ProofHub là gì? 7 tính năng tốt nhất cho quản lý dự án

Thực hành quản lý dự án đang thay đổi, bao gồm các công cụ cần thiết để đạt được kết quả vượt trội. Một công cụ quản lý dự án lý tưởng phải cho phép sự linh hoạt, quản lý nhiệm vụ hiệu quả và giao tiếp liền mạch giữa người quản lý và các thành viên trong nhóm.

Trong những năm qua, ProofHub đã chứng minh được độ tin cậy của mình như một công cụ quản lý dự án tuyệt vời giúp giảm bớt gánh nặng cho các nhà quản lý và cung cấp một nền tảng coi trọng hiệu quả. Bài viết này nhằm mục đích hướng dẫn bạn về ProofHub và nêu bật bảy tính năng tốt nhất của nó để quản lý dự án.

ProofHub là gì?

ProofHub là một phần mềm quản lý dự án linh hoạt được các tổ chức hàng đầu sử dụng cho các mục đích quản trị đến quản lý công việc. ProofHub được ưa thích trong các ngành công nghiệp lớn từ xa vì nó giúp họ đạt được các kế hoạch dự án mà không gặp rắc rối trong việc báo cáo tại chỗ.

Với ProofHub, bạn có thể hỗ trợ các cuộc họp nhóm từ xa một cách hiệu quả, phân công nhiệm vụ và hoàn thành các dự án mà không cần họp trực tiếp với các thành viên trong nhóm. Các chuyên gia trong ngành gọi nó là “phần mềm quản lý dự án tất cả trong một” lý tưởng cho các doanh nghiệp quy mô vừa đến lớn, nơi giám sát nhiệm vụ cá nhân là điều cần thiết.

ProofHub giống như một phòng giám sát ảo, nơi bạn có thể giám sát hoạt động của mọi thành viên trong nhóm, sửa nhiệm vụ hoặc phê duyệt chúng. Nó tạo ra một quy trình làm việc suôn sẻ trong tổ chức và cung cấp các tính năng mạnh mẽ giúp tăng năng suất.

Các lợi ích của ProofHub có sẵn với ngân sách nằm trong phạm vi ngân sách của Gói tối ưu với mức 99 đô la được lập hóa đơn mỗi tháng hoặc hàng năm với số tiền 89 đô la được lập hóa đơn mỗi tháng. Gói Cần thiết cũng có sẵn với ngân sách thấp hơn $ 50, thanh toán mỗi tháng và hàng năm với mức $ 45 mỗi tháng. ProofHub cũng có gói miễn phí và thời hạn dùng thử 14 ngày, sau đó bạn có thể đăng ký một trong các dịch vụ trả tiền khi sử dụng.

7 tính năng tốt nhất cho quản lý dự án

ProofHub bao gồm các tính năng khác nhau nhằm hỗ trợ hiệu quả và năng suất quy mô lớn. Tuy nhiên, phần sau nổi bật là các tính năng tốt nhất để quản lý dự án.

1. Quản lý tác vụ

Tính năng quản lý nhiệm vụ của ProofHub giúp người quản lý dự án dễ dàng phân công nhiệm vụ và công việc phụ cho các thành viên trong nhóm. Tính năng này giúp họ xác định người mà họ đã giao một nhiệm vụ nhất định và chia một nhiệm vụ đơn lẻ thành nhiều phần để thực hiện trơn tru.

Bạn được cung cấp một Thêm nhãn phần tùy chỉnh nhãn nhiệm vụ và ưu tiên nhiệm vụ để dễ dàng xác định. Và nếu muốn, bạn có thể thêm các mã cụ thể mà bạn có thể ghi nhớ vào các nhiệm vụ phụ để xem lại chúng khi cần một cách dễ dàng. Ngoài ra, bạn có khả năng lọc qua một đống nhiệm vụ để giải quyết những việc cần được quan tâm khẩn cấp.

