Làm thế nào để trở nên năng suất hơn bằng cách sử dụng Luật Parkinson
Nếu bạn vật lộn với thời hạn, có xu hướng trì hoãn nhiều hoặc dễ bị phân tâm bởi một thông báo ngẫu nhiên; bạn có thể là nạn nhân của định luật Parkinson. Định luật Parkinson giải thích rằng chúng ta càng có nhiều thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể thì càng mất nhiều thời gian để hoàn thành nó.
Đây là lý do tại sao sự trì hoãn rất phổ biến. Nhưng làm thế nào để một người vượt qua nó? Trước khi chúng ta có thể nói về việc khắc phục định luật Parkinson, điều quan trọng là phải hiểu bản chất của nó và tại sao nó phổ biến.
Mục Lục
Định luật Parkinson là gì?
Định luật Parkinson là một câu ngạn ngữ nổi tiếng được đặt ra bởi Cyril Northcote Parkinson, một nhà sử học hải quân người Anh. Nó nói:
Một quan sát phổ biến là công việc mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành nó.
Để hiểu khái niệm này, hãy xem xét một người được giao nhiệm vụ viết một bài luận trong thời hạn 48 giờ. Người đó, vào ngày đầu tiên, sẽ thu thập dữ liệu liên quan để nghiên cứu và lập dàn ý. Tiếp theo, họ sẽ làm việc và viết bản nháp đầu tiên của bài luận.
Khi thời hạn đến gần, chỉ còn vài giờ nữa, họ sẽ chỉnh sửa, đọc lại và cuối cùng gửi bản thảo. Điều gì sẽ xảy ra nếu người đó được đưa ra thời hạn 24 giờ? Hoàn toàn có khả năng người đó sẽ dễ dàng viết bài luận được giao trong vòng 24 giờ mà không làm giảm chất lượng.
Bây giờ hãy nghĩ về tần suất bạn gặp phải những trường hợp tương tự. Bạn có thể nghĩ về một số trường hợp mà bạn được giao một nhiệm vụ với thời hạn dài hơn. Nhưng thay vì hoàn thành công việc trong khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, bạn đã lấy tất cả thời gian có sẵn (theo thời hạn) để hoàn thành công việc.
Sử dụng Luật Parkinson để tối đa hóa năng suất của bạn
Mặc dù định luật Parkinson phổ biến và dường như không thể tránh khỏi, nhưng bạn có thể sử dụng nó để tạo lợi thế cho mình bằng cách kiểm soát cách bạn sử dụng thời gian. Dưới đây là một số chiến lược bạn có thể sử dụng để vượt qua định luật Parkinson và trở nên hiệu quả hơn:
1. Đặt mục tiêu SMART
Mọi người có xu hướng chểnh mảng và trì hoãn nhiều hơn khi họ không cảm thấy công việc của mình quan trọng. Một nguyên nhân chính khác của sự trì hoãn là sự không chắc chắn về các bước tiếp theo. Nếu bạn không biết mình sẽ làm gì sau khi hoàn thành một dự án, rất có thể bạn sẽ trì hoãn việc hoàn thành nó.
Đó là lý do tại sao việc đặt mục tiêu SMART để vượt qua định luật Parkinson là rất quan trọng. Có một mục tiêu cụ thể và hạn chế về thời gian trong đầu sẽ khiến bạn háo hức hơn để thực hiện mục tiêu đó, đồng thời sử dụng thời gian và các nguồn lực khác một cách có ý thức hơn.
2. Lên lịch hiệu quả
Chúng ta đều biết tầm quan trọng của việc lập kế hoạch. Nó giúp chúng ta luôn ý thức về cách chúng ta sử dụng thời gian, giảm thiểu tác động tiêu cực của định luật Parkinson. Để lên lịch và lập kế hoạch hiệu quả, bạn có thể sử dụng các ứng dụng lịch để lên lịch cho các tác vụ.
Tuy nhiên, bạn phải luôn bao gồm thời gian giới hạn trong lịch trình của mình. Thời gian giới hạn được chỉ định (trong ngày) mang lại cho bạn cảm giác cấp bách và bạn buộc phải hoàn thành nhiệm vụ của mình trong ngày trong khung thời gian đó.
Khi bạn không có giới hạn thời gian cố định, bạn cảm thấy mình có nhiều thời gian hơn và dễ bị phân tâm hoặc làm việc chậm chạp. Bạn tự nhủ rằng mình sẽ bù đắp bằng cách làm thêm nhiều giờ vào ban đêm, do đó, “mở rộng công việc”.
3. Đặt cho mình những thời hạn trung gian
Định luật Parkinson ảnh hưởng nặng nề nhất khi bạn có một dự án lớn với thời hạn dài. Hạn chót dài hơn có nghĩa là bạn có nhiều thời gian hơn để thư giãn và không bị phân tâm. Để tránh điều đó, bạn cần chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Bây giờ hãy đặt thời hạn trung gian cho từng nhiệm vụ nhỏ hơn và lên lịch cho chúng.
