Tại sao mọi người sử dụng Notion? Liệu có xứng đáng được thổi phồng?

Khái niệm. Bạn có thể đã nghe tên từ một người bạn hoặc trên phương tiện truyền thông xã hội. Phần mềm năng suất chắc chắn là một chủ đề nóng đối với các chuyên gia cũng như những người đam mê thói quen. Nhưng nếu bạn không ở trong vòng lặp, có thể khó hiểu được lợi ích của nó.

Nếu sự tò mò của bạn lên đến đỉnh điểm và bạn muốn biết tại sao có vẻ như mọi người đang sử dụng Notion, hãy tiếp tục đọc.

1. Mọi người sử dụng khái niệm vì nó linh hoạt

Notion vừa là phần mềm quản lý dự án vừa là phần mềm ghi chú. Khả năng viết và thêm các yếu tố ở bất cứ đâu làm cho nó trở thành một trong những điều gần gũi nhất để phác thảo danh sách việc cần làm và trình theo dõi của riêng bạn trên giấy.

Cho dù đó là mục đích sử dụng cá nhân hay doanh nghiệp, khả năng tùy chỉnh vô hạn của Notion cho phép bạn tạo hầu hết mọi bố cục mà bạn muốn. Tuy nhiên, không giống như phác thảo hệ thống của riêng bạn trên giấy, bạn có thể kéo và thả để sắp xếp lại các mục trên một trang. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng thêm cơ sở dữ liệu và thuộc tính cơ sở dữ liệu vào bố cục của mình, giúp chúng hoạt động hiệu quả.

Cái tên khiến chúng có vẻ phức tạp, nhưng cơ sở dữ liệu chỉ đơn giản là các bố cục như bảng và đường thời gian. Và các thuộc tính cơ sở dữ liệu trong Notion chỉ đơn giản là các vai trò mà bạn gán cho các trường trống bên trong chúng. Các thuộc tính này giúp bạn thiết lập các loại thông tin bạn muốn tổ chức. Họ cũng giữ cho đầu vào của bạn nhất quán.

Chẳng hạn, bạn muốn sử dụng Notion làm công cụ theo dõi ngân sách để theo dõi thói quen chi tiêu của mình. Để làm như vậy, bạn tạo một cơ sở dữ liệu bảng với các thuộc tính cơ sở dữ liệu sau:

• Tên—một thuộc tính mặc định. Đây là trường văn bản cũng tạo trang con để hỗ trợ ghi chú. Bạn sẽ sử dụng điều này để đặt tiêu đề cho giao dịch, sau đó nhấp vào đó để thêm bất kỳ bản ghi nhớ nào.
• Con số—một thuộc tính được định dạng cho các số. Bạn sẽ sử dụng điều này để đánh dấu chi phí của mỗi giao dịch. Bạn có thể dùng Tính toán ở cuối bảng để hiển thị tổng số.
• Lựa chọn—thuộc tính này cho phép bạn tạo một danh sách các tùy chọn tùy chỉnh để hiển thị một câu trả lời nhanh. Bạn có thể sử dụng điều này cho các danh mục chi tiêu của mình, cho phép bạn lọc chúng sau này.

Ngoài các thuộc tính này, Notion còn cung cấp nhiều tính năng khác, chẳng hạn như:

• Trạng thái—để cung cấp cho bạn tổng quan nhanh về khối lượng công việc tổng thể của bạn.
• đa lựa chọn—nếu bạn muốn có một danh sách các tùy chọn có nhiều hơn một câu trả lời—rất phù hợp để gắn thẻ.
• Chữ—để hiển thị các ghi chú nhanh hoặc quan trọng trên cơ sở dữ liệu của bạn.
• Ngày—để đặt ngày đến hạn và lời nhắc Notion.
• Người—để giao nhiệm vụ cho người khác hoặc ghi chú người cần báo cáo.
• Tệp và phương tiện—để chia sẻ tài liệu hoặc tệp hỗ trợ.
• Thông tin liên lạc—để dễ dàng truy cập email và số điện thoại, đặc biệt hữu ích nếu bạn đang sử dụng Notion làm CRM.
• công thức—giống như những gì bạn tìm thấy trong phần mềm bảng tính như Sheets và Excel.
• ghi chú sáng tạo—cập nhật tự động để hiển thị ai đã tạo hoặc chỉnh sửa một mục trong cơ sở dữ liệu và khi nào.
• Quan hệ và cuộn lên—những thứ này giúp bạn kết nối cơ sở dữ liệu và chia sẻ thông tin giữa chúng.

2. Mọi người sử dụng khái niệm vì nó mạnh mẽ

Cho dù bạn là người có tư duy về bức tranh lớn, bạn thích tổ chức và phân tích các chi tiết hay cả hai, Notion đều đáp ứng được nhu cầu của bạn. Nhờ mức độ tùy chỉnh cao, bạn có thể làm cho bố cục của mình ở mức tối thiểu hoặc mạnh mẽ tùy thích. Ngoài ra, bạn có thể bao gồm nhiều cơ sở dữ liệu duy nhất trên cùng một trang mà không làm thay đổi cơ sở dữ liệu này phản ánh cơ sở dữ liệu khác.

Ví dụ: khi tạo trình theo dõi chi tiêu, bạn có thể muốn đưa vào một bố cục để giúp bạn luôn cập nhật các hóa đơn của mình. Điều đó sẽ trông hoàn toàn khác, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cần tạo một trang mới hoặc liên kết nhiều trang với nhau trong bảng điều khiển.

Tất cả những gì bạn cần làm là chọn một vùng trống bên trên hoặc bên dưới công cụ theo dõi chi tiêu của mình và tạo cơ sở dữ liệu mới theo cách bạn thấy phù hợp. Điều này làm cho phần mềm dễ sử dụng hơn vì bạn có thể giữ tất cả các mục liên quan trên cùng một trang mà không thực hiện các thay đổi không mong muốn đối với phần còn lại.

Ngoài ra, nếu bạn cần một trang đơn giản với một danh sách kiểm tra hoặc một nơi để thu thập và sắp xếp các ghi chú của mình trong Notion, bạn cũng có thể làm điều đó.

3. Mọi người sử dụng khái niệm vì nó rẻ hoặc miễn phí

Về cơ bản, bạn có thể làm bất cứ điều gì với gói Miễn phí của Notion miễn là bạn không có ý định:

• Cộng tác với hơn mười người.
• Yêu cầu các công cụ tìm kiếm thu thập dữ liệu các trang công khai của bạn.
• Sử dụng các liên kết hết hạn.
• Cần rất nhiều quyền kiểm soát đối với không gian nhóm.

Có một vài hạn chế khác mà Notion vượt qua trong phân tích giá của nó, nhưng nếu bạn đang sử dụng phần mềm cho mục đích sử dụng cá nhân, thì bạn nên ở lại với gói Miễn phí. Điều đó không có nghĩa là bạn không thể sử dụng tài khoản miễn phí của mình để phác thảo quy trình làm việc với đồng nghiệp trong Notion hoặc tạo bảng dự án. Nó chỉ đơn giản có nghĩa là gắn bó với mười người giống nhau trong không gian làm việc của bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn là người dùng có tính cộng tác cao và bạn thấy các giới hạn gây trở ngại cho tinh thần đồng đội của mình, Notion cung cấp hai gói nhỏ hơn giữa tài khoản Cá nhân miễn phí và tài khoản Doanh nghiệp rộng lớn. Tài khoản Plus là một giải pháp tuyệt vời dành cho các nhóm nhỏ hơn để lập kế hoạch và làm việc cùng nhau mà không phải trả tiền cho hàng loạt dịch vụ bổ sung mà bạn không có khả năng sử dụng.

4. Mọi người sử dụng khái niệm vì nó đẹp

Cho dù bạn thích chế độ tối hay sáng, giao diện tối thiểu và cách phối màu của Notion đều bóng bẩy và tập trung. Ngoài ra, bất kể trình độ kỹ năng của bạn là gì, nó cũng làm cho bố cục của bạn trông gọn gàng và ngăn nắp hơn.

Hơn nữa, nó cung cấp mọi thứ bạn cần để sắp xếp thông tin và ghi chú, bao gồm:

• Định dạng văn bản đơn giản.
• Biểu tượng và biểu tượng cảm xúc.
• Phương tiện và khối nhúng.
• Liên kết và dấu trang.
• Cơ sở dữ liệu bao gồm bảng, thẻ, lịch, danh sách, thư viện và bố cục dòng thời gian.
• Màu nền, trích dẫn và chú thích.

Có nhiều cách để tô màu mã và sắp xếp công việc của bạn, và Notion thực hiện rất nhiều công việc giữ mọi thứ gọn gàng cho bạn.

Hãy dùng thử Notion

Có nhiều lý do khiến nhiều người sử dụng Notion. Nó có khả năng tùy chỉnh cao, có thể xử lý cả chi tiết lớn và nhỏ, có sẵn với chi phí thấp hoặc miễn phí, đồng thời giúp bạn duy trì không gian làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Nó cũng nhanh chóng để tìm hiểu và làm quen.

Cách tốt nhất để bắt đầu là đi sâu vào ngay. Tìm hướng dẫn cho trang bạn muốn xây dựng và bắt đầu.