14 mẹo tiết kiệm thời gian trong Microsoft Excel

Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ, đầy đủ tính năng dành cho sổ làm việc và bảng tính. Cho dù bạn sử dụng nó ở cơ quan hay ở nhà, việc sử dụng các tính năng giúp bạn tiết kiệm thời gian có nghĩa là bạn có thể chuyển sang công việc tiếp theo của mình nhanh hơn.

Sự thật là bạn không cần phải biết các công thức phức tạp hoặc các tính năng ẩn của Excel để tăng tốc công việc của mình. Chúng ta sẽ xem xét cách bạn có thể tiết kiệm thời gian khi làm việc trong Excel chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.

1. Mẫu tiết kiệm thời gian

Một trong những cách tiết kiệm thời gian tốt nhất cho hầu hết mọi tác vụ là sử dụng các mẫu. Bạn có thể sử dụng chúng trong Microsoft Word cho chương trình họp, bản tin hoặc báo cáo. Trong Excel, các mẫu cũng hữu ích. Đối với các mốc thời gian dự án, lịch, hóa đơn, ngân sách, v.v., việc tận dụng các công cụ định dạng sẵn tiện lợi này chắc chắn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Để chèn một mẫu Excel, hãy đi tới Tệp > Mới. Excel sẽ hiển thị cho bạn danh sách các mẫu có sẵn và bạn có thể tìm kiếm mẫu mình cần. Nếu không tìm thấy gì, bạn có thể tải xuống các mẫu từ trang web của Microsoft.

2. Cố định hàng và cột

Nếu bạn có một bảng tính dài chứa hàng tấn dữ liệu, bạn có thể phải cuộn xuống quá xa hoặc thậm chí cuộn ngang để xem hết. Điều này có nghĩa là bạn sẽ mất dấu các tiêu đề của mình và thấy mình liên tục cuộn lại để xem chúng.

Để giúp bạn không phải cuộn liên tục giữa các tiêu đề và ô bạn đang chỉnh sửa, bạn nên cố định các hàng và cột trong Excel. Tất cả chỉ mất vài cú nhấp chuột và bạn có thể dễ dàng hoàn tác khi cần thiết.

3. Vận hành Tay cầm Đổ đầy

Bộ điều khiển điền trong Excel có thể giúp tiết kiệm thời gian rất nhiều khi bạn cần điền vào nhiều ô. Nếu dữ liệu tuân theo một mẫu, bạn có thể sử dụng bộ điều khiển điền để nhanh chóng chèn dữ liệu vào nhiều cột và hàng. Ngoài ra, nó hoạt động nếu bạn phải chèn cùng một giá trị vào nhiều ô hơn.

Để sử dụng nó, hãy chọn ít nhất một vài ô để Excel có thể phát hiện một mẫu hiện có. Sau đó, bấm vào Xử lý điền và kéo bao nhiêu cột và hàng tùy ý để hoàn thành.

Nếu bạn đã chèn một công thức và muốn áp dụng nó cho toàn bộ hàng hoặc cột, bạn có thể sử dụng một phím tắt. Đầu tiên, chọn ô chứa công thức và nhấn Ctrl + D hoặc Lệnh + D để điền công thức xuống một cột. Đối với hàng, nhấn Ctrl + R hoặc Lệnh + R.

4. Chuyển đổi cột và hàng

Nếu bạn có một bảng tính sử dụng tiêu đề trong cột hoặc hàng (hoặc cả hai) và quyết định rằng chúng sẽ hoạt động tốt hơn theo cách ngược lại, thì có một quy trình dễ dàng để thực hiện thay đổi. Điều này giúp bạn không phải gõ lại các tiêu đề đó. Dưới đây là các bước để di chuyển các ô từ tiêu đề hàng sang tiêu đề cột.

1. Chọn các ô trong cột chứa tiêu đề.
2. Nhấp chuột phải và chọn Sao chép hoặc bấm vào Sao chép nút trên Trang chủ tab của dải băng.
3. Chọn ô trong hàng và cột mà bạn muốn đầu đề bắt đầu.
4. Nhấp chuột phải và chọn dán đặc biệt hoặc bấm vào Dán và sau đó dán đặc biệt trên Trang chủ tab của dải băng.
5. Chọn hộp kiểm gần dưới cùng bên phải có nội dung chuyển vị.
6. Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI.

Excel đi kèm với nhiều công cụ bổ sung có thể không có sẵn theo mặc định trên thanh công cụ. Thay vì sử dụng các ứng dụng hoặc công cụ trực tuyến riêng biệt, bạn có thể định cấu hình thanh công cụ và thêm bất kỳ công cụ nào bạn cần để tiết kiệm thời gian khi sử dụng Excel.

Để thêm một lệnh mới vào thanh công cụ Excel, hãy truy cập Tệp > Tùy chọn. Sau đó chọn một trong hai Tuy Biên ruy-băng hoặc Thanh công cụ truy cập nhanhtùy thuộc vào nơi bạn muốn nó.

Vì Chọn lệnh từnhặt Tất cả các lệnh. Cuộn xuống, nhấp vào lệnh mong muốn, sau đó nhấn Thêm vào để chèn nó vào thanh công cụ.

Lưu ý rằng nếu bạn chọn thêm nó vào dải băng của mình, bạn sẽ phải tạo một nhóm tùy chỉnh và thêm nó vào đó.

6. Liên kết đến các tab hoặc ô

Nếu sổ làm việc của bạn chứa một số bảng tính với dữ liệu được tham chiếu chéo giữa chúng, thì việc tạo một liên kết trực tiếp sẽ cung cấp khả năng truy cập nhanh chóng. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ sổ làm việc để những người khác có thể nhanh chóng chuyển đến dữ liệu đó. Thực hiện theo các bước đơn giản sau để tạo liên kết:

1. Chọn ô chứa dữ liệu mà bạn muốn liên kết.
2. Nhấp chuột phải và chọn siêu liên kết hoặc đi đến Chèn tab và nhấp vào siêu liên kết trong ruy băng.
3. Trong cửa sổ bật lên, chọn Đặt trong Tài liệu này.
4. Sau đó, nhập văn bản để hiển thị trong ô đó, tham chiếu ô cụ thể nếu muốn và bảng tính trong sổ làm việc có dữ liệu bạn đang liên kết đến.
5. Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI.

Bây giờ, nếu bạn đang tập hợp một bản trình bày PowerPoint, bạn có thể liên kết Excel với bản trình bày của mình.

7. Sử dụng phím tắt

Nếu bạn là một người dùng Excel cuồng nhiệt, thì các phím tắt chắc chắn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Mặc dù gần như có quá nhiều phím tắt để liệt kê, đây là một số phím tắt có thể tăng tốc các tác vụ của bạn.

• F4 (hoặc Fn + F4) để lặp lại lệnh cuối cùng, bao gồm các thay đổi về định dạng như màu sắc hoặc phông chữ.
• tổ hợp phím + H, e, MỘT để xóa nội dung, định dạng và dữ liệu khác được đính kèm với các ô đã chọn.
• Ctrl + W để đóng một bảng tính và Ctrl + O để mở một.
• Ctrl + Shift + Dấu hai chấm để nhập thời gian hiện tại và Ctrl + Shift + Dấu chấm phẩy cho ngày hiện tại.
• Ca + F9 để tính toán trang tính đang hoạt động.
• Ca + Tab để di chuyển đến ô hoặc tùy chọn trước đó.
• Ctrl + Trang chủ để di chuyển đến đầu bảng tính.
• Ctrl + Xuống trang để chuyển sang bảng tính tiếp theo trong sổ làm việc và Ctrl + Lên trang để di chuyển đến cái trước đó.

Nếu bạn không thể tìm thấy lối tắt bàn phím phù hợp để giúp bạn tiết kiệm thời gian, bạn có thể tạo lối tắt bàn phím tùy chỉnh trong Microsoft Excel.

8. Làm việc với AutoSum

Một số người có thể nghĩ rằng làm việc với các công thức trong Excel quá tốn thời gian. Nhưng ngay cả đối với các phương trình đơn giản, các hàm tích hợp sẵn này chắc chắn có thể giúp bảng tính của bạn hoạt động nhanh hơn.

