Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về thuật ngữ ClickUp

Một trong những phần đáng sợ nhất khi sử dụng bất kỳ phần mềm mới nào là quy ước đặt tên cho tất cả các tính năng của nó — đặc biệt là vì mọi nhà phát triển đều gọi chúng là một cái gì đó khác biệt.

Trong khi một số cái tên khá đơn giản, những cái tên khác có xu hướng khiến bạn ngạc nhiên. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy tổng quan nhanh về thuật ngữ ClickUp và giải thích để giúp bạn bắt đầu với phần mềm quản lý dự án thân thiện với người dùng này.

1. Không gian làm việc ClickUp

ClickUp của bạn Không gian làm việc về cơ bản là nơi mọi thứ xảy ra. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy tất cả đồng nghiệp và dự án thuộc về một tổ chức.

Ví dụ: nếu bạn làm việc cho một công ty có tên ACME, mọi thứ trong Không gian làm việc của ACME sẽ liên quan đến các hoạt động và dự án hàng ngày của nó khi đang di chuyển. Mọi người trong tài khoản của công ty sẽ có quyền truy cập vào Không gian làm việc của nó.

Không gian làm việc của bạn có thể là tên của bạn hoặc bất cứ điều gì bạn muốn gọi nếu bạn làm việc một mình.

2. ClickUp Spaces

Trong Workspaces, bạn sẽ tìm thấy Dấu cách trong thanh bên của bạn. Hãy coi đây là những phòng ban trong công ty.

Các nhóm khác nhau làm việc trên các dự án riêng biệt với các quy trình và phong cách làm việc độc đáo. Vì vậy, bạn có thể tổ chức Không gian làm việc của mình để phản ánh điều đó và cung cấp cho từng Không gian cài đặt riêng theo nhu cầu của phòng ban và dự án.

Sắp xếp theo bộ phận hoặc khách hàng sẽ thực hiện nó để bạn và đồng nghiệp của bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các mục dựa trên tên. Nó cũng ngăn chặn sự lộn xộn, có nghĩa là bạn sẽ không phải sàng lọc hàng tấn thông tin không liên quan để tìm những gì bạn cần.

Bạn có thể hạn chế Spaces chỉ ở những người bạn cần giữ trong vòng lặp nếu bạn quyết định. Làm như vậy sẽ tạo ra sự riêng tư và tạo ra một Không gian làm việc sạch sẽ hơn cho đồng nghiệp của bạn.

3. Danh sách ClickUp

Bây giờ bạn đang tham gia các cuộc đua. Danh sách là nơi bạn lập kế hoạch trò chơi để giải quyết các dự án. Thay vì chỉ tạo danh sách theo dự án, bạn cũng có thể tách chúng ra bằng cách:

• Địa điểm
• Cột mốc
• tăng tốc
• Khách hàng
• Đồng nghiệp
• Mục đích — dự án mở, yêu cầu trợ giúp, tổng hợp, v.v.

Bạn thậm chí có thể xây dựng một bảng yêu cầu dự án trong ClickUp để ủy quyền nhiệm vụ. Một điều cần lưu ý là Danh sách ClickUp có nhiều tùy chọn bố cục hoặc lượt xem. Khi làm việc trong Chế độ xem danh sáchcác danh sách riêng lẻ bạn sẽ tìm thấy bên trong thực sự là các trạng thái, không phải danh sách phụ.

Ngoài ra, bạn có thể tổ chức các Danh sách tương tự thành Thư mục trong Không gian của bạn để giữ chúng lại với nhau, nhưng bạn không cần phải làm như vậy. Trên thực tế, các Thư mục chỉ có thể làm phức tạp thêm một Không gian làm việc đơn giản và sạch sẽ. Càng ít lần nhấp để đến nơi bạn sẽ đến, thì càng tốt.

4. ClickUp Tasks

Nếu Danh sách của bạn là các dự án, thì nhiệm vụ là các mục hành động riêng lẻ mà bạn cần giải quyết để hoàn thành chúng. Bất kể bạn đang ở chế độ nào, các nhiệm vụ sẽ mở ra một thẻ nơi bạn có thể thêm hoặc xem lại thông tin về nhiệm vụ.

Tại đây, bạn có thể thêm mô tả, nhiệm vụ phụ, nhận xét, tệp đính kèm, người theo dõi và hơn thế nữa. Khi thực hiện một nhiệm vụ, bạn có thể thay đổi trạng thái của nó để phản ánh vị trí của nó trong quy trình hoặc quy trình làm việc.

Nếu bạn tò mò những gì nhiệm vụ phụ là, về cơ bản chúng là các mục hành động nhỏ hơn mà bạn có thể sử dụng để chia nhiệm vụ thành các bước thậm chí còn nhỏ hơn. Giống như Thư mục, việc sử dụng những thứ này có thể quá phức tạp, đặc biệt là đối với người mới bắt đầu. Chúng có thể hiệu quả với một số người, nhưng những người khác có thể thấy gắn bó với các nhiệm vụ hiệu quả hơn.

5. Các trạng thái trong ClickUp

Trạng thái trong ClickUp cung cấp cho bạn và đồng nghiệp của bạn tổng quan nhanh về các giai đoạn mà nhiệm vụ đang thực hiện. Ví dụ: bạn có thể giữ mọi thứ đơn giản với các trạng thái Làm, Trong tiến trìnhvà Xong.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ClickUp để phác thảo các bước trong một quy trình cụ thể mà bạn và đồng nghiệp của bạn cần vượt qua baton. Khi bài tập chuyển sang bước tiếp theo, bạn gắn thẻ đồng nghiệp của mình trong một nhận xét để họ biết rằng nó đã sẵn sàng.

Bạn muốn tránh quá chi tiết, nhưng hãy nghĩ về hành trình của mỗi nhiệm vụ từ đầu đến cuối và tự hỏi bản thân:

• Bạn có thể đặt tên nào cho các dự án chưa bắt đầu? Việc cần làm, tồn đọng, mở, v.v.
• Những tên cụ thể mà bạn muốn đặt cho mỗi bước là gì?
• Những bước nào bạn có thể gộp lại với nhau?
• Bạn có thể gửi nhiệm vụ đến một giai đoạn trước đó thay vì tạo một bước khác không? Ví dụ: một nhà phát triển web gửi một wireframe trở lại Thiết kế thay vì có một trạng thái khác cho Ôn tập.
• Làm thế nào bạn có thể phản ánh ai đó đang bị mắc kẹt, hoặc một dự án đang bị đình chỉ?
• Bạn có muốn hiển thị các nhiệm vụ đã hoàn thành không? Hay tốt hơn là lưu trữ chúng?

6. Các cột trong ClickUp

Bạn muốn thêm một số ngữ cảnh vào nhiệm vụ của mình? Các cột đóng nhiều vai trò trong ClickUp.

• Đầu tiên và quan trọng nhất, chúng hoạt động gần giống như một mẫu mà bạn có thể sử dụng để điền vào nhằm thêm chi tiết cho bài tập.
• Thứ hai, họ hiển thị thông tin đó trong Danh sách của bạn, cho phép bạn có một cái nhìn tổng quan nhanh chóng.
• Thứ ba, chúng tạo ra sự nhất quán.

Thật dễ dàng để mang chúng đi vì có rất nhiều loại Cột và quá nhiều việc phải làm với mỗi loại. Tuy nhiên, bạn có thể tạo danh sách việc cần làm hiệu quả chỉ với một vài thao tác.

Khi thêm Cột, tốt nhất nên giữ mọi thứ đơn giản và thêm các cột mà bạn biết rằng mình sẽ sử dụng nhất quán. Để làm như vậy, hãy nghĩ đến các chi tiết mà đồng nghiệp của bạn có thể cần cho tất cả các nhiệm vụ.

Ví dụ: bạn có thể muốn bao gồm một Ngày đáo hạn, Quyền ưu tiênvà Người được chuyển nhượng Cột. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ hiển thị ngân sách cho một vài dự án, bạn sẽ muốn tránh đặt Tiền bạc Cột vì các trường hầu hết sẽ vẫn trống. Thay vào đó, bạn có thể hiển thị thông tin đó trong thẻ tác vụ.

Các điều khoản hữu ích khác cần biết trong ClickUp

Bạn có thể không sử dụng một số trong số này ngay lập tức, nhưng đây là danh sách các thuật ngữ khác để bạn làm quen trong ClickUp:

• Lượt xem—ClickUp cung cấp nhiều bố cục cho Danh sách của bạn — một số tùy chọn là Bảng, Bảng, Lịch và Dòng thời gian.
• bảng điều khiển—Bạn làm những thứ này bằng cách sử dụng các vật dụng — giống như các khối xây dựng. Trang tổng quan cung cấp cho bạn thông tin tổng quan về Không gian làm việc của bạn trong ClickUp, cho dù nó chỉ dành cho bạn hay bạn giám sát đồng nghiệp của mình.
• Sự phụ thuộc—Bạn có thể liên kết các nhiệm vụ ở bất kỳ đâu trong Không gian làm việc của mình hoặc trong một Danh sách cụ thể để khóa chúng cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ liên quan Hoàn thành tình trạng.
• Bảng trắng—Bạn có thể thêm Bảng trắng trên ClickUp để vạch ra các ý tưởng và dự án với đồng nghiệp của mình.

Lập bản đồ các dự án của bạn trong ClickUp

Bây giờ bạn đã quen thuộc với một số mục tạo nên phần mềm, đã đến lúc bắt đầu. Hãy nhớ rằng, điều tốt nhất bạn có thể làm trong giai đoạn này là giữ mọi thứ đơn giản.

Thật dễ dàng bị cuốn vào việc muốn sử dụng tất cả các tính năng của ClickUp. Tuy nhiên, chúng có thể không phải là những thứ bạn cần để làm bảng mạch lý tưởng cho bạn hoặc các dự án của bạn. Bạn luôn có thể thêm các mục sau khi nghĩ về chúng. Nếu bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu, tại sao không vạch ra các dự án của riêng bạn bằng cách sử dụng Chế độ xem danh sách và bắt đầu từ đó?

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả