6 điều cần thiết về công nghệ cho một không gian làm việc hiệu quả

Còn gì tệ hơn khi đang làm việc ở nhà bị phân tâm bởi tiếng chó sủa, tiếng trẻ con khóc và tiếng chèo kéo của hàng xóm? Làm thế nào về việc đặt một không gian làm việc chung thiếu công nghệ thiết yếu mà bạn cần để làm việc hiệu quả?

Nếu bạn đã từng ở trong tình huống không gian làm việc chung của bạn không cung cấp đủ trung tâm sạc, máy in bị hỏng và các phòng họp đều đã kín chỗ, bạn sẽ muốn sắp xếp trước.

Lợi ích của Coworking là gì?

Không gian làm việc chung là một giải pháp thay thế được hoan nghênh cho các văn phòng công ty ngột ngạt và là một nơi nghỉ ngơi tuyệt vời sau quá trình thiết lập làm việc từ xa tại nhà của bạn. Và bạn có thể thuê một không gian từ ít nhất là vài giờ đến nhiều nhất là vài tháng, mang lại cho bạn sự linh hoạt.

Hãy tưởng tượng một tòa nhà chứa đầy những dịch giả tự do tài năng và nhân viên từ các công ty khác nhau — tất cả đều hợp tác trong một môi trường làm việc hào nhoáng với đầy đủ tiện nghi. Mong đợi các phòng họp, không gian tổ chức sự kiện, trung tâm giao lưu và các trạm lập trình máy tính cùng với nhà trẻ, quán cà phê, không gian sân vườn và thậm chí leo tường ở một số cơ sở.

Mặc dù không gian làm việc chung hiện chỉ chiếm 5% thị trường bất động sản văn phòng, nhưng con số này dự kiến ​​sẽ tăng lên 30% vào năm 2030, theo một báo cáo. Tại sao sự gia tăng phổ biến? Coworking cung cấp:

• Uyển chuyển: Bạn muốn làm việc một phần trong tuần ở nhà, nhưng một phần trong tuần với công ty? Đây là một sự thỏa hiệp tuyệt vời.
• Sự hợp tác: Có lẽ bạn cần tiếp cận với các chuyên gia thiết kế tuyệt vời hoặc một trình hướng dẫn công nghệ? Mở rộng mạng lưới quan hệ của bạn bằng cách đến với nhau trong một môi trường làm việc chung.
• Năng suất: Không phải ai cũng phát đạt trong văn phòng tại nhà. Nếu bạn bị phân tâm bởi những công việc gia đình như hút bụi hoặc rửa bát, hãy chuyển đến một không gian làm việc chung để nâng cao sự tập trung của bạn.

Ai sử dụng Coworking Spaces?

Không gian làm việc hợp tác trở nên phổ biến hơn mỗi năm, đặc biệt là khi các doanh nghiệp làm việc tại văn phòng trước đây đã chuyển sang mô hình chủ yếu làm việc từ xa.

Những người tham dự thường xuyên không gian làm việc chung bao gồm:

• Những người du mục kỹ thuật số
• Người làm nghề tự do và nhà thầu
• Đi công tác (quốc tế hoặc trong nước)
• Nhân viên công ty khởi nghiệp
• Nhân viên ở xa muốn thay đổi cảnh quan

Không gian làm việc của bạn cần công nghệ gì?

Các văn phòng làm việc hợp tác rất khác nhau về công nghệ mà họ cung cấp. Một số không gian sẽ được bố trí với nhiều loại thiết bị, trong khi những không gian khác sẽ mong đợi bạn mang theo của mình. Những cân nhắc hàng đầu bao gồm:

1. Wi-Fi an toàn

Đảm bảo rằng bạn hiểu Wi-Fi được thiết lập tại không gian làm việc chung của mình. Nhiều người sẽ tự hào có kết nối băng thông rộng siêu nhanh để đáp ứng mọi người làm việc ở đó. Bạn sẽ muốn có băng thông khả dụng để kết nối với đám mây, tải xuống dữ liệu và thực hiện các cuộc gọi hội nghị mà không sợ bị sụt giảm.

Nhưng bảo mật cũng nên được ưu tiên hàng đầu. Một số văn phòng sẽ có một mạng riêng được chỉ định cho từng bộ, nhưng những văn phòng khác có thể dựa vào các mạng khách không an toàn. Luôn đảm bảo rằng bạn hiểu ý nghĩa của việc sử dụng Wi-Fi trong không gian làm việc chung và xem xét các biện pháp sau để bảo mật dữ liệu của bạn:

• Tường lửa
• Phần mềm diệt vi rút
• Giám sát hoạt động mạng
• VPN đôi
• Sử dụng mật khẩu phức tạp
• Luôn cập nhật hệ điều hành và phần mềm của bạn
• Không bao giờ để phần cứng của bạn không cần giám sát.

2. Thiết bị trình chiếu

Nếu bạn đang thuê phòng tổ chức sự kiện, phòng hội nghị hoặc khán phòng, bạn có thể yêu cầu quyền sử dụng thiết bị trình chiếu tại chỗ như máy chiếu và bảng trắng.

Nếu bạn là một người làm việc tự do hoặc một doanh nghiệp mới thành lập, những mặt hàng này có thể đắt để mua. Ngay cả khi bạn có của riêng mình, phần cứng có thể cồng kềnh để vận chuyển, vì vậy sẽ là một phần thưởng nếu không gian làm việc chung của bạn được trang bị đầy đủ.

3. Thiết bị ghi âm

Cho dù bạn đang tạo video đào tạo cho nhóm từ xa của mình, lưu trữ podcast kinh doanh hay ghi video tiếp thị cho YouTube hoặc trang web của mình, bạn sẽ cần quyền truy cập vào thiết bị ghi âm hàng đầu. Nếu vậy, hãy kiểm tra không gian làm việc chung của bạn có:

• Micrô
• Máy quay video
• Chuyên gia chiếu sáng
• Giá ba chân
• Ứng dụng ghi âm trong phòng thu

Một số không gian làm việc chung cung cấp một bộ thu âm hoặc thậm chí một phòng thu podcast. Tuy nhiên, bạn có thể được yêu cầu hoàn thành một buổi đào tạo trước khi đăng ký một buổi học.

4. Nội thất tiện dụng

Khi chọn không gian làm việc, hãy nghĩ đến tình huống bàn làm việc của bạn. Nếu bạn đặt chỗ trong một thời gian dài, bạn có thể muốn biết rằng bạn có một bàn làm việc chuyên dụng được chỉ định cho bạn.

Ngoài ra, nếu bạn đang truy cập không gian làm việc chung một cách tình cờ hơn, thì một kịch bản hotdesking có thể phù hợp hơn. Hãy lưu ý đến tính tiện dụng của đồ nội thất trong không gian. Mặc dù có thể có những không gian bình thường với ghế dài và gối tựa, nhưng chúng được thiết kế để trở thành các khu vực họp cộng tác.

Nếu bạn cần bắt tay vào công việc, hãy đảm bảo rằng văn phòng làm việc của bạn cung cấp những chiếc ghế máy tính để hỗ trợ tư thế của bạn một cách chính xác. Tốt hơn nữa, văn phòng có bàn làm việc đứng sẽ khuyến khích bạn đứng dậy và di chuyển. Hãy nhớ rằng: ngồi mới là hút!

5. Phần cứng văn phòng

Tìm hiểu những phần cứng văn phòng có sẵn trước khi bạn đặt không gian làm việc chung của mình. Bạn có cần truy cập vào các mặt hàng chủ lực văn phòng sau đây không?

• Máy in hạng thương gia
• Máy fax
• Máy quét
• Máy hủy giấy
• Điện thoại
• Máy photocopy

Đừng ngại hỏi trước nếu hỗ trợ kỹ thuật có sẵn tại chỗ trong trường hợp phần cứng bị lỗi ở một thời điểm quan trọng trong ngày làm việc của bạn.

6. Cáp, bộ sạc và tai nghe

Bạn không muốn hết nước trái cây giữa cuộc họp Zoom. Bạn cũng không muốn thấy cáp sạc của mình quá ngắn để kết nối với ổ cắm bên dưới bộ phận làm việc của bạn.

Vì vậy, trước khi bạn đặt chỗ làm việc chung, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu những phụ kiện công nghệ cần thiết nào có sẵn như một phần phí thuê của bạn và những thứ bạn dự kiến ​​sẽ mang theo bên mình.

Cáp, bộ sạc và tai nghe đều tương đối nhẹ và sẽ dễ dàng nhét vào túi máy tính xách tay của bạn.

Sẵn sàng đăng ký không gian làm việc chung của bạn?

Giờ đây, bạn đã biết cách chọn văn phòng chia sẻ dựa trên yêu cầu công nghệ của mình, bạn đã sẵn sàng đặt chỗ cho không gian làm việc chung của mình. Cân nhắc vị trí — bạn muốn ở trung tâm thành phố, gần nhà hay sân bay?

Bạn cũng có thể muốn tính đến các tiện nghi khác như chỗ đậu xe có sẵn hoặc gần các nhà hàng địa phương, nhưng hãy nhớ rằng chi phí cho các không gian làm việc chung ở các khu vực phổ biến có thể đắt hơn. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để đặt chỗ cho văn phòng của mình, hãy kiểm tra các yếu tố không gian làm việc chung quan trọng này để xem xét.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả