Cái nào Tốt hơn cho Hợp tác Dự án?

Với rất nhiều phần mềm quản lý dự án hiện có, việc lựa chọn phần mềm phù hợp với bạn có thể là một thách thức. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn không quen với loại phần mềm này, với danh sách các tính năng dường như vô tận của nó.

Tất cả những gì bạn muốn làm là tạo một bảng dự án đơn giản để cộng tác với nhóm của mình, nhưng không rõ bạn sẽ làm như thế nào khi nhìn thấy các ví dụ và mẫu phức tạp nhất.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa bạn qua các bảng cộng tác dự án đơn giản mà bạn có thể tạo trong ClickUp và Notion, và chúng tôi sẽ so sánh lợi ích của cả hai.

Ban dự án trong ClickUp

Tạo và quản lý một bảng dự án trong ClickUp rất nhanh chóng và dễ dàng. Bước đầu tiên là tạo Không gian làm việc bằng cách chọn Không gian mới trong thanh bên. Từ đó, bạn điều hướng các tùy chọn thiết lập để tùy chỉnh nó.

Nếu bạn bỏ qua việc chọn một mẫu, bạn có thể bắt đầu mới để tạo một danh sách tối thiểu, không gây xao nhãng với chỉ các trạng thái, cột hoặc dạng xem cần thiết. Rất may, bạn có thể làm như vậy ngay trong tùy chọn thiết lập Workspace thay vì phải tự thực hiện theo cách thủ công.

Liên quan: ClickUp so với Asana: Cái nào tốt hơn cho quản lý dự án

Một số mẫu và ví dụ về bảng dự án trong ClickUp cực kỳ sâu và sử dụng quá nhiều cột. Tuy nhiên, bạn không cần nhiều người cộng tác trong các dự án với những người khác. Trên thực tế, bạn có thể sẽ nhận được bằng cách sử dụng người được chuyển nhượng, ngày đến hạn và mức độ ưu tiên.

Tổng quan về Nhiệm vụ trong ClickUp

Khi bạn nhấp vào một nhiệm vụ trong ClickUp, bạn sẽ thấy một thẻ hoặc tổng quan, tóm tắt thông tin trong các cột. Tại đây, bạn cũng có thể mở rộng nhiệm vụ bằng cách viết mô tả, chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn hoặc thêm tệp đính kèm.

Nếu bạn hoặc đồng nghiệp của bạn có bất kỳ câu hỏi nào, bạn có thể hỏi nhau trực tiếp trong phần nhận xét để mọi người làm việc trong dự án có thể xem cuộc thảo luận trong lịch sử. Bằng cách đó, mọi người đều có quyền truy cập câu trả lời — và nhiều khả năng bạn sẽ không nhận được cùng một câu hỏi hai lần.

Một tính năng khác đáng được đề cập trong tổng quan tác vụ của ClickUp là việc sử dụng các lệnh trong phần mô tả và bình luận của thẻ. Sử dụng những thứ này, bạn có thể thêm định dạng, danh sách, hình ảnh, liên kết, khối mã để xem chi tiết hơn.

Ban dự án trong ý tưởng

Mặc dù không thiếu các tùy chọn tùy chỉnh trong Notion, bạn vẫn có khả năng kết thúc với một bảng tối giản dễ chịu, trong đó bạn sử dụng chính xác các cột bạn cần. Nó cũng là một cinch để bắt đầu.

Chọn Trang mới ở góc dưới cùng bên trái để bắt đầu.

Để giữ cho mọi thứ đơn giản, hãy bắt đầu với một khối cơ sở dữ liệu bảng. Khối này sẽ tạo ra một danh sách tương tự như những cái mà ClickUp và Monday.com sử dụng. Bằng cách không bắt đầu với một mẫu, bạn tránh phải xóa và đổi tên các cột và nội dung điền không mong muốn.

Để thêm các cột bạn muốn sử dụng, hãy nhấp vào tùy chọn thêm ở góc trên cùng bên phải của khối, chuyển đến loại thuộc tính và các tùy chọn của bạn sẽ xuất hiện. Giống như bảng ClickUp, cột người, cột ngày và cột trạng thái sẽ thực hiện công việc.

Các trang nhiệm vụ trong chú thích

Notion sử dụng các trang cho mọi thứ. Bản thân bảng dự án là một trang và khi bạn tạo cơ sở dữ liệu, mỗi mục trong cột tiêu đề sẽ mở ra thành một trang khác.

