3 lý do tại sao bạn nên đo lường năng suất của mình

Đôi khi bạn rất dễ cảm thấy mình không hoàn thành được nhiều việc trong một ngày, ngay cả khi bạn làm việc chăm chỉ. Tuy nhiên, bạn có thể không nhận ra mình đang thực sự làm được bao nhiêu nếu bạn không ghi chú lại cách bạn sử dụng thời gian làm việc hiệu quả.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn lý do tại sao việc đo lường năng suất của bạn lại hữu ích và một số ví dụ về cách bạn có thể tạo danh sách việc cần làm đơn giản trong nhiều loại phần mềm.

3 lý do tại sao bạn nên đo lường năng suất của mình

Có một số lý do tại sao việc đo lường năng suất của bạn lại có lợi. Nó không chỉ giúp bạn biết mình đang ở đâu với những nhiệm vụ quan trọng mà còn giúp tạo động lực và trải nghiệm lập kế hoạch tổng thể trong ngày của bạn.

Đo lường năng suất của bạn bắt đầu bằng việc giữ một danh sách việc cần làm hàng ngày đơn giản mà bạn tạo vào ngày hôm sau hoặc sáng hôm sau, nhưng nó không giới hạn ở các mục trên đó. Lý tưởng nhất là bạn bám vào danh sách bạn đã tạo, tuy nhiên, không có gì lạ khi bạn bị theo dõi bởi một nhiệm vụ mới mà bạn đã chú ý đến.

Ngay cả khi bạn hoàn thành nhiệm vụ mới trước khi đưa nó vào danh sách việc cần làm, hãy ghi chú nó vào đó. Bằng cách đó, bạn sẽ có bức tranh rõ hơn về những công việc mà bạn đang dành thời gian.

Dưới đây là ba lý do tại sao giữ một danh sách như vậy là hữu ích.

1. Bạn sẽ thấy mình đã làm xong mọi việc

Viết ra danh sách việc cần làm sẽ không chỉ giúp bạn tập trung vào các ưu tiên trong ngày mà còn có cách chứng minh với bản thân rằng bạn đang hoàn thành công việc khi kiểm tra các mục.

Không có nghĩa đó là một cuộc đua để xem bạn có thể kiểm tra được bao nhiêu. Hơn thế nữa, bạn sẽ biết mình đã hoàn thành nhiệm vụ quan trọng của mình — hoặc ít nhất là đóng góp cho một nhiệm vụ lớn hơn bằng cách giải quyết một số mục hành động.

Liên quan: Microsoft To Do so với Taskade: Công cụ quản lý tác vụ nào tốt hơn?

Bạn không chỉ cảm thấy tốt hơn vào cuối ngày mà còn có thể thấy động lực để xem những gì bạn đã hoàn thành vào ngày hôm trước và tiếp tục duy trì đà phát triển.

2. Bạn có thể đặt mục tiêu tốt hơn

Mọi mục tiêu đều cần phải đo lường được. Tuy nhiên, bạn sẽ không biết bắt đầu từ đâu nếu bạn không có cơ sở.

Bằng cách viết ra những việc cần làm và theo dõi những gì bạn đã hoàn thành, bạn đang cung cấp cho năng suất của mình một đơn vị đo lường — số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành. Sử dụng con số đó, bạn có thể biết rõ hơn về số lượng công việc mà bạn thường có thể hoàn thành trung bình trong một ngày, đó là đường cơ sở của bạn.

Từ đó, bạn có thể đặt mục tiêu thực tế hơn hoặc số lượng nhiệm vụ hàng ngày và điều chỉnh tăng hoặc giảm khi cần thiết.

3. Bạn sẽ biết khi nào cần nghỉ giải lao

Đôi khi thật khó để biết khi nào nên tạm dừng công việc, một dự án hay việc học tập. Bằng cách đặt cho mình một lượng nhiệm vụ cần hoàn thành mỗi ngày, bạn sẽ biết khi nào cần nghỉ ngơi.

Điều đó không có nghĩa là bạn cần phải hoàn thành tất cả. Trên thực tế, chuyên gia về năng suất Ivy Lee đã khuyến nghị rằng một nhóm giám đốc điều hành hoàn thành sáu nhiệm vụ mỗi ngày và bất cứ điều gì họ không hoàn thành, họ chỉ cần chuyển sang ngày hôm sau và ưu tiên hàng đầu.