Trừ khi bạn đã di chuyển hoặc xóa nó khỏi dải băng của mình, nếu không thì Tự động tính tổng nút nên ở trên của bạn Trang chủ chuyển hướng. Tính năng tiện dụng này cung cấp cho bạn các công thức phổ biến nhất chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn có thể cộng, đếm hoặc tính trung bình cộng một nhóm số hoặc lấy giá trị tối thiểu hoặc tối đa của chúng. Chỉ cần nhấp vào mũi tên trên Tự động tính tổng để chọn công thức của bạn.

Ngoài tính năng Tự động tính tổng, tab Công thức của bạn còn có nhiều tùy chọn hơn nữa. Mỗi công thức được nhóm thành một danh mục để dễ tìm. Bạn có thể chọn từ các chức năng tài chính, logic, toán học, thống kê hoặc kỹ thuật. Nhưng đối với các công thức được sử dụng rộng rãi nhất, tính năng AutoSum rất nhanh chóng và tiện lợi.

9. Sử dụng định dạng có điều kiện đơn giản

Định dạng có điều kiện là một trong những tính năng khác của Excel mà nhiều người có thể thấy đáng sợ. Tuy nhiên, đối với dữ liệu mà bạn muốn xem bật ra khỏi trang, đó là một công cụ tuyệt vời.

Ví dụ: giả sử bạn có một bảng tính dữ liệu từ một cuộc khảo sát và trong nháy mắt, bạn muốn xem mình có bao nhiêu câu trả lời “Có” so với câu trả lời “Không”. Các bước này chỉ cho bạn cách áp dụng định dạng đơn giản.

1. Chọn các ô chứa câu trả lời Có/Không.
2. trên Trang chủ tab, nhấp vào Định dạng có điều kiện thả cái hộp xuống.
3. Chọn Làm nổi bật quy tắc ô và sau đó Văn bản có chứa.

   

4. Gõ từ Đúng trong hộp bên trái và chọn định dạng cho nó từ hộp bên phải.
5. Thực hiện theo các bước tương tự cho KHÔNG câu trả lời.

Sau đó, bạn sẽ thấy tất cả các Đúng Và KHÔNG câu trả lời được định dạng theo cách bạn đã chọn, làm cho chúng dễ dàng phát hiện.

Nếu định tiếp tục thêm dữ liệu, bạn cũng có thể áp dụng định dạng có điều kiện này cho toàn bộ cột hoặc hàng thay vì chỉ một nhóm ô. Bằng cách này, dữ liệu trong tương lai sẽ được định dạng tự động khi bạn nhập dữ liệu đó. Mong muốn tìm hiểu thêm? Hãy xem bài viết chuyên dụng của chúng tôi về định dạng có điều kiện.

10. Chèn nhanh biểu đồ

Tính năng Biểu đồ trong Excel là một công cụ tuyệt vời để hiển thị dữ liệu của bạn một cách trực quan. Và, bạn có thể chọn từ nhiều loại biểu đồ như hình tròn, thanh, đường, cột và nhiều loại khác.

Sử dụng ví dụ trên về định dạng có điều kiện cho câu trả lời Có/Không, bạn có thể chèn biểu đồ chỉ bằng một vài cú bấm chuột.

1. Chọn các ô chứa câu trả lời Có/Không.
2. trên Chèn tab, nhấp vào Biểu đồ được đề xuất. Với tùy chọn này, Excel sẽ lấy dữ liệu của bạn và đưa nó vào loại biểu đồ phù hợp nhất.
3. Nếu bạn thích biểu đồ, hãy nhấp vào ĐƯỢC RỒI và nó sẽ được chèn vào bảng tính của bạn.

Đây là cách dễ nhất và nhanh nhất để tạo biểu đồ trong Excel và chỉ mất một phút. Tuy nhiên, nếu bạn không thích biểu đồ được tạo cho mình, bạn có thể nhấp vào Tất cả biểu đồ tab trong cửa sổ bật lên và thử nghiệm với các loại khác.

11. Sắp xếp theo bộ lọc

Khi bạn có một bảng tính chứa nhiều cột dữ liệu, bạn có thể muốn lọc tất cả dữ liệu theo một cột nhất định. May mắn thay, bạn không phải phân tích thủ công từng ô để xác định một mẫu. Thay vào đó, bạn có thể thêm bộ lọc trong Excel để hiển thị dữ liệu mình muốn.

12. Sử dụng Format Painter

Nếu bạn sử dụng các ứng dụng Microsoft Office khác, chẳng hạn như Word, bạn có thể đã quen thuộc với Format Painter. Trong Excel, công cụ tiện lợi này cho phép bạn áp dụng cùng một định dạng từ một hoặc nhiều ô cho các ô khác chỉ bằng một cú nhấp chuột.

1. Chọn ô, nhóm ô, hàng hoặc cột mà bạn muốn sao chép định dạng từ đó.
2. trên Trang chủ tab, nhấp vào Trình vẽ định dạng.
3. Chọn ô, nhóm ô, hàng hoặc cột mà bạn muốn sao chép định dạng.

Đây là một cách tuyệt vời để nhanh chóng áp dụng định dạng ô hữu ích cho những ô khác mà không cần thao tác thủ công.

13. Chuyển đổi và xem Windows

Có khi nào bạn cần làm việc với nhiều sổ làm việc Excel cùng một lúc không? Có thể bạn cần xem lại dữ liệu, so sánh dữ liệu hoặc thậm chí sao chép dữ liệu từ sổ làm việc này sang sổ làm việc khác. Excel cung cấp một tập hợp các tính năng xem hữu ích để trợ giúp. Đi đến Xem tab để kiểm tra các tùy chọn này.

• Sắp xếp tất cả: Khi bạn nhấp vào nút này, bạn có thể sắp xếp tất cả các sổ làm việc đang mở của mình trên một màn hình. Chọn từ chế độ xem lát gạch, ngang, dọc hoặc xếp tầng.
• Xem cạnh nhau: Tùy chọn này cho phép bạn chọn hai sổ làm việc đang mở để xem bên cạnh hoặc chồng lên nhau, rất phù hợp để so sánh.
• Chuyển Windows: Nhấp vào nút này khi bạn mở nhiều sổ làm việc Excel cùng một lúc và muốn chuyển đổi giữa chúng một cách nhanh chóng. Không cần thu nhỏ và phóng to cửa sổ với tính năng tuyệt vời này.

14. Cài đặt Add-In tiện dụng

Phần bổ trợ Office tương tự như phần mở rộng của trình duyệt ở chỗ chúng là công cụ để nâng cao trải nghiệm ứng dụng, dữ liệu và hiệu quả của bạn. Và trong Excel, bạn có nhiều phần bổ trợ hữu ích để lựa chọn tùy theo nhu cầu của mình.

chọn Chèn tab và nhấp vào Phần bổ trợ > Nhận phần bổ trợ. Sau đó, bạn có thể kiểm tra các công cụ theo danh mục. Chẳng hạn, danh mục Năng suất chứa các phần bổ trợ cho tự động hóa tài liệu và bộ sưu tập mẫu. Ngoài ra, danh mục Quản lý dự án có phần bổ trợ cho biểu đồ Gantt và bộ hẹn giờ hoạt động.

Một số phần bổ trợ miễn phí trong khi những phần bổ trợ khác phải trả phí, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra chi tiết trước khi cài đặt phần bổ trợ.

Làm cho Excel tiết kiệm thời gian hơn

Như bạn có thể thấy, có nhiều thủ thuật và công cụ Excel mà bạn có thể sử dụng để tiết kiệm thời gian. Đây chỉ là một vài ý tưởng mà bạn có thể sử dụng khi làm việc với Excel. Giờ đây, nếu bạn liên tục thấy mình thực hiện thủ công một tác vụ dài, rất có thể Excel có một công cụ giúp bạn hoàn thành tác vụ đó nhanh hơn.

Bây giờ bạn đã biết cách làm việc nhanh hơn trong Excel, bạn có thể mở rộng khả năng ứng dụng của nó vào cuộc sống hàng ngày của mình.