Email bị trả lại là gì, tại sao chúng lại xảy ra và cách khắc phục chúng

Hãy tưởng tượng rằng bạn phải gửi một email quan trọng cho cấp trên, khách hàng hoặc thậm chí là bạn bè. Bạn gõ một bức thư hoàn hảo và nhấn gửi, tin rằng bạn sẽ nhận được phản hồi trước thời hạn. Bạn sẽ làm gì nếu email không gửi được vài phút trước thời hạn của bạn?

Tình huống trên mô tả sự hỗn loạn của các email bị trả lại. Bài viết này sẽ xem xét email bị trả lại là gì, các loại email bị trả lại, nguyên nhân và cách giải quyết chúng.

Email bị trả lại là gì?

Khi bạn gửi một email mà không gửi được, nó được gọi là email bị trả lại. Thông thường, có một email trả lại để thông báo cho bạn. Trong hầu hết các trường hợp, họ cũng thông báo cho bạn về nguyên nhân khiến email bị trả lại.

Có hai loại email bị trả lại – thư trả lại nhẹ và thư trả lại cứng. Hãy xem xét ý nghĩa của chúng.

Trả lại mềm

Thư bị trả lại nhẹ là các email chưa được gửi do các nguyên nhân tạm thời. Nguyên nhân của thư bị trả lại nhẹ là hộp thư bị lấp đầy, hộp thư không hoạt động, máy chủ đang trong thời gian ngừng hoạt động và thư email quá lớn.

Những kiểu trả lại này ít nghiêm trọng hơn khi so sánh với những lần bị trả lại cứng. Thông thường, họ không yêu cầu bất kỳ hành động nào từ bạn để được giải quyết. Chúng tự động phân loại sau khi vấn đề gây ra đã được giải quyết.

Khó trả lại

Khi một email không thể gửi vĩnh viễn, nó được xếp vào loại khó trả lại. Các nguyên nhân gây ra lỗi trả về bao gồm địa chỉ email sai chính tả, ID email không tồn tại và máy chủ bị lỗi. Hãy coi đó là một dạng tình huống “không đồng ý” hoặc “thẳng thắn từ chối”; email của bạn không được chấp nhận, và nó sẽ không bao giờ xảy ra.

Những lý do có thể khiến email có thể bị trả lại

Bước đầu tiên để giải quyết một email bị trả lại là biết nguyên nhân gây ra nó. Dưới đây là một số lý do có thể khiến email bị trả lại:

1. Địa chỉ email sai chính tả hoặc không tồn tại

Một số email bị trả lại được đánh dấu là “địa chỉ email không tồn tại”; điều này cho thấy rằng địa chỉ email không tồn tại. Thông thường, điều này có thể liên quan đến lỗi chính tả trong ID email hoặc email có thể đã bị xóa nếu thuộc về một nhân viên đã từ chức khỏi một tổ chức.

Cũng có thể địa chỉ email là địa chỉ giả mạo hoặc email được tạo ngẫu nhiên do mọi người tạo ra để khai báo email gốc của họ. Trong những trường hợp này, bạn sẽ không thể gửi email đến địa chỉ.

2. Sự cố máy chủ

Một số email bị trả lại có thể được đánh dấu là “không gửi được”; điều này có thể được truy tìm đến máy chủ email của địa chỉ email nhận. Thông thường, máy chủ bị quá tải hoặc không khả dụng do bảo trì. Nếu bạn nhận được thông báo này nhiều lần, máy chủ email có thể đã ngừng hoạt động.

3. Hộp thư đầy đủ

Email hoạt động với bộ nhớ; Tương tự như cách bạn không thể tải xuống các ứng dụng mới từ cửa hàng ứng dụng của mình khi bộ nhớ sắp hết cũng giống như cách người nhận sẽ không nhận được email của bạn với một hộp thư đầy.

Đây không phải là vấn đề lớn nếu người nhận tích cực sử dụng thư của họ vì cuối cùng họ sẽ dọn sạch hộp thư của mình để nhường chỗ cho những thư mới.

4. Kích thước email

Một lý do khác khiến email của bạn có thể bị trả lại là kích thước của nó quá lớn. Điều này thường xảy ra khi email có tệp đính kèm. Ví dụ: Gmail không gửi email có tệp đính kèm lớn hơn 25MB. Hầu hết các nhà cung cấp email phổ biến cũng có giới hạn tương tự.

5. Tài khoản bị chặn

Nếu người nhận đã chặn bạn liên hệ với họ, tất cả các email của bạn đến địa chỉ email đó sẽ bị trả lại và bạn sẽ nhận được thông báo về việc này. Họ cũng có thể có các bộ lọc thư rác nặng để chặn các email có vẻ đáng ngờ.

6. Nghỉ / Trả lời tự động

Khi mọi người đi nghỉ, họ muốn tránh xa mọi người và mọi thứ, chỉ cấp quyền truy cập cho một tỷ lệ nhỏ mọi người. Thông thường, họ có một đường dây hoặc email riêng để có thể liên lạc với họ, trong khi các kênh liên hệ thông thường đang ở chế độ nghỉ.

Nếu họ vẫn ở chế độ đó, thư của bạn đến địa chỉ email đó sẽ bị trả lại nhiều lần.

Cách giải quyết một email bị trả lại

Có thể khó chịu khi biết rằng email của bạn bị trả lại, đặc biệt là khi nội dung nhạy cảm hoặc quan trọng về thời gian. May mắn thay, bạn không phải khoanh tay đứng nhìn khi điều này xảy ra. Dưới đây là bốn cách để giải quyết và có thể ngăn chặn các email bị trả lại:

1. Double / Kiểm tra ID Email

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến email bị trả lại là ID email sai chính tả hoặc không tồn tại. Bạn nên kiểm tra kỹ ID email của người nhận trước khi nhấn gửi. Khi bạn tự tin rằng mình có đúng địa chỉ, nó sẽ tự động loại bỏ đây là nguyên nhân khiến email bị trả lại.

Bạn cũng không cần phải xác nhận rằng bạn có đúng địa chỉ từ chủ sở hữu khi bạn nhận được nó.

2. Cập nhật thông tin

Có thói quen cập nhật thông tin liên hệ của bạn. Tình huống của các cá nhân thay đổi thường xuyên và các liên hệ của bạn có thể mất quyền truy cập vào địa chỉ email của họ hoặc chuyển đổi chúng. Thường xuyên liên hệ với các địa chỉ liên hệ của bạn để đảm bảo rằng thông tin bạn có với mình là cập nhật. Điều này sẽ làm giảm số lượng email bị trả lại mà bạn gặp phải.

3. Tuân theo Quy tắc Gửi thư

Trước đó, chúng tôi đã đề cập rằng một số email không thể gửi được vì kích thước của chúng quá lớn. Gmail giới hạn kích thước tệp đính kèm của bạn là 25Mb và các nhà cung cấp dịch vụ email khác cũng có giới hạn tương tự. Vui lòng tự làm quen với các quy tắc khác nhau hướng dẫn máy chủ email của bạn.

Ngoài ra, hãy lưu ý rằng có một số phương pháp có sẵn để bạn gửi email các tệp đính kèm lớn một cách liền mạch.

4. Định dạng email của bạn

Điều này làm hầu như tất cả chúng ta bỏ qua, nhưng điều quan trọng là thư của bạn không được viết giống như thư rác. Tất cả các máy chủ email đều có bộ lọc thư rác để ngăn người dùng của họ bị tấn công bởi những nội dung không liên quan đến họ.

Bạn có thể sử dụng các tài nguyên trực tuyến như tester.com và isnotspam.com để xem lại email của mình để tìm nội dung spam.

5. Gửi Email sau

Trong trường hợp máy chủ người nhận ngừng hoạt động, bạn nên đợi một khoảng thời gian để gửi lại email và nếu máy chủ hoạt động trở lại, bạn sẽ nhận được email của mình. Nếu điều này kéo dài lâu hơn, bạn có thể phải liên hệ với bộ phận hỗ trợ liên hệ của nhà cung cấp dịch vụ email của người nhận để thông báo cho họ về tình hình của bạn.

Email của bạn bị trả lại không phải là ngày tận thế

Mặc dù email bị trả lại không phải lúc nào cũng là nguyên nhân gây ra cảnh báo, nhưng chúng vẫn có thể gây khó chịu khi bạn đang gửi một email quan trọng và nó không gửi được. Nó thậm chí có thể khiến bạn lo lắng về việc liệu người nhận có nhận được tin nhắn của bạn hay không — nhưng đừng lo.

Bạn có thể giải quyết tình hình mà không gây ra quá nhiều lo lắng với các cách khắc phục được liệt kê trong bài viết này. Ngoài ra còn có những việc khác bạn có thể làm để theo dõi email.