/ / Chính sách bảo mật email là gì và nó hoạt động như thế nào?

Chính sách bảo mật email là gì và nó hoạt động như thế nào?

phu-kien

Lần cuối cùng bạn gửi email là khi nào? Nó có lẽ là ngày hôm nay. Cũng giống như bạn, nhiều người trên khắp thế giới gửi email hàng ngày.

Email đã là một phần trong cuộc sống của chúng ta trong một thời gian dài. Vì hầu như không thể thực hiện được nếu không có chúng, bạn phải đảm bảo an toàn cho mình bằng chính sách bảo mật email hiệu quả.

Bạn không muốn email của mình lọt vào tay kẻ xấu, phải không? Thực hiện chính sách bảo mật email giúp giữ cho chúng an toàn hơn.

Chính sách Bảo mật Email là gì?


Bản tin email

Chính sách bảo mật email là một loạt các thủ tục điều chỉnh việc sử dụng email trong một mạng hoặc một cơ sở. Nó nêu chi tiết cách một loại người dùng tương tác với các tin nhắn được gửi và nhận qua email.

Giữ cho email của bạn được ngăn nắp và an toàn sẽ tăng năng suất của bạn. Mục tiêu của chính sách bảo mật email là bảo vệ các thư khỏi bị truy cập trái phép.

Ai có thể đang cố gắng truy cập các email mà không được phép, một người có thể hỏi? Tội phạm mạng — chúng rất quan tâm đến các thông điệp bí mật mà bạn gửi trong và ngoài tổ chức của mình. Và đó là bởi vì họ biết rằng những thông tin đó rất có giá trị. Nếu họ nắm được nó, họ có thể sử dụng nó cho một loạt các hoạt động độc hại để làm giàu cho bản thân.

Chính sách bảo mật email hoạt động như thế nào?


Gmail trên màn hình máy tính

Sức mạnh bảo mật mặc định của email không quá mạnh. Tin nhắn được gửi qua email ở trong không gian công cộng. Do đó, bất kỳ ai có kỹ năng hack trung bình đều có thể dễ dàng truy cập chúng. Tạo chính sách bảo mật email là một trong những điều cơ bản mà bạn có thể làm để xua đuổi những kẻ tấn công.

Tin rằng bạn hoặc tổ chức của bạn không thể trở thành nạn nhân của vi phạm email là một tiền đề sai lầm. Miễn là bạn sử dụng email, bạn có thể được nhắm mục tiêu.

Sự miễn cưỡng của bạn trong việc thực hiện chính sách bảo mật email chỉ có thể cản trở nếu những email bạn gửi đi là vô nghĩa. Nhưng điều đó khó xảy ra nếu bạn điều hành một công việc kinh doanh đàng hoàng.

Để chính sách bảo mật email có hiệu lực, chính sách đó phải bao gồm các mục sau:

  1. Phạm vi và mục đích của chính sách.

  2. Thông tin về quyền sở hữu nội dung có trong email.

  3. Mối quan tâm về quyền riêng tư và mong đợi của các bên sử dụng email.

  4. Trách nhiệm của người sử dụng email.

  5. Nguyên tắc sử dụng tài khoản email của tổ chức.

  6. Mẹo để phát hiện và tránh các mối đe dọa bảo mật email.

  7. Các hành động cụ thể cần thực hiện trong trường hợp nghi ngờ có vi phạm bảo mật email.

Khả năng tiếp cận là chìa khóa để thực hiện thành công chính sách. Các thành viên trong nhóm chỉ có thể bám sát thông tin trong chính sách nếu họ có thể truy cập tài liệu.

Thay vì lưu trữ tài liệu trên một thiết bị vật lý, bạn nên sử dụng công cụ quy trình làm việc với tính năng lưu trữ đám mây và truy cập từ xa. Bằng cách đó, các thành viên trong nhóm được ủy quyền có thể truy cập chính sách từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.

Đào tạo là một yếu tố cần thiết khác để triển khai thành công chính sách bảo mật email. Một số người dùng có thể miễn cưỡng tuân theo chính sách, đặc biệt nếu họ chưa từng sử dụng thứ gì đó tương tự trong quá khứ. Bạn phải cung cấp chương trình đào tạo thích hợp để giúp họ hiểu cách sử dụng chính sách là vì lợi ích tốt nhất của mọi người.

Cách xây dựng chính sách bảo mật email hiệu quả


Người phụ nữ làm việc trên máy tính trong văn phòng

Chính sách bảo mật email không phải là một quy mô phù hợp với tất cả vì không có hai tổ chức nào giống nhau. Nhưng các mối đe dọa mạng gây nguy hiểm cho việc sử dụng email cũng có những tác động tương tự đối với các tổ chức bất kể các dịch vụ và quy mô của họ. Chúng là những thuộc tính chung cần được xem xét trong việc xây dựng một chính sách tiêu chuẩn.

Dưới đây là một số mẹo thực tế để xây dựng chính sách bảo mật email hoạt động.

