Tổ chức và tổ chức hội thảo trên web

Trong thời đại mà ngân sách sự kiện đang bị cắt giảm và truy cập Internet băng thông rộng đang tăng lên, hội thảo trên web ngày càng trở nên phổ biến. Hội thảo trên web là hội thảo dựa trên web, thường bao gồm hơn 30 người tham gia và được sử dụng để thực hiện các bài thuyết trình, hội thảo, bài giảng và các cuộc họp quy mô lớn. Vì hội thảo trên web được tổ chức trực tuyến, chúng cho phép các công ty tiết kiệm tiền đi lại, ăn uống và địa điểm, tất cả đều là chi phí thường liên quan đến hội thảo trực tiếp. Tuy nhiên, do số lượng người tham dự lớn, hội thảo trên web cần có kế hoạch cẩn thận để thành công. Đây là lý do tại sao những người lập kế hoạch tổ chức hội thảo trên web cần dành thời gian của họ để đảm bảo rằng họ thực hiện đúng tất cả các bước cần thiết sẽ đảm bảo thành công của hội thảo trên web.

Để giúp bạn tổ chức hội thảo trên web của mình, chúng tôi đã nêu bật các bước quan trọng nhất mà bạn cần thực hiện bên dưới.

Chọn một ngày xa trước

Điều đầu tiên bạn nên làm khi lập kế hoạch hội thảo trên web, hoặc một loạt hội thảo trên web, là tham khảo trước lịch nghỉ và sự kiện. Hãy nhớ rằng bạn sẽ mời một số người có lịch trình bận rộn, vì vậy hãy thông báo đủ cho họ để dành thời gian cho hội thảo trên web của bạn. Ví dụ, một tuần trước kỳ nghỉ lễ Giáng sinh có thể cực kỳ bận rộn, vì mọi người đang cố gắng kết thúc mọi thứ lỏng lẻo của họ trước khi họ đi nghỉ. Bằng cách xem xét cẩn thận các ngày bạn đã chọn, bạn có thể đảm bảo tham dự tối đa.

Đảm bảo rằng bạn chọn đúng thời điểm

Xem xét sự khác biệt về múi giờ; nếu bạn đang ở bờ biển phía tây, nhưng cũng đang mời những người tham gia từ bờ biển phía đông (và ngược lại), đừng lên lịch hội thảo trên web về thời điểm những người tham gia của bạn sẽ vắng mặt tại văn phòng. Ngoài ra, đừng lên lịch hội thảo trên web của bạn quá gần cuối ngày – đây là lúc những người tham gia của bạn sẽ muốn thư giãn và xem họ vẫn phải làm gì để về nhà đúng giờ. Nếu bạn đang mời mọi người từ các quốc gia khác, hãy chọn thời gian có thể phù hợp với tất cả những người tham gia (hiếm khi xảy ra) hoặc dự định tổ chức hội thảo trên web của bạn nhiều lần để tính đến các múi giờ khác nhau.

Chọn công cụ hội thảo trên web của bạn

Hầu hết các công cụ họp trực tuyến đều có các tùy chọn hội thảo trên web, bạn chỉ cần chọn kế hoạch tương ứng với số lượng người tham gia mà bạn dự kiến ​​mời. Kiểm tra các công cụ khác nhau có sẵn và chọn một công cụ có các tính năng và chức năng phù hợp nhất với bạn. Tùy thuộc vào loại hội thảo trên web mà bạn sẽ trình bày, bạn có thể cần thay đổi giữa các diễn giả một cách dễ dàng hoặc ghi lại hội thảo trên web để đăng trực tuyến. Nghiên cứu tất cả các tính năng từ một số công cụ khác nhau và bạn chắc chắn sẽ tìm thấy phần mềm hoàn hảo cho dịp của mình. Đảm bảo rằng khi bạn đã chọn công cụ, nhà cung cấp của bạn sẵn sàng đào tạo bạn để bạn có thể tận dụng tối đa hội thảo trên web của mình.

Thực hành chạy hội thảo trên web

Với tư cách là người tổ chức, bạn sẽ phải đảm bảo rằng hội thảo trên web diễn ra suôn sẻ. Chẳng hạn, không có lý do gì để bạn không biết cách chuyển đổi giữa các diễn giả, tham gia cuộc thăm dò ý kiến ​​hoặc ghi lại hội thảo trên web. Mời một số đồng nghiệp giúp bạn kiểm tra công cụ vài lần sau khi bạn đào tạo với nhà cung cấp. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng tất cả những người thuyết trình của bạn đều quen thuộc với công cụ hội thảo trên web.

Xây dựng chương trình nghị sự và lời mời

Trước khi mời khán giả của bạn, hãy thiết lập hội thảo trên web của bạn một cách cẩn thận. Hãy nghĩ xem hội thảo trên web của bạn sẽ kéo dài bao lâu và các mục chính mà bạn muốn thảo luận theo thứ tự mà bạn muốn thảo luận. Đồng thời lên kế hoạch cho một phiên Hỏi và Đáp, vì những người tham dự của bạn có thể sẽ có một số câu hỏi ở cuối bài thuyết trình của bạn. Sau đó, phác thảo chương trình làm việc trong lời mời. Đây là cách dễ nhất để những người tham gia của bạn biết liệu hội thảo trên web của bạn có liên quan đến họ hay không. Lời mời cũng phải bao gồm một liên kết cho phép những người tham gia của bạn kết nối với hội thảo trên web, cũng như số gọi đến, trong trường hợp họ muốn nghe qua điện thoại.

Mời khán giả của bạn

Hãy suy nghĩ cẩn thận về những gì bạn muốn trình bày và chọn đối tượng của bạn cho phù hợp. Hãy nhớ theo dõi các câu trả lời của bạn để bạn biết ai sẽ tham dự hội thảo trên web của mình. Bằng cách theo dõi chặt chẽ danh sách người tham dự của mình, bạn sẽ có thể lập kế hoạch theo dõi trước.

Lập kế hoạch cho bài thuyết trình của bạn

Hãy nhớ rằng các bản trình bày cuộc họp trực tuyến tốt nhất có tính trực quan cao và hấp dẫn. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng PowerPoint, đừng nhồi nhét các trang trình bày chỉ với các từ. Bao gồm các hình ảnh có liên quan đến những gì bạn đang trình bày. Bạn cũng có thể sử dụng video và thậm chí cả trò chơi trực tuyến, nếu thích hợp, để làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên sống động. Một số người lập kế hoạch hội thảo trên web thậm chí còn gửi tài liệu đến văn phòng của những người tham gia trước cuộc họp. Học cách suy nghĩ sáng tạo và hội thảo trên web của bạn sẽ trở nên sống động.

Ghi lại hội thảo trên web của bạn

Bằng cách tạo bản ghi lại hội thảo trên web của bạn, những người muốn xem lại một số cuộc thảo luận hoặc những người không thể tham gia, có thể lắng nghe những gì đã được nói trong thời gian riêng của họ. Nếu bạn đang liên kết hội thảo trên web của mình với một chiến dịch tiếp thị trực tuyến, bạn có thể sử dụng bản ghi âm trong bất kỳ email nào bạn gửi đi, củng cố thông điệp của bạn.

Theo sát

Cũng như các cuộc họp trực tuyến, việc theo dõi hội thảo trên web là cực kỳ quan trọng. Nhắc những người tham gia của bạn về những gì đã được thảo luận và tiến hành một cuộc khảo sát để thu thập suy nghĩ của họ về cách diễn ra hội thảo trên web. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một hội thảo trên web khác mà khán giả của bạn có thể quan tâm, hãy đảm bảo cho họ biết khi nào họ có thể nhận được lời mời.

Xem lại phản hồi của bạn

Luôn đảm bảo xem lại bất kỳ phản hồi nào mà bạn đã nhận được trên các hội thảo trên web của mình. Đây là cách bạn có thể cải thiện những cái tiếp theo của mình. Đặc biệt chú ý đến phản hồi liên quan đến bài thuyết trình, vì điều đó tạo nên cốt lõi của hội thảo trên web.