7 mẹo cần thiết để cải thiện hiệu suất của nhóm từ xa của bạn

Làm việc với một nhóm từ xa là một cách tuyệt vời để khai thác nguồn tài năng đa dạng trên toàn thế giới. Bạn chắc chắn sẽ tìm thấy sự phù hợp phù hợp cho bất kỳ vai trò hoặc dự án cụ thể nào để đảm bảo công việc kinh doanh của bạn phát triển vượt bậc.

Tuy nhiên, làm việc với một nhóm từ xa đòi hỏi một cách tiếp cận khác với việc quản lý một nhóm nội bộ. Bạn sẽ phải vượt qua những thử thách như giao tiếp kém, không được công nhận, khó khăn trong việc lên lịch trình, v.v. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần thiết lập các quy trình để đảm bảo nhóm từ xa của bạn hoạt động tốt nhất. Bài viết này sẽ đề cập đến các mẹo và công cụ để giúp bạn đạt được mục tiêu này.

1. Thiết lập các kênh liên lạc

Giao tiếp hiệu quả là yếu tố sống còn đối với bất kỳ nhóm thành công nào, đặc biệt là khi thiết lập từ xa. Vì phần lớn bạn sẽ không thể giao tiếp trực tiếp nên điều quan trọng là bạn phải thiết lập các kênh khác nhau để khắc phục các lỗi giao tiếp phổ biến trong các nhóm ảo và đảm bảo mọi người đều đồng quan điểm.

Có một số loại công cụ mà bạn có thể sử dụng để vượt qua những thách thức phổ biến trong giao tiếp nhóm từ xa, chẳng hạn như email, hệ thống hội nghị truyền hình và nền tảng nhắn tin tức thì. Mỗi công cụ cung cấp các tính năng khác nhau, vì vậy hãy chọn những công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm bạn và các trường hợp sử dụng cụ thể.

Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng ứng dụng nhắn tin tức thì như Slack để trò chuyện và đặt câu hỏi nhanh, email để liên lạc với khách hàng và phần mềm hội nghị truyền hình như Zoom để tổ chức các cuộc họp hoặc đăng ký ảo. Dù bạn chọn kênh liên lạc nào, hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết mục đích của họ và sử dụng chúng một cách chính xác.

2. Chọn năng suất thay vì thuyết trình kỹ thuật số

Vượt qua chủ nghĩa thuyết trình kỹ thuật số là rất quan trọng để đảm bảo rằng nhóm phân tán của bạn hoạt động tốt nhất. Làm việc với nhóm từ xa cho phép bạn tránh sao chép mô hình văn phòng truyền thống của ‘chủ nghĩa thuyết trình’—nơi bạn đo lường năng suất bằng lượng thời gian sử dụng trước máy tính thay vì kết quả công việc thực tế.

Thay vì mong đợi nhóm của bạn dán mắt vào màn hình cả ngày, bạn có thể tập trung vào việc thiết lập kế hoạch SMART để giúp họ đạt được mục tiêu và kết quả xứng đáng thay vì dành thời gian trực tuyến.

Điều này giúp họ tự do làm việc trong những giờ làm việc hiệu quả nhất và đảm bảo bạn tận dụng tối đa thời gian của họ. Nó cũng chuyển trọng tâm từ văn hóa “luôn luôn làm việc” làm ảnh hưởng đến năng suất sang văn hóa tôn vinh sản lượng bằng cách khuyến khích giờ làm việc linh hoạt và tập trung tốt hơn.

Giao tiếp hiệu quả trao quyền cho nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn. Nếu đó là mục tiêu của bạn thì bạn nên dành ít thời gian hơn để trả lời tin nhắn và dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ thực tế. Một trong những cách tốt nhất để thực thi văn hóa tôn vinh kết quả đầu ra chứ không phải dành hàng giờ để kết nối với các thiết bị làm việc là sử dụng các công cụ khuyến khích giao tiếp không đồng bộ.

Mặc dù tin nhắn tức thời có vị trí của nó trong một số trường hợp, nhưng tiếng ping, thông báo và tin nhắn liên tục có thể gây mất tập trung và khiến nhóm của bạn khó tắt. Giao tiếp không đồng bộ rất hữu ích cho các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau, vì nó cho phép họ phản hồi khi có mặt thay vì mong đợi mọi người đều có mặt cùng một lúc.

Bạn có thể sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ như Qatalog, Twist hoặc Yac để nhận tất cả thông tin họ cần để thực hiện công việc một cách tốt nhất trong khi giảm thiểu sự gián đoạn.

4. Sẵn sàng xử lý các sự cố kỹ thuật

Đôi khi, công nghệ có thể là con dao hai lưỡi. Mặc dù máy tính và các công cụ nhóm ảo có thể giúp bạn duy trì kết nối, nhưng không có gì là hoàn hảo.

Sẽ có lúc các thành viên trong nhóm của bạn gặp phải các sự cố kỹ thuật khiến họ không thể thực hiện công việc của mình. Và, vì mọi người đang làm việc từ các địa điểm khác nhau, không phải lúc nào bạn cũng có thể dựa vào nhóm CNTT nội bộ của mình để khắc phục sự cố của mọi người một cách kịp thời.

