Làm thế nào Slack Canvas có thể cải thiện quy trình làm việc của bạn
Trước đây, nếu bạn muốn dễ dàng truy cập nội dung liên quan đến một dự án, bạn sẽ tạo một kênh Slack để chia sẻ tài liệu, liên kết và các chi tiết liên quan khác. Thật không may, việc tìm kiếm các tài nguyên sau đó sẽ yêu cầu tìm kiếm rộng rãi hoặc cuộn qua nhiều thông tin.
Nhận thấy hạn chế này, Slack đã giới thiệu một công cụ sáng tạo có tên là Canvas. Slack Canvas là gì và nó có thể giúp tổ chức của bạn hoạt động tốt hơn như thế nào? Hãy xem qua.
Mục Lục
Slack Canvas là gì?
Vào ngày 25 tháng 4 năm 2023, Slack đã công bố Slack Canvas là trung tâm cụ thể để tạo ra kiến thức và chia sẻ toàn nhóm trong một môi trường làm việc trực tuyến nhộn nhịp.
Thay vì phân tán tài nguyên trên một kênh trò chuyện, bạn có thể lưu trữ tệp, liên kết, người, văn bản thuần túy và thậm chí các chức năng trong ứng dụng như yêu cầu dịch vụ trong canvas. Nó giống như có một hệ thống trung tâm, nơi bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ quan trọng và chia sẻ các công cụ hữu ích.
Mỗi cuộc hội thoại hoặc kênh trong ứng dụng Slack—trên tất cả các gói—hiện có Canvas riêng để lưu trữ và sắp xếp thông tin. Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng gói trả phí, bạn có thể tạo canvas—không được liên kết với bất kỳ DM hoặc kênh nào—và chia sẻ nó với các thành viên nhóm cần thiết hoặc đưa họ vào cuộc trò chuyện nhóm trên Slack.
Canvas hoạt động mà không cần lời nhắc mã, vì vậy đồng nghiệp hoặc nhân viên của bạn dễ dàng khám phá, cung cấp và chỉnh sửa thông tin cũng như hướng dẫn. Giống như ứng dụng tài liệu trên đám mây, bạn có thể thêm nhận xét, xem lịch sử thay đổi và kiểm soát ai có thể xem và tương tác với canvas.
Bạn cũng có thể xem và chỉnh sửa Canvas trên thiết bị Android và iOS của mình. Tuy nhiên, chức năng hiện tại không cho phép xóa Canvas trên nền tảng di động.
Slack Canvas hoạt động như thế nào?
Có hai cách để sử dụng Slack Canvases. Đây là cách sử dụng canvas trong cuộc trò chuyện:
- Đi tới kênh, nhóm hoặc DM mà bạn muốn sử dụng Slack Canvas. Bạn sẽ tìm thấy biểu tượng canvas ở góc trên cùng bên phải.
- Nếu bạn đang sử dụng thiết bị di động, biểu tượng này sẽ chỉ hiển thị nếu bạn đã tạo canvas trong cuộc trò chuyện.
- Khi bấm vào biểu tượng canvas, bạn có thể chọn một trang trống, mẫu ghi chú, danh sách việc cần làm hoặc mẫu tài nguyên.
- Bất kỳ ai có thể đăng trong kênh, nhóm hoặc DM đều có thể chỉnh sửa canvas. Nếu bạn bị hạn chế đăng, bạn cũng sẽ không thể chỉnh sửa canvas; bạn sẽ chỉ có thể xem chúng.
- Bạn có thể đề cập đến các thành viên nhóm cụ thể trong canvas và họ sẽ được thông báo.
Ngoài ra, bạn có thể tạo một canvas riêng lẻ.
- Nhấp chuột vải bạt trong thanh bên hoặc trang chủ Slack của bạn nếu bạn đang sử dụng thiết bị di động. Tính năng này chỉ khả dụng trên các gói trả phí.
- Sau đó nhấn vào Canvas mới. Tùy chọn này sẽ chỉ khả dụng trên thiết bị di động nếu bạn tạo canvas lần đầu tiên. Sau khi bạn có sẵn canvas, bạn chỉ có thể xem và chỉnh sửa chúng trên thiết bị di động.
- Sau khi tạo canvas, bạn cần xác định ai có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa canvas.
Slack Canvas hoạt động liền mạch và bạn sẽ thấy nó khá dễ sử dụng.
4 cách bạn có thể sử dụng Slack Canvas để cải thiện quy trình làm việc của mình
Slack Canvases tăng cường chia sẻ, tổ chức và sử dụng thông tin trong các kênh và DM (tin nhắn trực tiếp). Điều này trao quyền cho nhóm của bạn để giảm thời gian dành cho việc truy xuất thông tin và cho phép họ phân bổ nhiều thời gian hơn để thúc đẩy công việc của họ tiến lên.
Dưới đây là bốn cách Slack Canvas có thể cải thiện quy trình làm việc của bạn.
1. Cơ sở dữ liệu một chế độ xem
Slack Canvas cung cấp chế độ xem thống nhất trong đó tất cả thông tin cần thiết được thu thập ở một nơi. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu tìm kiếm qua nhiều nguồn, chẳng hạn như email, cuộc trò chuyện và tài liệu được chia sẻ, tiết kiệm thời gian và giảm phân mảnh thông tin.
2. Theo dõi quy trình của nhóm
Slack Canvas cho phép các nhóm theo dõi và giám sát các quy trình của họ một cách hiệu quả. Nó cung cấp một không gian dành riêng để ghi lại các ghi chú cuộc họp, theo dõi các mục hành động, chia sẻ các liên kết và tài nguyên có liên quan cũng như tạo tổng quan với các câu hỏi thường gặp (FAQ).
Điều này hợp lý hóa quy trình công việc của nhóm và đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin cập nhật. Các nhóm thường cần trợ giúp theo dõi các mục hành động được thảo luận trong các cuộc họp.
Với Slack Canvas, các thành viên trong nhóm có thể lập tài liệu và cập nhật các mục hành động trong thời gian thực, đảm bảo trách nhiệm giải trình và theo dõi tiến độ. Điều này giúp nhóm luôn có tổ chức và liên kết để đạt được mục tiêu của họ.
3. Thúc đẩy cộng tác trong thời gian thực
Các nhóm từ xa hoặc phân tán phải đối mặt với những thách thức trong việc cộng tác hiệu quả và duy trì thông tin liên lạc rõ ràng.
Slack Canvas khuyến khích cộng tác theo thời gian thực trong các nhóm. Nó cho phép các thành viên trong nhóm đưa Canvas trực tiếp vào một cuộc trò chuyện nhóm, cho phép xem đồng thời, thảo luận trực tiếp và chỉnh sửa theo thời gian thực.
4. Chia sẻ kiến thức giữa các nhóm
Slack Canvas tạo điều kiện chia sẻ kiến thức và thông tin giữa các nhóm. Các nhóm có thể lập tài liệu và sắp xếp kiến thức cụ thể cho một chủ đề hoặc dự án bằng cách tạo Canvas. Kiến thức này có thể bao gồm các phương pháp hay nhất, hướng dẫn và thông tin chính về các bên liên quan.
Chẳng hạn, trong buổi ra mắt sản phẩm toàn công ty, nhiều nhóm khác nhau cần truy cập thông tin về sản phẩm, các tính năng và đối tượng mục tiêu của sản phẩm. Canvas cho phép các nhóm tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ khách hàng cộng tác, lưu trữ các tài nguyên có liên quan và chia sẻ thông tin chi tiết có giá trị một cách dễ dàng.
Tổ chức với Slack Canvas
Mọi tổ chức đều tìm cách đẩy thanh năng suất của mình đến tầm với xa nhất. Một cách để khiến nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn là cải thiện giao tiếp và tính năng Canvas trên Slack sẽ giúp bạn làm điều này!