5 Mẹo mạnh mẽ để tăng tốc quy trình làm việc PDF của bạn
Khi số lượng tệp PDF tăng lên, việc quản lý chúng trở nên phức tạp. Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn tăng tốc quy trình làm việc của mình.
Mục Lục
1. Tài liệu OCR với FreeOCR
OCR là một công nghệ tuyệt vời giúp xử lý các tệp PDF được quét hoặc tải xuống của bạn và làm cho văn bản có thể nhận dạng được. Điều này có thể đặc biệt hữu ích để lập chỉ mục các trang bạn quét bằng máy quét của mình. FreeOCR là một tiện ích miễn phí dành cho Windows làm được điều đó.
Đây là một ứng dụng nhẹ giúp xử lý các tệp PDF của bạn, phân tích nội dung của nó và biến văn bản không thể chọn trong hình ảnh / biểu mẫu PDF thành văn bản bình thường mà bạn có thể làm việc.
2. Tạo và chỉnh sửa PDF với Foxit Reader
Foxit Reader là trình đọc PDF miễn phí dành cho Windows nhưng nó có thể làm được nhiều việc hơn là đọc PDF. Giao diện của Foxit trông gần giống với bộ Microsoft Office một cách nguy hiểm nhưng nếu chúng ta nhìn vào khía cạnh sáng sủa hơn, người dùng Office sẽ cảm thấy như đang ở nhà. Bạn có thể tạo tài liệu trong MS Word / Excel giống như hiện tại nhưng thay vì sử dụng công cụ xuất tích hợp của MS, bạn có thể sử dụng tùy chọn cải tiến nhiều của Foxit để thay thế.
Lưu ý quan trọng: Foxit Reader đã bật và tắt phần mềm quảng cáo (đọc các thanh công cụ gây phiền nhiễu) cùng với sản phẩm của mình. Vì vậy, hãy theo dõi kỹ các bước cài đặt và đảm bảo chọn cài đặt tùy chỉnh thay vì chế độ mặc định.
Nếu bạn đã cài đặt Foxit Reader, bạn sẽ thấy các tùy chọn PDF trong các chương trình Office của mình nằm ở vị trí thuận tiện trong menu ruy-băng. Nếu bạn đang tìm kiếm một cách tiếp cận nguyên bản hơn để tạo tệp PDF, thì Foxit là lựa chọn phải thử. Bạn cũng có thể sử dụng Foxit để chú thích và đánh dấu các tệp PDF.
3. Lưu PDF vào Google Drive
Google Drive cung cấp cho bạn 15 GB bộ nhớ miễn phí mà bạn có thể mở rộng bằng cách trả phí hàng năm. 15 GB sẽ là đủ cho hầu hết chúng ta. Bạn hỏi tại sao bạn thậm chí muốn tải các tệp PDF của mình lên Google Drive? Chà, cùng một lý do khiến bạn sao lưu nội dung lên đám mây. Có một bản sao trực tuyến luôn luôn có ý nghĩa.
Và với Drive, bạn có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ sao lưu các tệp PDF. Hệ thống quản lý thư mục của Google Drive có nghĩa là tất cả các tệp PDF của bạn có thể được lưu trữ một cách có hệ thống, điều này sẽ giảm thời gian truy xuất về sau. Bạn cũng có thể nhanh chóng đính kèm chúng vào email của mình trong Gmail khi bạn cần gửi tệp PDF qua email cho ai đó. Tính năng đính kèm tuyệt vời của Gmail đảm bảo rằng người nhận không bao giờ phải rời khỏi trình duyệt nếu chỉ muốn xem một tệp đính kèm.
4. Bật OCR trong Google Drive
Google Drive hỗ trợ OCR. Điều này có nghĩa là sẽ lưu các tệp PDF OCR’d của bạn và cho phép bạn tìm kiếm trực tiếp từ nó.
Để kích hoạt tính năng này, hãy nhấp vào Cài đặt từ trang Google Drive của bạn, sau đó đi vào Tải lên cài đặt và kiểm tra tùy chọn cho biết Chuyển đổi văn bản từ tệp PDF và tệp hình ảnh đã tải lên. Giờ đây, mọi tệp PDF bạn tải lên sẽ được quét và chuyển đổi sang định dạng có thể tìm kiếm.
5. Tìm kiếm tệp PDF bằng Google Drive (hoặc Evernote)
Giờ đây, tất cả các tệp PDF được quét của bạn đều được OCR và tải lên một vị trí trung tâm, nó có thể được sử dụng tốt. Bạn có thể sử dụng Google Drive để không chỉ tìm kiếm các tệp PDF theo tiêu đề mà còn theo văn bản bên trong chúng.
Vì vậy, nếu bạn không nhớ tên của tệp PDF bạn đang tìm kiếm nhưng bạn nhớ một cách mơ hồ nội dung của nó, Google Drive chắc chắn có thể giúp bạn.
Thay thế: Evernote cung cấp chức năng tương tự (và nâng cao) nhưng nó chỉ khả dụng cho người dùng Evernote Premium. Nếu bạn là một trong số họ, tôi không thể khuyên bạn nên sử dụng Evernote để lưu và lập chỉ mục các tệp PDF của bạn đủ cao. Vì Evernote là một ứng dụng dành cho máy tính để bàn, nên việc tìm kiếm mất ít thời gian hơn rất nhiều và các bản cập nhật gần đây cho tính năng tìm kiếm của Evernote đã làm cho nó thực sự mạnh mẽ. Nếu bạn sẵn sàng trả tiền cho một dịch vụ để quản lý các tệp PDF của mình, bạn chắc chắn nên xem xét Evernote.
Cập nhật lần cuối vào ngày 8 tháng 2 năm 2018
Bài viết trên có thể chứa các liên kết liên kết giúp hỗ trợ smartreviewaz. Tuy nhiên, nó không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn biên tập của chúng tôi. Nội dung vẫn không thiên vị và xác thực.