1. Áp dụng Mẫu

Tạo chính sách bảo mật email từ đầu không phải là một ý tưởng tồi, nhưng bạn có thể tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách áp dụng một mẫu hiện có. Điều này là cần thiết, đặc biệt nếu bạn không quen thuộc với nội dung của chính sách.

Thay vì tạo ra thông tin không liên quan, bạn có thông tin quan trọng để tạo ra một chính sách hoạt động.

2. Sửa đổi Mẫu

Việc chấp nhận một mẫu hiện có không có nghĩa là bạn nên sử dụng nó theo cách của nó. Mẫu này cung cấp cho bạn ý tưởng về chính sách trông như thế nào.

Thay vì lấy mọi thứ có trong dòng móc mẫu và phần chìm, hãy điều chỉnh nó cho phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp của bạn.

Cuối cùng, bạn sẽ có một tài liệu gốc được thiết kế riêng cho tổ chức của bạn.

3. Xác định Điều khoản tương tác của người dùng

Người dùng email của bạn có thể tham gia vào các hoạt động bừa bãi nếu họ không biết rằng các hoạt động đó bị cấm. Bạn có trách nhiệm trình bày rõ ràng cách họ nên sử dụng email của bạn.

Xác định các hoạt động email không lành mạnh có thể khiến mạng của bạn bị tấn công mạng và cảnh báo chống lại việc tham gia vào các hoạt động đó.

4. Triển khai một công cụ

Chính sách bảo mật email của bạn chưa hoàn thiện nếu không triển khai công cụ tăng cường bảo mật cho email của bạn.

Bảo vệ email của bạn theo cách thủ công trước các mối đe dọa mạng là không đủ, đặc biệt là khi tội phạm mạng sử dụng các công nghệ tiên tiến cho các cuộc tấn công của chúng. Kết hợp năng lượng của họ với các công cụ như hộp cát, bộ lọc thư rác và phần mềm ngăn chặn phần mềm độc hại. Một bộ lọc thư rác hiệu quả ngăn bạn xem các email độc hại.

5. Thực thi xác nhận chính sách người dùng


Làm việc nhóm trên máy tính

Việc thực hiện thành công chính sách của bạn bắt đầu bằng việc người dùng sẵn sàng tuân theo chính sách đó. Thay đổi đi kèm với một số kháng cự. Các thành viên trong nhóm không quen thuộc với chính sách bảo mật email có thể quyết định bỏ qua chính sách đó.

Yêu cầu người dùng cam kết sử dụng chính sách bằng cách thêm chữ ký của họ như một hình thức xác nhận. Bằng cách đó, bạn có bằng chứng về sự đồng ý của họ để sử dụng nó trong trường hợp họ không thực hiện được.

6. Đào tạo người dùng

Người dùng email của bạn có thể không hiểu một số thông tin trong chính sách. Để họ ở trạng thái bối rối là rất rủi ro vì họ có thể thực hiện các hành động không phù hợp gây nguy hiểm cho mạng của bạn.

Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu chính sách bằng cách tiến hành đào tạo. Tạo chỗ cho họ đặt câu hỏi về những vùng màu xám để mọi người bắt kịp tốc độ những gì nên làm và những gì không nên làm.

7. Xây dựng Kế hoạch Ứng phó Sự cố

Ngay cả với tất cả các khóa đào tạo về cách triển khai chính sách bảo mật email một cách hiệu quả, mọi thứ vẫn có thể xảy ra sai sót.

Xây dựng kế hoạch ứng phó sự cố trong trường hợp vi phạm an ninh. Chính sách của bạn phải bao gồm những gì người dùng nên làm khi họ nghi ngờ có hoạt động hoặc cuộc tấn công độc hại. Thực hiện các hành động đúng đắn có thể giảm thiểu tác động của một cuộc tấn công mạng.

Nuôi dưỡng nền văn hóa mạng lành mạnh với chính sách bảo mật email

Nhắn tin tức thời có thể hợp thời trong giao tiếp với bạn bè và gia đình. Nhưng khi nói đến công việc và kinh doanh, email cũ tốt vẫn còn phù hợp. Nó giúp các tổ chức duy trì một cảm giác trật tự và hình thức.

Bạn có thể không ngăn được những kẻ tấn công nhắm mục tiêu vào email của mình, nhưng bạn có thể vô hiệu hóa các cuộc tấn công của chúng bằng chính sách bảo mật email hiệu quả.

Khi mọi người sử dụng email của bạn hiểu cách giữ thông tin an toàn, tội phạm mạng sẽ không có cơ hội tấn công. Chỉ còn là vấn đề thời gian trước khi họ từ bỏ việc cố gắng xâm nhập vào mạng của bạn và chuyển sang mạng tiếp theo.


Một người phụ nữ vừa nhâm nhi cà phê vừa làm việc trên chiếc mac của mình
Làm thế nào để viết một email hiệu quả một cách nhanh chóng (4 công cụ AI bạn có thể sử dụng)

Bạn có gặp khó khăn với việc viết email để hoàn thành công việc không? Dưới đây là một số mẹo về cách viết email tốt hơn nhanh hơn, cùng với một số công cụ để sử dụng.

Đọc tiếp


Giới thiệu về tác giả

phu-kien

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.