Chia nhỏ một dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn giúp nó bớt khó khăn hơn và khả thi hơn; vì vậy bạn ít có khả năng trì hoãn. Hơn nữa, bằng cách đặt cho mình những thời hạn ngắn hơn và ngay lập tức hơn, bạn sẽ không dành cho mình nhiều thời gian. Vì không có nhiều thời gian rảnh rỗi, bạn cảm thấy một cảm giác cấp bách thúc đẩy bạn hoàn thành nhiệm vụ.
4. Theo dõi thời gian
Ban đầu, có khả năng các ước tính của bạn sẽ không chính xác. Bạn có thể cho mình 3 giờ cho một dự án. Nhưng trong khi làm việc với nó, bạn thấy rằng bạn sẽ cần thêm 2 giờ nữa để hoàn thành nó. Nếu điều đó xảy ra, chỉ cần điều chỉnh lại lịch trình của bạn và cho mình thêm thời gian. Đặt thời hạn chính xác cho các dự án của bạn sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho chúng một cách hiệu quả. Để làm được điều đó, bạn có thể bắt đầu theo dõi thời gian cần thiết để hoàn thành từng dự án.
Có một số ứng dụng theo dõi thời gian tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng để theo dõi lượng thời gian cần thiết cho một dự án cụ thể. Khi sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian, bạn có thể truy cập nhật ký thời gian và xem bạn đã mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành các dự án khác nhau. Điều này giúp ước tính tốt hơn và đặt thời hạn thực tế hơn cho các dự án của bạn và giúp bạn không lãng phí thời gian.
5. Sử dụng hộp thời gian
Khi chúng ta cần hoàn thành một việc gì đó, chúng ta không nghĩ đến việc sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành dự án. Thay vào đó, chúng tôi nghĩ về việc chúng tôi dành bao nhiêu thời gian cho dự án. Đó là nơi định luật Parkinson phát huy tác dụng. Nếu thời gian nhất định cho nhiệm vụ được giao nhiều hơn thời gian yêu cầu, chúng ta có xu hướng trì hoãn nhiệm vụ cho đến phút cuối cùng.
Để ngăn điều đó xảy ra, hãy sử dụng hộp thời gian. Lập khung thời gian liên quan đến việc suy nghĩ xem một dự án cụ thể sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, đặt thời hạn tự đặt ra (hộp thời gian) theo thời gian cần thiết cho nhiệm vụ và tuân thủ nó.
Giả sử bạn có ba ngày để hoàn thành một dự án. Sau khi đánh giá, bạn thấy rằng nó có thể được thực hiện trong vòng ba giờ. Đặt thời hạn 3 giờ cho dự án và cố gắng hoàn thành nó trong khung thời gian. Với hộp thời gian, bạn trở nên ý thức hơn về cách thức và nơi bạn đang sử dụng thời gian của mình. Khi có một thời hạn sắp xảy ra trong đầu, bạn sẽ ít có khả năng trì hoãn hơn.
6. Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro
Giống như hộp thời gian, bạn có thể sử dụng phương pháp Pomodoro để trở nên hiệu quả hơn và đánh bại định luật Parkinson. Phương pháp Pomodoro bao gồm các phiên làm việc ngắn nhưng chuyên sâu với các khoảng nghỉ ngắn ở giữa.
Khi sử dụng phương pháp Pomodoro, bạn không nghĩ về thời hạn thực sự của nhiệm vụ, mà là 25 phút bạn đã đặt ra cho chính mình. Điều này loại bỏ khả năng luật Parkinson có hiệu lực. Đây là cách bạn có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro:
- Ghi lại danh sách việc cần làm, theo thứ tự ưu tiên.
- Đặt hẹn giờ thành 25 phút.
- Bắt đầu thực hiện nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất cho đến khi hết giờ.
- Nghỉ ngơi trong 5 phút.
- Lặp lại bốn phiên 25 phút.
- Nghỉ giải lao trong 30 phút.
Mặc dù bạn có thể sử dụng đồng hồ bấm giờ trên điện thoại hoặc máy tính xách tay của mình, nhưng vẫn có những ứng dụng dành riêng cho kỹ thuật Pomodoro giúp việc này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều.
Hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn
Bạn không cần phải bắt đầu với tất cả các chiến lược này ngay từ ngày đầu tiên; bạn có thể chọn một hoặc hai và thực hiện chúng một cách hiệu quả nhất có thể. Bí quyết là hãy ý thức về cách bạn sử dụng thời gian của mình và ngăn chặn quy luật Parkinson “mở rộng công việc của bạn”.
Khi bạn đã thành thạo, bạn có thể kết hợp thêm các chiến lược này vào thói quen của mình. Nhưng không chỉ dừng lại ở đó! Bạn có thể tìm hiểu về nhiều cách khác để tăng năng suất và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.