2. Quy trình làm việc và Bảng Kanban

Với quy trình làm việc và bảng Kanban, bạn có thể đo lường mức độ tiến triển của công việc từ các giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp theo, cho đến giai đoạn cuối cùng. Để đơn giản, ProofHub trình bày các nhiệm vụ trong các cột, trong đó mỗi cột đại diện cho các giai đoạn khác nhau của một dự án.

Khi các nhiệm vụ này tiến triển, bạn có thể chuyển chúng sang giai đoạn tiếp theo bằng cách kéo các nhiệm vụ sang cột tiếp theo. Với quy trình làm việc và bảng Kanban, bạn có thể tùy chỉnh quy trình làm việc và đưa ra các tiêu đề giữa Làm và Hoàn thành. Sau đó, giao những nhiệm vụ này cho mọi người và nếu bạn muốn, hãy thiết lập nó ở chế độ Riêng tư. Bằng cách này, chỉ những người được chỉ định mới có quyền truy cập vào thông tin được chia sẻ.

3. Báo cáo tùy chỉnh

Với Báo cáo tùy chọn, bạn có thể có được một bản trình bày trực quan về tất cả các mốc hoàn chỉnh và không đầy đủ. Tính năng này giúp bạn theo dõi báo cáo tiến độ của tất cả các công việc và quản lý chúng theo các mốc thời gian đã định sẵn. Bạn cũng có thể thiết lập biểu đồ đốt cháy để đo lường các mục tiêu chung và tốc độ làm việc dự kiến ​​so với kết quả thực tế do nhóm tạo ra.

Báo cáo tùy chỉnh sẽ giúp bạn điều chỉnh lịch trình cho phù hợp để đạt được các mục tiêu đó bất cứ khi nào năng suất giảm. Bạn cũng có thể theo dõi các nhiệm vụ quá hạn và lên lịch lại khi có yêu cầu. Cuối cùng, theo dõi thời gian có thể lập hóa đơn và không lập hóa đơn đã đăng nhập vào một dự án. Nó hoạt động hoàn hảo cho các dịch giả tự do, những người được trả tiền dựa trên lượng thời gian đã đăng nhập và công việc mà họ bỏ ra.

4. Kiểm lỗi trực tuyến

Kiểm lỗi trực tuyến là một tính năng cộng tác cho phép một nhóm các nhà quảng cáo đưa ra đề xuất và chỉnh sửa đối với các tác vụ khác nhau khi họ tiến hành giai đoạn cuối cùng. Tính năng này cho phép nhóm phản hồi hiệu quả và cải thiện hiệu suất và năng suất của nhóm.

Các thành viên trong nhóm đóng góp vào các thiết kế và dự án trong thời gian thực và thực hiện các chỉnh sửa khi cần thiết. Với các công cụ đánh dấu trong tính năng này, bạn có thể chú thích các tệp nêu rõ các khu vực cụ thể mà nhóm sẽ thực hiện các chỉnh sửa. Kiểm lỗi trực tuyến cũng cung cấp các phần nơi các thành viên trong nhóm trả lời các chủ đề tập trung vào một đề xuất.

5. Biểu đồ Gantt

Hình dung là chìa khóa thành công của mọi dự án. Như một phương pháp truyền thống để làm như vậy, người quản lý dự án có thể quyết định tạo biểu đồ Gantt cơ bản bằng bảng tính excel. Trong khi điều này đã hoạt động nhiều lần, ProofHub đã kết hợp tính năng này vào hệ thống của họ, tạo ra một nền tảng nơi người quản lý dự án có thể giám sát các nhiệm vụ riêng lẻ bằng cách sử dụng bố cục biểu đồ.

