Cách sử dụng công thức Excel trong tài liệu Word

Mặc dù bạn luôn có thể tích hợp dữ liệu Excel vào tài liệu Word, nhưng điều đó thường không cần thiết khi tất cả những gì bạn cần là một bảng nhỏ. Việc tạo bảng và sử dụng công thức Excel trong tài liệu Word khá đơn giản. Tuy nhiên, chỉ có một số công thức hạn chế có thể được sử dụng.

Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng chèn dữ liệu bán hàng vào một bảng, bạn có thể thêm một cột cho doanh số bán hàng, một cột khác cho tổng chi phí và một cột thứ ba để tính toán lợi nhuận bằng công thức. Bạn cũng có thể tính giá trị trung bình hoặc tối đa cho mỗi cột này.

Phương pháp 1: Dán dữ liệu bảng tính vào Word

Nếu bạn đã có dữ liệu được điền vào một bảng tính, bạn chỉ cần sao chép nó vào tài liệu Microsoft Word của mình.

1. Sao chép các ô chứa dữ liệu và mở tài liệu Word.
2. Từ ruy-băng trên cùng, hãy nhấp vào mũi tên bên dưới Dán và nhấp vào Dán đặc biệt.

3. Bạn sẽ thấy một cửa sổ mới bật lên, nơi bạn cần chọn những gì bạn muốn để dán nội dung đã sao chép vào. Lựa chọn Đối tượng trang tính Microsoft Excel và chọn ĐƯỢC RỒI.

4. Dữ liệu của bạn bây giờ sẽ xuất hiện trong tài liệu Word và các ô cũng phải chứa các công thức.

Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào, bạn có thể nhấp đúp vào nội dung đã dán và tài liệu Word của bạn sẽ chuyển thành tài liệu Excel và bạn sẽ có thể thực hiện mọi thứ bạn làm trên một bảng tính bình thường.

Phương pháp 2: Thêm công thức vào ô bảng trong Word

1. Chèn nhanh một bảng vào tài liệu Word của bạn và điền dữ liệu vào bảng.
2. Điều hướng đến ô mà bạn muốn thực hiện các phép tính của mình bằng công thức. Khi bạn đã chọn ô, hãy chuyển sang Cách trình bày từ dải băng ở trên cùng và chọn Công thức từ Dữ liệu tập đoàn.

   Lưu ý rằng có hai tab được gọi là Cách trình bày. Bạn cần chọn cái xuất hiện bên dưới Công cụ bảng trong dải băng.

3. Khi bạn nhấp vào Công thứcbạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ hiện lên.
4. Trường đầu tiên trong hộp là nơi bạn nhập công thức bạn muốn sử dụng. Ngoài công thức, bạn cũng có thể thực hiện các phép tính số học cơ bản tại đây. Ví dụ: giả sử bạn muốn tính toán lợi nhuận, bạn có thể chỉ cần sử dụng công thức:

   =B2-C2

   Ở đây, B2 đại diện cho ô thứ hai trong cột thứ hai và C2 đại diện cho ô thứ hai trong cột thứ ba.

5. Trường thứ hai cho phép bạn đặt Định dạng số. Ví dụ: nếu bạn muốn tính toán lợi nhuận đến hai chữ số thập phân, bạn có thể chọn một định dạng số cho phù hợp.

6. Các Chức năng dán trường liệt kê các công thức bạn có thể sử dụng trong Word. Nếu bạn không thể nhớ tên của một chức năng, bạn có thể chọn một chức năng từ danh sách thả xuống và nó sẽ tự động được thêm vào Công thức đồng ruộng.

7. Khi bạn đã nhập chức năng, hãy nhấp vào ĐƯỢC RỒIvà bạn sẽ thấy con số được tính toán trong ô.

Lập luận vị trí

Các đối số vị trí (TRÊN, DƯỚI, TRÁI, PHẢI) thường có thể làm cho mọi thứ đơn giản hơn, đặc biệt nếu bảng của bạn tương đối lớn. Ví dụ: nếu bạn có 20 cột trở lên trong bảng của mình, bạn có thể sử dụng công thức = SUM (TRÊN) thay vì tham chiếu đến từng ô bên trong dấu ngoặc đơn.

Bạn có thể sử dụng các đối số vị trí với các hàm sau:

• TỔNG
• TRUNG BÌNH
• MIN
• TỐI ĐA
• ĐẾM
• SẢN PHẨM

Ví dụ: chúng ta có thể tính toán doanh số bán hàng trung bình cho ví dụ trên bằng công thức:

=AVERAGE(ABOVE)

Nếu ô của bạn nằm ở giữa cột, bạn có thể sử dụng kết hợp các đối số vị trí. Ví dụ: bạn có thể tính tổng các giá trị trên và dưới một ô cụ thể bằng công thức sau:

=SUM(ABOVE,BELOW)

Nếu bạn muốn tổng hợp các giá trị từ cả hàng và cột trong một ô ở góc, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=SUM(LEFT,ABOVE)

Mặc dù Microsoft Word chỉ cung cấp một số chức năng nhưng chúng khá mạnh mẽ về chức năng và sẽ dễ dàng giúp bạn tạo hầu hết các bảng mà không gặp phải các vấn đề thiếu chức năng.

Cập nhật dữ liệu và kết quả

Không giống như Excel, Microsoft Word không cập nhật kết quả công thức trong thời gian thực. Tuy nhiên, nó sẽ cập nhật kết quả sau khi bạn đóng và mở lại tài liệu. Nếu bạn muốn giữ mọi thứ đơn giản, chỉ cần cập nhật dữ liệu, đóng và mở lại tài liệu.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn cập nhật kết quả công thức khi tiếp tục làm việc trên tài liệu, bạn cần chọn kết quả (không chỉ ô), nhấp chuột phải vào chúng và chọn Cập nhật trường.

Khi bạn nhấp vào Cập nhật trườngkết quả của công thức sẽ cập nhật ngay lập tức.

Tham chiếu ô

Có một số cách để tham chiếu một ô trong tài liệu Word.

1. Tên Dấu trang

Giả sử bạn đặt tên dấu trang cho giá trị bán hàng trung bình của mình trung bình_bán. Nếu bạn không biết cách đặt tên dấu trang cho ô, hãy chọn ô và điều hướng đến Chèn> Dấu trang từ dải băng ở trên cùng.

Giả sử rằng giá trị bán hàng trung bình là một giá trị thập phân và bạn muốn chuyển nó thành một số nguyên. Bạn có thể tham khảo giá trị bán hàng trung bình là ROUND (trung bình_sales, 0)và điều này sẽ làm tròn giá trị xuống số nguyên gần nhất của nó.

2. Tài liệu tham khảo RnCn

Quy ước tham chiếu RnCn cho phép bạn tham chiếu một hàng, cột hoặc một ô cụ thể trong bảng. Rn đề cập đến hàng thứ n, trong khi Cn đề cập đến cột thứ n. Ví dụ: nếu bạn muốn tham chiếu đến cột thứ năm và hàng thứ hai, bạn sẽ sử dụng R2C5.

Bạn thậm chí có thể chọn một loạt các ô bằng cách sử dụng tham chiếu RnCn, giống như bạn làm trong Excel. Ví dụ, chọn R1C1: R1C6 chọn sáu ô đầu tiên của hàng đầu tiên. Để chọn toàn bộ hàng mà bạn đang sử dụng công thức, chỉ cần sử dụng R (hoặc C cho một cột).

3. Tài liệu tham khảo A1

Đây là quy ước mà Excel sử dụng và tất cả chúng ta đều quen thuộc. Chữ cái đại diện cho các cột, trong khi các con số đại diện cho các hàng. Ví dụ, A3 tham chiếu đến ô thứ ba trong cột đầu tiên.

Bảng từ được thực hiện dễ dàng

Hy vọng rằng, lần tới khi bạn cần sử dụng dữ liệu trên tài liệu Microsoft Word, bạn sẽ có thể thực hiện mọi việc nhanh hơn nhiều mà không cần phải tạo bảng tính trước rồi nhập nó vào tài liệu Word của mình.