Kudos.

7. Ứng dụng nhắn tin công việc

Công việc từ xa sẽ không thể bay bổng nếu không có một nền tảng mang cả nhóm lại với nhau. Mặc dù các nhóm vẫn có thể sử dụng email, nhưng nó cồng kềnh, tốn thời gian và vô tổ chức. Các ứng dụng nhắn tin dành cho doanh nghiệp như Slack cho phép bạn kết nối với bất kỳ ai theo cá nhân hoặc theo nhóm.

Bạn cũng có thể tích hợp các ứng dụng khác trong Slack để tăng cường chức năng của nó và hợp lý hóa các quy trình trong ứng dụng. Ví dụ: bạn có thể kết nối Asana của mình với Slack hoặc sử dụng Giphy trong Slack khi bạn muốn thêm phần thú vị vào các cuộc trò chuyện của mình. Các ứng dụng khác tương tự như Slack bao gồm Trò chuyện tại nơi làm việc hoặc Microsoft Teams.

8. Phần mềm lập lịch trình

Lên lịch là một công việc vặt khác chiếm thời gian của mọi người, từ xa hoặc không. Tuy nhiên, một điều phức tạp nữa trong hầu hết các công việc từ xa là thực tế của sự khác biệt về múi giờ. Hơn nữa, nhiều nhân viên làm việc từ xa phải thực hiện nhiều hơn một công việc, khiến việc lên lịch cho các cuộc gọi trở nên khó khăn hơn nhiều.

Các nền tảng lập lịch như Calendly tích hợp với lịch của bạn và loại bỏ việc phải qua lại trong việc tìm kiếm thời gian tốt nhất cho cả hai bên. Trong khi đó, các ứng dụng như GoReminders cho phép bạn tự động hóa tin nhắn văn bản để bạn có thể gửi tin nhắn nhắc cuộc hẹn tự động cho nhóm hoặc khách hàng của mình.

Điều này đảm bảo rằng mọi người sẽ có mặt trong cuộc họp, ngăn bạn lãng phí thời gian và tiền bạc để chờ họ xuất hiện.

Sử dụng công nghệ để nâng cấp công việc kinh doanh từ xa của bạn

Làm việc từ xa có rất nhiều lợi ích. Tuy nhiên, việc chạy một cái có thể khó khăn, đặc biệt nếu bạn định làm mọi thứ theo cách truyền thống. Bạn sẽ không chỉ có nhiều giấy tờ hơn mà còn khó, thậm chí không thể giao tiếp tốt và theo dõi tiến độ của các dự án nếu không có sự trợ giúp của các công cụ.

Nâng cấp trò chơi của bạn bằng phần mềm và công cụ có thể tăng tốc và sắp xếp hợp lý các quy trình làm việc từ xa của bạn và giúp gắn kết nhóm để đạt được văn hóa nơi làm việc tốt hơn cho công ty của bạn.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả