Tài liệu Canva là gì? Đây là tất cả mọi thứ bạn cần biết

Chúng ta có thực sự cần một ứng dụng xử lý tài liệu khác khi chúng ta đã có những công cụ mạnh mẽ như Microsoft Word và Google Docs không? Bên cạnh đó, nhiều hệ thống năng suất như Notion, Coda, ClickUp, Monday và Asana đi kèm với các tính năng chỉnh sửa tài liệu tích hợp.

Câu hỏi vẫn là: tại sao mọi người nên quan tâm đến Canva Docs? Hãy cùng tìm hiểu xem Canva Docs là gì, điều gì khiến nó khác biệt so với phần còn lại và tại sao nó đáng để thử.

Tài liệu Canva là gì?

Đối với những người mới bắt đầu, Canva là một nền tảng thiết kế đồ họa phổ biến đối với những người làm nghề tự do và doanh nghiệp nhỏ, những người sử dụng nền tảng này để tạo tài sản kỹ thuật số nhằm phát triển thương hiệu của họ. Một số tài sản này bao gồm tạo các nhà lập kế hoạch kỹ thuật số, thiết kế chữ ký email và danh thiếp.

Gần đây, Canva đã mở rộng sang không gian làm việc bằng cách thêm các tính năng như thuyết trình, chỉnh sửa video và bảng trắng. Xử lý tài liệu là tính năng mới nhất trên khối.

Canva Docs là trình tạo tài liệu ưu tiên hình ảnh, kết hợp các tính năng xử lý tài liệu chính với các yếu tố trực quan tương tác như hình ảnh, đồ họa, biểu đồ và video.

10 tính năng hàng đầu của Canva Docs

Thoạt nhìn, Canva Docs có vẻ rất đơn giản. Tuy nhiên, bạn sẽ ngạc nhiên khi tìm thấy một số tính năng mạnh mẽ được tích hợp bên dưới giao diện quá đơn giản của nó. Hãy tìm hiểu sâu và khám phá các tính năng có sẵn trong Canva Docs.

1. Mẫu tài liệu

Theo đúng phong cách Canva, Canva Docs đi kèm với các mẫu để giúp bạn bắt đầu.

Hiện tại, có hơn 100 mẫu tài liệu thẩm mỹ đáp ứng các trường hợp sử dụng khác nhau, bao gồm:

• đề xuất kinh doanh
• Chiến lược truyền thông xã hội
• Biên bản cuộc họp
• giáo án

2. Viết ma thuật

Magic Write là trợ lý viết AI của Canva Docs, giúp bạn biến ý tưởng của mình thành bản nháp đầu tiên chỉ trong vài giây.

Bạn có thể sử dụng nó cho:

• Động não những ý tưởng mới (ví dụ: ý tưởng bài đăng trên blog).
• Tạo đề cương cho các phần nội dung có cấu trúc.
• Tạo văn bản dạng ngắn (ví dụ: bản sao trên mạng xã hội) và dạng dài (ví dụ: bài đăng trên blog, bài tiểu luận).

3. Bảng và Biểu đồ

Bạn có thể dễ dàng thêm bảng và biểu đồ vào tài liệu của mình.

Lúc đầu, các bảng của Canva trông rất đơn giản, tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh chúng cho phù hợp với sở thích của mình. Để thêm biểu đồ vào tài liệu của mình, bạn có tùy chọn nhập dữ liệu vào bảng theo cách thủ công hoặc nhập dữ liệu từ tệp CSV hoặc Google Trang tính.

4. Thư viện phương tiện

Một tính năng độc đáo khiến Canva Docs khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh là quyền truy cập vào các tệp phương tiện chất lượng cao.

Tương tự như giao diện thiết kế đồ họa của Canva, bạn có quyền truy cập vào kho ảnh, video, GIF và các yếu tố đồ họa ngay bên trong Canva Docs.

5. Thiết kế

Bạn có thể tạo và thêm các thiết kế mới vào Tài liệu Canva của mình.

Tính năng này mở ra một không gian thiết kế bật lên nơi bạn có thể tạo các thiết kế mới từ đầu hoặc chọn từ thư viện các mẫu được tạo sẵn. Những thiết kế này giống như các biểu ngữ do định dạng hình chữ nhật cố định của chúng.

6. Nhúng

Tính năng nhúng cho phép bạn nhúng liên kết trang web, video trên YouTube, bài đăng trên mạng xã hội, v.v., ngay bên trong Canva Docs.

Ngoài ra, bạn có thể nhúng bất kỳ dự án Canva nào trước đây của mình (thiết kế đồ họa, bản trình chiếu, video, bảng trắng) thông qua liên kết nhúng hoặc chỉ cần kéo và thả chúng từ tab Dự án ở menu bên trái.

7. Lệnh ma thuật

Tất cả các tính năng được đề cập ở trên, có liên quan đến việc tạo và chỉnh sửa tài liệu của bạn, có thể được truy cập thông qua các lệnh ma thuật trong hộp lệnh. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào biểu tượng dấu cộng trên tài liệu hoặc nhấn phím gạch chéo (/) trên bàn phím của bạn.

Bạn có thể chọn nhập lệnh mình muốn, sử dụng các phím mũi tên để cuộn qua các tùy chọn và nhấn Enter. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng thêm bất kỳ loại nội dung nào vào Canva Docs mà không cần nhấc ngón tay khỏi bàn phím.

8. Hợp tác

Bạn có thể mời những người cụ thể cộng tác trên tài liệu hoặc chia sẻ liên kết công khai tới tài liệu của mình.

Đối với mỗi tùy chọn, bạn có thể đặt quyền để xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa. Ngoài ra, có một tính năng hẹn giờ ở góc dưới cùng bên trái để theo dõi thời gian dành cho các phiên cộng tác. Bạn cũng có thể sử dụng nó nếu bạn đang làm việc một mình và muốn theo dõi thời gian bạn làm việc trên một tài liệu.

9. Thông tin chi tiết

Tính năng này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tài liệu của bạn: số từ, số ký tự và thời gian đọc.

Nếu bạn chia sẻ liên kết đến tài liệu của mình, bạn cũng có thể xem các phân tích của nó trong phần này. Bạn có quyền truy cập vào các số liệu chính như lượt xem trang, số người xem, tổng số nhận xét, v.v.

10. Trình bày

Nếu bạn thường tạo các bản trình chiếu từ tài liệu của mình, thì tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Nó cho phép bạn chuyển đổi tài liệu của mình thành một bản chiếu chỉ bằng một nút bấm.

Canva không chỉ chuyển nội dung của bạn thành các tầng mà còn xử lý việc tổ chức, thiết kế và định dạng. Bạn cũng có tùy chọn để điều chỉnh nội dung và thiết kế của trang chiếu được tạo tự động.

Hạn chế của Canva Docs

Cài đặt trang của Canva bị hạn chế rất nhiều. Khi mở Canva lần đầu tiên, bạn sẽ nhận thấy ngay rằng đó là một tài liệu không có trang, không có tùy chọn tạo các trang riêng biệt hoặc đặt kích thước tài liệu (ví dụ: Letter, A4, v.v.).

Điều này có nghĩa là trong khi chỉnh sửa tài liệu của bạn, không có cách nào để biết phần nội dung nào phù hợp với các trang khác nhau. Điều này đi kèm với những hạn chế khác, chẳng hạn như:

• Không ngắt trang
• Không có cài đặt định hướng trang
• Không có số trang
• Không có đầu trang và chân trang
• Không có thay đổi ký quỹ

Một hạn chế khác cần lưu ý là bạn không thể chia nội dung của mình thành các cột riêng biệt. Ví dụ: bạn không thể đặt hình ảnh ở bên trái hoặc bên phải, với văn bản chạy xung quanh chúng. Ngoài ra, Bạn chỉ có thể xuất tài liệu của mình dưới dạng tệp PDF với các tùy chọn kích thước sau: A3, A4, Letter và Legal.

Ai nên sử dụng Canva Docs?

Tương tự như các công cụ xử lý tài liệu hiện có, Canva Docs có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Do đó, bạn không thể hoàn toàn dựa vào nó để tạo tất cả các loại tài liệu. Vì vậy, trong những trường hợp nào bạn nên cân nhắc sử dụng Canva Docs?

Sử dụng Canva Docs nếu:

• Bạn đã sử dụng Canva để thiết kế tài sản kỹ thuật số.
• Bạn muốn sử dụng một công cụ xử lý tài liệu kéo và thả đơn giản.
• Bạn là một người sáng tạo muốn tạo các tài liệu trực quan và có tính tương tác cao.
• Bạn muốn có hình ảnh, video và các yếu tố đồ họa chất lượng cao trong tầm tay.

Canva Docs vẫn ở đây

Bất chấp những hạn chế của nó, Canva Docs đã ra mắt mạnh mẽ với các tính năng độc đáo giúp nó có lợi thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Thật dễ dàng để tạo các tài liệu có hình ảnh chuyên nghiệp và trực quan cao với ít kinh nghiệm và không mất nhiều thời gian.

Nếu đã đọc đến đây, thì giờ bạn đã biết những gì có thể mong đợi từ Canva Docs và liệu bạn có muốn dùng thử hay không. Trong thời gian chờ đợi, bạn cũng có thể tìm hiểu cách chỉnh sửa nhanh các tệp PDF trong Canva.