Khi bạn mở một trang nhiệm vụ, bạn sẽ tìm thấy một bản tóm tắt nhanh về các chi tiết dự án được nêu trong các cột. Bạn cũng sẽ tìm thấy một không gian cho các bình luận và một phần trống có đầy đủ các khả năng.

Tại đây, bạn có thể sử dụng dấu gạch chéo (/) để kéo lên các lệnh và bố cục trang của bạn theo cách hoàn toàn tùy chỉnh. Bạn có thể thêm định dạng văn bản bao gồm dấu ngoặc kép và chú thích, yếu tố hình ảnh để tổ chức thông tin, phương tiện, cơ sở dữ liệu, danh sách, liên kết, dấu trang, đoạn mã, v.v.

Bạn muốn thêm thông tin nào thực sự tùy thuộc vào bạn. Bạn cũng có thể sử dụng một mẫu để bắt đầu hoặc tạo mẫu của riêng bạn để tạo sự nhất quán trên các trang nhiệm vụ của mình.

Hợp tác dự án trong ClickUp so với Notion

ClickUp

Các bảng hoặc danh sách dự án của ClickUp rất dễ chịu về mặt thị giác với bảng màu sáng và nhiều khoảng trắng. Bạn có thể nhanh chóng sắp xếp và định vị các dự án của mình theo trạng thái, mức độ ưu tiên, người được giao, v.v.

Bạn cũng có thể chỉnh sửa hàng loạt nhiệm vụ giúp tiết kiệm thời gian khi thiết lập một dự án mới và khi mở rộng chúng, bạn có thể dễ dàng thêm chi tiết nhiệm vụ vào hệ thống thẻ mẫu.

Lợi ích chính của phần mềm là nó thực hiện rất nhiều công việc cho bạn khi thiết lập không gian làm việc hoặc bảng dự án. Tuy nhiên, nhược điểm là số lượng lớn các tính năng mà nó cung cấp như một phần mềm quản lý dự án.

Mặc dù rất nhiều trong số chúng có thể hữu ích, nhưng bạn có thực sự cần tất cả chúng không? Sự phong phú của các tính năng làm cho phần mềm có vẻ phức tạp hơn nhiều so với thực tế — vì vậy nếu bạn tham gia ClickUp nhóm, hãy nhớ đừng để điều đó đe dọa bạn.

Khái niệm

Notion có các công cụ chính xác mà bạn cần và không có gì hơn. Các trang của nó cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhỏ gọn về dự án của bạn, hầu như luôn luôn kết thúc với một thẩm mỹ tối giản.

Tuy nhiên, nó không phải là tất cả màu đen và trắng. Nếu bạn là người thích mã hóa màu sắc, nó cung cấp một pallet phấn màu tinh tế để làm nổi bật và tông màu trang sức phong phú để định dạng văn bản.

Ngoài ra, các trang nhiệm vụ của bạn được cô đọng, cung cấp cho bạn bản tóm tắt nhanh về các thuộc tính của nhiệm vụ và chỉ thông tin bạn và nhóm của bạn thêm vào. Không gian bình luận chiếm ít chỗ, xuất hiện dưới dạng một trường dòng cho đến khi ai đó thêm câu hỏi hoặc suy nghĩ.

Liên quan: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu sử dụng thuộc tính cơ sở dữ liệu trong khái niệm

Danh sách các lý do để sử dụng Notion rất dài, nhưng lợi ích chính là tính linh hoạt của nó. Bạn có thể tùy chỉnh các trang của mình theo cách bạn muốn mà không có trường trống, bất kỳ hạn chế nào về bố cục. Nhược điểm duy nhất là bạn sẽ phải thực hiện một số công việc theo cách thủ công.

ClickUp so với Notion: Cái nào tốt hơn?

Việc lựa chọn phần mềm nào tốt hơn là hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Nếu bạn là người muốn nhanh chóng và bạn thích sử dụng một hệ thống có khuôn mẫu hơn, thì ClickUp có thể dành cho bạn. Nếu bạn thích sự tùy biến và muốn sáng tạo với các bố cục, thì Notion là một lựa chọn phù hợp.

Cách tốt nhất để quyết định là bạn hãy tự mình dùng thử chúng, vì cả hai đều cung cấp tài khoản miễn phí.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả