Cái nào tốt hơn cho việc quản lý thời gian?

Giữa việc quản lý email công việc, sắp xếp công việc gia đình và dành thời gian cho các cam kết gia đình, việc theo kịp nhu cầu của cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta có thể là một thách thức. Chiến lược quản lý thời gian có thể giúp bạn phục hồi nhiều giờ hơn trong ngày.

Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu xem Ma trận Eisenhower khác với phương pháp lập danh sách việc cần làm như thế nào, điểm mạnh và điểm yếu của từng phương pháp cũng như phương pháp nào phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu của bạn.

Khái niệm cơ bản về ma trận Eisenhower và danh sách việc cần làm

Một cách tiếp cận phổ biến để quản lý thời gian là danh sách việc cần làm truyền thống. Điều này liên quan đến việc viết ra một danh sách các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên của chúng và thực hiện từng nhiệm vụ một. Mặc dù cách tiếp cận này có thể hữu ích nhưng không phải lúc nào nó cũng xem xét yếu tố khẩn cấp.

Mặt khác, Ma trận Eisenhower giúp ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Phương pháp này có thể giúp bạn tăng năng suất và hiệu quả bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất đồng thời giúp bạn xác định những nhiệm vụ ít quan trọng hơn mà bạn có thể ủy thác hoặc trì hoãn.

Dưới đây là bốn yếu tố để xem xét trong khi lựa chọn giữa hai.

1. Ưu tiên

Ưu tiên trong khi lập danh sách việc cần làm thường liên quan đến việc viết ra tất cả các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng và thực hiện chúng theo thứ tự đó. Phương pháp này có thể hiệu quả đối với các nhiệm vụ hoặc dự án đơn giản với khung thời gian ngắn. Tuy nhiên, đối với các dự án dài hạn hoặc phức tạp hơn, nó có thể không phải là cách tiếp cận hiệu quả nhất.

Ma trận Eisenhower có một cách tiếp cận khác đối với việc sắp xếp thứ tự ưu tiên. Nó liên quan đến việc phân loại các nhiệm vụ thành bốn góc phần tư khác nhau dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng:

1. Nhiệm vụ mà cả hai khẩn cấp và quan trọngchẳng hạn như một dự án có thời hạn chặt chẽ.
2. Nhiệm vụ đó là quan trọng nhưng không khẩn cấpchẳng hạn như lập kế hoạch dài hạn hoặc phát triển kỹ năng.
3. Nhiệm vụ đó là khẩn cấp nhưng không quan trọngchẳng hạn như nhiệm vụ hoặc cuộc họp có thể được ủy quyền hoặc hoãn lại.
4. Nhiệm vụ đó là không khẩn cấp cũng không quan trọngchẳng hạn như các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp.

Bằng cách phân loại nhiệm vụ theo cách này, Ma trận Eisenhower có thể giúp bạn tăng cường sự tập trung và chú ý vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trước và tránh bị chậm lại bởi những nhiệm vụ ít quan trọng hơn.

2. Khẩn cấp so với Tầm quan trọng

Trước khi phân loại các nhiệm vụ của bạn, bạn phải hiểu và tách biệt chúng dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Phân tích mọi nhiệm vụ bạn phải làm bởi ai phải làm và khi nào cần hoàn thành. Câu hỏi “ai” sẽ giúp bạn hiểu tầm quan trọng của nó. Nếu nó đòi hỏi sự chú ý cá nhân của bạn, hãy xem nó có tầm quan trọng cao.

Câu hỏi “khi nào” sẽ giúp bạn xác định mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ, nhờ đó bạn có thể quyết định mình còn bao lâu trước thời hạn. Học cách phân biệt và tách biệt các nhiệm vụ khẩn cấp và nhiệm vụ quan trọng là một cách khác để tăng năng suất bằng cách làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Mặc dù danh sách việc cần làm chủ yếu đóng vai trò nhắc nhở các nhiệm vụ, nhưng Ma trận Eisenhower cung cấp một khuôn khổ để ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Hãy nhớ rằng nó vốn không bao gồm các tham số để quyết định “ai” và “khi nào” của các nhiệm vụ trong chính ma trận. Tuy nhiên, nó có thể được sử dụng một cách hiệu quả để đưa ra những quyết định như vậy.

Chẳng hạn, bằng cách đánh giá mức độ khẩn cấp của một nhiệm vụ, bạn có thể xác định xem nhiệm vụ đó cần được chú ý ngay lập tức hay có thể được lên lịch sau. Tương tự như vậy, bằng cách xem xét tầm quan trọng của một nhiệm vụ, bạn có thể quyết định xem nhiệm vụ đó nên được tự mình giải quyết hay giao cho người khác.

Mặc dù Ma trận Eisenhower không bao gồm các khía cạnh này một cách rõ ràng, nhưng nó cung cấp một phương pháp thực tế để kết hợp chúng vào quản lý tác vụ. Do đó, trường hợp sử dụng của Ma trận Eisenhower có thể được mở rộng ra ngoài việc chỉ ưu tiên và hỗ trợ quá trình ra quyết định sau này liên quan đến việc lập kế hoạch và ủy quyền nhiệm vụ, những lĩnh vực mà danh sách việc cần làm truyền thống có thể thiếu.

3. Tính linh hoạt

Khi bạn sử dụng danh sách việc cần làm, bạn thường xuyên bị áp lực phải thực hiện tất cả các nhiệm vụ sắp tới theo một thứ tự cụ thể. Sắp xếp danh sách việc cần làm bằng cách sử dụng các mục hành động cũng có nghĩa là liên tục cập nhật danh sách đó và sắp xếp lại các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp hoặc tầm quan trọng đang thay đổi.

Hơn nữa, khi bạn có một thời hạn chặt chẽ, bạn sẽ không có thời gian để phân tích các nhiệm vụ của mình theo cách đó và có thể sẽ làm tất cả chúng cùng một lúc, bỏ qua lợi ích của danh sách việc cần làm.

Khi bạn ưu tiên các nhiệm vụ để đạt năng suất với Ma trận Eisenhower, bạn có thể linh hoạt lựa chọn dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của chúng. Khi bạn có quyền tự do lựa chọn những việc cần hoàn thành khẩn cấp, bạn sẽ có thể linh hoạt thực hiện các nhiệm vụ không khẩn cấp khác theo cách của riêng mình.

Bằng cách phân loại các nhiệm vụ của bạn thành các nhóm cấp bách và quan trọng khác nhau, bạn có thể lập kế hoạch trước cho tất cả các nhiệm vụ của mình. Nó cũng giúp bạn phân bổ thời gian cho tất cả các nhiệm vụ của mình, đảm bảo không có việc quan trọng nào bị bỏ qua.

4. Cam kết về thời gian

Với danh sách việc cần làm, bạn đánh dấu các nhiệm vụ trong danh sách của mình khi bạn hoàn thành chúng. Mặc dù bạn có thể vẫn còn những nhiệm vụ khác quan trọng hơn trong đầu (điều này có thể góp phần khiến bạn thiếu tập trung), nhưng nhiệm vụ bạn đang làm sẽ đòi hỏi sự tập trung cao độ của bạn.

Hệ thống Ma trận Eisenhower có thể giúp bạn tập trung thời gian và sự chú ý vào các nhiệm vụ thuộc tứ giác đầu tiên. Điều này giúp giảm bớt các nhiệm vụ quan trọng và có giá trị gia tăng trong quy trình làm việc của bạn và hoàn thành chúng kịp thời, đồng thời giúp bạn tránh được các lỗi quản lý thời gian.

Lựa chọn phương pháp quản lý thời gian phù hợp

Hãy lấy ví dụ về việc hoàn thành một dự án với thời hạn chặt chẽ. Trong danh sách việc cần làm, các nhiệm vụ của bạn sẽ được sắp xếp theo thứ tự thời gian đơn giản. Tuy nhiên, với Ma trận Eisenhower, những nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nhất sẽ rơi vào góc phần tư thứ nhất, cho thấy mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng cao của chúng.

Sau đó, bạn có góc phần tư thứ hai, nơi bạn có thể lập kế hoạch dài hạn hoặc phát triển kỹ năng. Những nhiệm vụ đó có thể được thực hiện dần dần vì chúng mất nhiều thời gian hơn. Mặc dù những nhiệm vụ này có thể không có thời hạn ngay lập tức, nhưng chúng rất quan trọng và cần thiết để thành công trong thời gian dài.

Các nhiệm vụ nằm trong góc phần tư thứ ba có thể được giao cho cấp dưới của bạn để đảm bảo chúng được hoàn thành trong thời hạn. Ví dụ: bạn có thể muốn gửi một số tài liệu cho khách hàng của mình trước cuối ngày. Bạn có thể giao nhiệm vụ cho người chuyển phát nhanh, đảm bảo rằng nhiệm vụ được hoàn thành kịp thời mà không cần sự tham gia tích cực của bạn.

Các nhiệm vụ thuộc góc phần tư thứ tư có thể được ủy quyền và trì hoãn vì nó không phải là nhiệm vụ ưu tiên cũng không phải là nhiệm vụ quan trọng. Ví dụ, mua văn phòng phẩm mới. Trong khi danh sách việc cần làm truyền thống chỉ nhắc bạn về tất cả các nhiệm vụ của mình, thì hệ thống Ma trận Eisenhower giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp trước tiên.

Hoàn thành nhiệm vụ cấp bách của bạn với ma trận Eisenhower

Danh sách việc cần làm có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ ngắn hạn không lặp lại, chẳng hạn như danh sách kiểm tra hoặc danh sách thực phẩm. Tuy nhiên, hệ thống Ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn thực hiện các nhiệm vụ lặp lại hoặc tiếp tục trong một khoảng thời gian dần dần.

Bạn có thể chọn và quyết định cái gì, khi nào và cách thức thực hiện các nhiệm vụ và đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện kịp thời mà không bị chậm trễ.