Để ngăn chặn sự gián đoạn đáng kể đối với quy trình làm việc của nhóm bạn, điều quan trọng là mọi người phải sẵn sàng xử lý các sự cố kỹ thuật phổ biến khi làm việc từ xa. Điều này bao gồm biết cách khắc phục các lỗi mạng phổ biến và giải quyết các mối đe dọa an ninh mạng. Bạn có thể thêm một số hướng dẫn khắc phục sự cố vào wiki nội bộ của mình để các thành viên trong nhóm biết phải làm gì trong trường hợp gặp sự cố kỹ thuật.

5. Tạo Chiến lược Tài liệu Hiệu quả

Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo rằng nhóm của bạn hoạt động tốt nhất là có sẵn một chiến lược tài liệu toàn diện. Tài liệu là điều cần thiết trong bất kỳ tổ chức nào, nhưng nó đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa, nơi thông tin có thể bị thất lạc trong vô số tin nhắn và email.

Cho dù đó là bản tóm tắt dự án, hướng dẫn cách thực hiện hay ghi chú từ các cuộc họp, hãy đảm bảo rằng nhóm của bạn có một nền tảng chung nơi họ có thể nhanh chóng chia sẻ, lưu trữ và truy cập thông tin liên quan. Một hệ thống tài liệu được tổ chức tốt sẽ giúp giữ mọi người trên cùng một trang và giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng tìm thấy những gì họ cần khi họ cần.

Bạn có thể sử dụng các giải pháp phần mềm như Tettra để tạo wiki nội bộ tại nơi làm việc của mình và sử dụng nó làm trung tâm trung tâm cho tất cả thông tin liên quan. Công cụ này cho phép bạn sắp xếp thông tin thành các danh mục và cấp quyền cho các thành viên nhóm cụ thể để chỉnh sửa các tài liệu cụ thể.

6. Cho và Nhận Phản hồi

Luôn có cơ hội để cải thiện, ngay cả trong những đội giỏi nhất. Với tư cách là trưởng nhóm từ xa, bạn có trách nhiệm đảm bảo mọi người làm việc hiệu quả và nhận được phản hồi mà họ cần để cải thiện và thăng tiến trong công ty. Bạn có thể làm điều này bằng cách thiết lập đăng ký thường xuyên trên các cuộc gọi điện video hoặc yêu cầu người giám sát gửi biểu mẫu phản hồi bằng văn bản.

Rất có thể, người của bạn cũng có phản hồi có giá trị cho bạn và công ty. Tuy nhiên, hầu hết trong số họ có thể không cảm thấy thoải mái khi phát biểu trong cuộc gọi điện video hoặc viết email. Bạn có thể sử dụng một công cụ như Officevibe để quản lý nhóm và để đảm bảo rằng tiếng nói của mọi người đều được lắng nghe.

Công cụ này cung cấp các tùy chọn phản hồi ẩn danh, vì vậy ngay cả những thành viên hướng nội nhất trong nhóm cũng có thể chia sẻ những suy nghĩ trung thực của họ mà không sợ hãi. Điều này cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc rõ ràng về những gì nhóm của bạn cần và cho phép bạn thực hiện các bước cần thiết để giúp họ thực hiện tốt nhất.

7. Khuyến khích các tương tác xã hội

Làm việc ở nhà đôi khi có thể cảm thấy cô đơn và ảnh hưởng đến sự gắn kết và tinh thần. Không có văn phòng thực, nơi bạn có thể thỉnh thoảng gặp đồng nghiệp và trò chuyện nhanh, điều cần thiết là tìm các giải pháp ảo để thúc đẩy tình bạn thân thiết giữa các thành viên trong nhóm của bạn.

Bạn có thể tạo một máy làm mát bằng nước ảo, nơi các thành viên trong nhóm có thể tham gia vào các cuộc trò chuyện thông thường. Đây có thể là một cuộc trò chuyện nhóm nơi mọi người có thể chia sẻ những câu chuyện hài hước, thảo luận về sở thích hoặc bất cứ điều gì không liên quan đến công việc. Bạn cũng có thể lập kế hoạch nghỉ giải lao ảo để giữ cho mọi người của bạn gắn bó và có động lực. Đây có thể là một cuộc gọi điện video riêng tư nơi mọi người có thể đi chơi, cười đùa và chơi trò chơi.

Xây dựng Văn hóa Làm việc Từ xa Tích cực

Tạo ra một nền văn hóa làm việc tích cực là rất quan trọng để bất kỳ nhóm làm việc từ xa nào phát huy hết tiềm năng của mình. Để đạt được mục tiêu này, bạn cần liên tục đánh giá và cải thiện phương pháp làm việc từ xa của mình.

Bằng cách kết hợp các mẹo được đề cập ở trên và tìm ra những cách sáng tạo để giúp nhóm làm việc từ xa của bạn cảm thấy được kết nối và có động lực, bạn có thể tạo ra một văn hóa làm việc hiệu quả nhằm mang lại những điều tốt nhất cho nhóm làm việc từ xa của bạn và đảm bảo một tương lai thành công cho tổ chức của bạn.