Do đó, bạn có thể theo dõi trực quan tiến trình của từng nhiệm vụ theo tỷ lệ phần trăm để biết mỗi thành viên trong nhóm đã hoàn thành bao nhiêu công việc. Trên tất cả, ProofHub đã tích hợp Biểu đồ Gantt mẫu sẽ nắm bắt các hoạt động cần thiết trong các nhiệm vụ đó.

Ví dụ: Biểu đồ Gantts có sẵn cho quản lý dự án, chiến dịch tiếp thị và phát triển phần mềm. Các mẫu này sẽ hữu ích cho các nhóm nhanh nhẹn để điều hành quản lý dự án nhanh một cách hiệu quả.

6. Thông báo

Với tính năng này, người quản lý dự án có thể thông báo bằng giọng nói bằng cách nhấp vào biểu tượng loa trên nền tảng. Nó cho phép dễ dàng phổ biến thông tin và chia sẻ cập nhật về một nhiệm vụ. Vì vậy, thay vì nhập tất cả thông tin, bạn có thể gửi một số dưới dạng ghi chú bằng giọng nói. Bạn cũng có thể thêm tiêu đề cho thông báo, mô tả và các tệp hoặc hình ảnh hỗ trợ.

Cuối cùng, người quản lý dự án cũng có thể chọn thành viên để xem một số thông báo nhất định bằng cách đăng ký những người này với họ và sau đó tìm xem ai đã xem họ. Bạn có thể lên lịch để những thông báo này hiển thị trực tiếp trong một khoảng thời gian cụ thể.

7. Thảo luận trực tuyến

Chia sẻ và xem xét kỹ lưỡng kết quả dự án là một trong những cách tốt nhất để cải thiện trách nhiệm giải trình trong nhóm từ xa của bạn. Thảo luận trực tuyến cho phép các thành viên trong nhóm tham gia với đồng nghiệp của họ và chia sẻ ý tưởng với họ một cách tích cực. Với tư cách là người quản lý dự án, tính năng này cho phép bạn tạo các chủ đề thảo luận, bao gồm các dự án trong tương lai và các yêu cầu của khách hàng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể đăng ký mọi người vào các cuộc thảo luận nhất định mà bạn muốn chia sẻ thông tin và ý tưởng tập trung vào một chủ đề cụ thể. Nó cũng cho phép bạn thêm nhận xét và đề cập đến những người trực tiếp trong cuộc thảo luận để đóng góp. Với Thảo luận Trực tuyến, bạn có thể lưu trữ các chủ đề thảo luận, ghim chúng hoặc đánh dấu chúng là riêng tư.

Cách sử dụng ProofHub để quản lý dự án

Bước đầu tiên để sử dụng ProofHub một cách hiệu quả để quản lý dự án là vẽ một kế hoạch dự án. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có trách nhiệm thiết kế một bản thiết kế để đưa ra định hướng cho bạn trong suốt quá trình thực hiện dự án. Vai trò của ProofHub là giúp hình dung các kế hoạch dự án của bạn và hiện thực hóa chúng một cách dễ dàng.

Hơn nữa, một trong những điểm mạnh nhất của quy trình quản lý dự án là tính trật tự. Với tư cách là người quản lý dự án, ProofHub cho phép bạn tổ chức các nhiệm vụ và dự án theo mức độ ưu tiên. Vì vậy, bạn có thể lên lịch thời gian riêng cho các cuộc họp, thảo luận trực tuyến và kiểm chứng và đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện trong các nhóm con khác nhau theo một cách thức thống nhất.

Kết nối công việc của bạn với ProofHub

Có một công cụ quản lý dự án như ProofHub tác động tích cực đến việc kết nối công việc của bạn trong một dự án. Nếu được xử lý bởi một người quản lý dự án có kỹ năng, nó sẽ cải thiện kết quả dự án một cách không thường xuyên. Bằng cách học hỏi để trở thành người quản lý dự án tốt hơn, bạn đặt nhóm của mình lên bệ đỡ để thành công và tăng cơ hội xử lý các dự án trong tương lai.