Liên quan: Cách tối ưu hóa danh sách việc cần làm của bạn để trở nên hiệu quả hơn

Phương pháp của ông cũng không dạy cho giám đốc điều hành tiếp tục thêm vào danh sách của họ sau khi họ hoàn thành sáu nhiệm vụ hàng ngày. Làm như vậy sẽ giống như việc di chuyển về đích một lần trước khi cho phép bản thân ăn mừng chiến thắng của mình.

Bạn hiểu rõ khối lượng công việc của mình hơn bất kỳ ai. Ngay cả khi bạn chỉ mới xem qua danh sách của mình, bạn sẽ có thể đánh giá tốt hơn xem bạn có nên vượt qua một lần nữa hay không, hoặc nếu bạn đã làm đủ và bạn có thể tiếp tục nơi mình đã dừng lại sau một số điều cần thiết còn lại.

Cách nhanh chóng đo lường năng suất trong phần mềm xử lý văn bản

Ví dụ này hiển thị Trang Apple. Tuy nhiên, bạn không cần phần mềm cụ thể để bắt đầu, vì bất kỳ trình xử lý văn bản nào cũng vậy.

Bắt đầu bằng cách tạo một tài liệu mới và đặt tên cho nó. Thêm ngày tháng được in đậm để giúp nó nổi bật và viết những việc cần làm của bạn dưới dạng điểm.

Khi bạn hoàn thành công việc, hãy thay đổi định dạng theo một cách nào đó để cho bạn biết bạn đã hoàn thành chúng — ví dụ: nổi bật qua văn bản hoặc thay đổi màu sắc.

Mọi công việc chưa hoàn thành, bạn có thể sao chép và dán vào đầu danh sách của ngày hôm sau. Bạn cũng có thể cắt và dán nếu không muốn xem các nhiệm vụ chưa hoàn thành, nhưng việc theo dõi các nhiệm vụ này cũng có thể hữu ích để bạn có thể điều chỉnh mục tiêu của mình và tìm hiểu loại nhiệm vụ nào bạn có thể thấy khó khăn hơn.

Nếu bạn nhận thấy mình đã chuyển một nhiệm vụ hơn một lần, bạn có thể cần nghĩ ra một phương pháp để hoàn thành nó, chẳng hạn như phương pháp ăn thịt ếch, nơi bạn thử thách bản thân để hoàn thành những nhiệm vụ khó hơn hoặc ít mong muốn hơn con đường đầu tiên.

Một số ví dụ về đo lường năng suất của bạn trong phần mềm khác

1. Ý niệm

Dưới đây là một ví dụ về danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn có thể trông như thế nào trong Notion. Danh sách này sử dụng khối danh sách việc cần làm của Notion, cung cấp cho bạn các hộp để đánh dấu khi bạn hoàn thành các mục. Khi bạn làm như vậy, phần mềm sẽ tự động gạch bỏ các mục cho bạn.

2. ClickUp

Bạn cũng có thể sử dụng một danh sách đơn giản trong ClickUp để giúp bạn đo lường năng suất của mình. Danh sách trong ví dụ này sử dụng các ngày trong tuần dưới dạng nhóm và khi bạn hoàn thành các mục, chúng sẽ chuyển đến hoàn chỉnh nhóm để bạn vẫn có thể xem mọi thứ bạn đã làm.

Đối với điều này, sử dụng ngày đóng cửa cột sẽ giúp bạn theo dõi ngày bạn đã hoàn thành một mục.

3. Bảng tính

Một bảng tính đơn giản là một cách khác để bạn có thể theo dõi năng suất của mình — dự định chơi chữ. Trong ví dụ này, bạn sẽ sử dụng một tệp cho cả tháng. Mỗi tab phác thảo một tuần trong tháng đó và mỗi cột là một ngày trong tuần.

Các bảng tính như Google Trang tính cung cấp các hộp kiểm sẽ giúp việc đánh dấu các mục hoàn thành trở nên dễ dàng.

Theo dõi năng suất của bạn

Đo lường năng suất của bạn sẽ giúp bạn cảm thấy bớt căng thẳng hơn về những việc bạn chưa hoàn thành bởi vì bạn đang thể hiện mình đang tiến bộ. Nó cũng sẽ cho phép bạn đặt ra các mục tiêu tốt hơn và biết khi nào cần nghỉ ngơi.

Rất may, nó không cần quá phức tạp và bạn có thể đã có phần mềm cần thiết để bắt đầu.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả