7 yếu tố cần xem xét khi chọn nền tảng hội nghị truyền hình

Nền tảng hội nghị truyền hình đã trở thành nền tảng của công việc từ xa, hội thảo đường dài, lớp học trực tuyến và nhiều tổ chức cơ bản khác. Tuy nhiên, việc chọn một ứng dụng bạn muốn sử dụng cho khách hàng, lớp học hoặc doanh nghiệp của mình có thể khó khăn. Có nhiều tùy chọn, mỗi tùy chọn có điểm mạnh và điểm yếu hủy bỏ khác nhau.

Mặc dù các nền tảng hội nghị truyền hình này có thể khác nhau, nhưng bạn phải luôn xem xét kỹ lưỡng nhu cầu của mình. Hãy suy nghĩ ngắn hạn và dài hạn, sau đó xem đây là danh sách các yếu tố quan trọng của chúng tôi.

1. Giới hạn người tham gia tối đa

Một trong những điều quan trọng nhất cần xem xét là bạn có thể mời bao nhiêu người cùng một lúc trong một cuộc gọi điện video. Nhóm thuyết trình nhóm khóa học ở trường đại học có thể không bao giờ cần xem xét điều gì đó như thế này. Tuy nhiên, nếu bạn đang làm một việc gì đó như hội thảo, lớp học trực tuyến quy mô lớn hoặc tổ chức cuộc họp toàn công ty, thì đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc chọn ứng dụng hội nghị truyền hình của bạn.

Nhiều ứng dụng hội nghị truyền hình phổ biến khác nhau có giới hạn người tham gia tối đa khá lớn. Ví dụ: Zoom có ​​thể cho phép bạn có tối đa 500 người trong một cuộc họp tại bất kỳ thời điểm nào nếu bạn trả tiền cho gói Doanh nghiệp của nó. Bạn có thể tìm hiểu thêm về giá cả và các cấp độ người tham gia bằng cách đọc bài viết của chúng tôi về chi phí Zoom.

Tuy nhiên, đừng nghĩ rằng giới hạn người tham gia này là tiêu chuẩn cho các đối thủ cạnh tranh. Ví dụ: Google Meet có sức chứa tối đa 250 người tham gia ở gói cấp cao nhất và Webex có 1000 người tham gia ở gói Doanh nghiệp.

2. Thời lượng cuộc gọi video

Điều này có thể không quan trọng bằng số lượng người tham gia tối đa vì bạn không tính đến việc bất kỳ ai sẽ bị “loại trừ” khỏi cuộc gọi điện video của bạn. Tuy nhiên, nó có thể gây gián đoạn nếu bạn phải bắt đầu một cuộc họp mới mỗi giờ và điều đó có thể trông không chuyên nghiệp.

Nhiều bậc ứng dụng hội nghị truyền hình miễn phí giới hạn thời lượng cuộc họp của chúng là 40 phút hoặc một giờ. Nhưng một số có thể cho phép bạn tiếp tục hơn 24 giờ nếu đó là cuộc họp trực tiếp, chẳng hạn như Nhóm Microsoft và Cuộc họp trên Webex.

Và nếu thời gian là tất cả những gì bạn cần và bạn không ngại bị giới hạn chỉ 25 người tham gia, thì một ứng dụng như Discord có thể hữu ích vì ứng dụng này không giới hạn thời gian bạn có thể duy trì cuộc gọi điện video.

Dù bằng cách nào, một khi nó không còn là bậc miễn phí, bạn sẽ có tối đa 30 giờ phát video liên tục trên hầu hết các nền tảng. Mặc dù hiếm khi cần hơn 30 giờ, nhưng có một số nền tảng hội nghị truyền hình có thể cung cấp cho bạn điều đó; bạn nên đọc thêm về các mức giá của họ trước khi cam kết.

3. Chi phí bao nhiêu

Nếu bạn đang chọn ứng dụng hội nghị truyền hình với ngân sách hạn chế, điều tốt nhất bạn có thể làm là xem xét kỹ lưỡng tất cả các tùy chọn của mình. Mặc dù một số ứng dụng hội nghị truyền hình chỉ có vậy, nhưng những ứng dụng khác đăng ký cho bạn một bộ tính năng kinh doanh mà bạn có thể không cần, nhưng bạn sẽ phải trả khá đắt.

Ví dụ: Slack và Microsoft Teams sẽ yêu cầu bạn trả tiền cho mọi người dùng mà bạn thêm vào gói của mình. Bạn sẽ không cần điều đó nếu bạn không muốn toàn bộ gói không gian làm việc ảo đi kèm với giao dịch của họ.

Tuy nhiên, giả sử bạn muốn có tất cả các tính năng năng suất kinh doanh trực tuyến đi kèm với đăng ký Slack và Microsoft Teams. Xem nhanh bảng giá của họ sẽ tiết lộ rằng Microsoft Teams rẻ hơn 1,49 đô la cho mỗi người. Đó là một trong những lý do tại sao Microsoft Teams tốt hơn Slack.

Nói chung, nếu bạn không chắc giá của ứng dụng mình muốn là bao nhiêu, thì một cách hay để tiến hành nghiên cứu của bạn là nhập tên và “giá” của sản phẩm vào Google. Nhấp vào kết quả tốt nhất và phù hợp nhất để tìm bảng giá của nó. Làm tương tự cho tất cả các ứng dụng bạn có trong đầu và chọn ứng dụng phù hợp nhất với ngân sách của bạn.

4. Tính khả dụng đa nền tảng tốt

Đây hầu như không phải là vấn đề vì hầu hết các ứng dụng hội nghị truyền hình hiện đại đều thực sự đa nền tảng. Lấy ví dụ về Zoom, nó có ứng dụng web, ứng dụng Windows, ứng dụng macOS, ứng dụng Android và ứng dụng iOS và có các ứng dụng khách Zoom trên các bản phân phối Linux.

Hầu hết các nền tảng hội nghị truyền hình chính thống cũng có loại tính khả dụng đa nền tảng này vì đó là điểm bán hàng mạnh mẽ cho ứng dụng hội nghị truyền hình.

Tuy nhiên, một số người có thể cân nhắc sử dụng một lộ trình không chính thức hơn cho hội nghị truyền hình, chẳng hạn như FaceTime. FaceTime hoạt động hoàn toàn tốt nếu bạn không cần nhiều hơn 32 người tham gia. Tuy nhiên, chỉ máy Mac, iPad và iPhone có ID Apple mới có thể bắt đầu cuộc họp FaceTime, mặc dù người dùng Android và Windows hiện có thể tham gia cuộc họp FaceTime.

Điều đó không đủ điều kiện để FaceTime trở thành một lựa chọn tốt nếu bạn đang xem xét tính khả dụng trên nhiều nền tảng thực sự. Bạn sẽ nhận được một công cụ hội nghị truyền hình mà bất kỳ ai cũng có thể truy cập thông qua một ứng dụng gốc, bất kể hệ điều hành của họ là gì.

5. Giao diện người dùng và khả năng truy cập

Việc giải thích cách điều hướng một ứng dụng hội nghị truyền hình có thể là một vấn đề thực sự khó khăn. Nó làm mất thời gian của cuộc họp, có thể làm khách bực bội và có thể giết chết động lực nếu cuộc họp đang diễn ra.

Đó là lý do tại sao bạn nên chạy thử các ứng dụng hội nghị truyền hình trên các bậc miễn phí của chúng để xem chúng có dễ tìm ra không. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tắt tiếng micrô, thêm khách hoặc hiển thị bản trình bày, thì bạn nên chọn thứ gì đó có giao diện người dùng trực quan hơn.

Chức năng trợ năng quan trọng nhất mà bạn nên tìm thấy trong ứng dụng hội nghị truyền hình của mình là phụ đề trực tiếp. Họ có thể giúp bạn phiên âm âm thanh và giúp những người khiếm thính. Nhiều ứng dụng (chẳng hạn như Zoom và Google Meet) có tính năng này dưới dạng chức năng tích hợp miễn phí. Các ứng dụng khác (chẳng hạn như Webex) cung cấp nó bằng các ngôn ngữ ngoài tiếng Anh trên các gói trả phí của họ.

6. Ghi màn hình và chia sẻ màn hình

Hầu hết các cuộc họp, lớp học và hội thảo đều liên quan đến thuyết trình. Và không có cách nào tốt hơn để chia sẻ bản trình bày trực tuyến hơn là chia sẻ màn hình của bạn. Bất kỳ nền tảng hội nghị truyền hình nào đáng giá đều có chức năng chia sẻ màn hình nếu bạn đủ cẩn thận. Bạn có thể kiểm tra nó để xem nó hoạt động như thế nào trước khi bạn chọn.

Mặt khác của đồng tiền này là ghi lại màn hình. Một số người sẽ bỏ lỡ các cuộc họp và họ sẽ cần bắt kịp với những người còn lại khi có cơ hội. Thay vì tạo biên bản tóm tắt hoặc tổ chức một cuộc họp mới hoàn toàn, với tư cách là người tổ chức, bạn có thể ghi lại màn hình và cuộc họp của mình rồi chia sẻ với những người vắng mặt.

Đây là hai tính năng tiện lợi mà bạn nên chú ý. Mặc dù bạn nghĩ rằng bạn không cần nó, nhưng rất có thể bạn sẽ xuống dòng.

7. Chất lượng âm thanh và video cao cấp

Về cơ bản, chất lượng video và âm thanh của bạn sẽ phụ thuộc vào phần cứng và ánh sáng của bạn, nhưng một số ứng dụng hội nghị truyền hình đặt tường phí trước khi truyền phát video HD. Chẳng hạn, Zoom và Google Meet sẽ cho phép bạn phát trực tuyến video của mình ở chế độ HD miễn phí. Tuy nhiên, Webex và Discord cần bạn bỏ ra một số đô la trước.

Trong mọi trường hợp, một số ứng dụng tốt hơn những ứng dụng khác trong việc tối ưu hóa âm thanh và cải thiện hình ảnh bằng các phần mềm hỗ trợ. Nhưng một trong những kết quả video tốt nhất mà bạn có thể nhận được trong cuộc gọi video là sử dụng iPhone với FaceTime.

Chọn nền tảng hội nghị truyền hình tốt nhất phù hợp với nhu cầu của bạn

Theo danh sách này, nhiều tổ hợp nhu cầu có thể yêu cầu các ứng dụng khác nhau. Bạn nên lập danh sách ưu tiên của riêng mình và chọn ứng dụng hội nghị truyền hình dựa trên tính năng nào là quan trọng nhất đối với bạn.

Bất kể, bạn có thể bắt đầu bằng cách xem qua các ứng dụng tốt nhất với cách tiếp cận một kích cỡ phù hợp với tất cả các tính năng của chúng.