Cách tổ chức một cuộc họp VR thành công

Bạn muốn làm cho các cuộc họp kinh doanh của bạn thú vị hơn rất nhiều? Chạy chúng trong thực tế ảo, điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có các thành viên trong nhóm từ xa. Các cuộc họp VR có thể vui vẻ, sáng tạo và hiệu quả, nhưng bạn phải chuẩn bị kỹ càng. Nếu không, bạn có nguy cơ phải khắc phục sự cố vào phút cuối, không hoàn thành được việc gì và lãng phí thời gian và tiền bạc quý giá.

Dưới đây là những mẹo hay nhất cần ghi nhớ khi lập kế hoạch cuộc họp VR, từ việc chọn các công cụ và ứng dụng phù hợp đến tổ chức nhóm của bạn.

Khoản đầu tư đầu tiên bạn cần thực hiện cho các cuộc họp VR của mình là tai nghe. Nó sẽ không rẻ, nhưng bạn có thể thông minh về nó. Mẫu tốt nhất trên thị trường là Meta Quest 2 (trước đây là Oculus Quest 2), vì nó mạnh mẽ và rẻ hơn đáng ngạc nhiên so với các tai nghe thay thế.

Dù bạn chọn gì, hãy đảm bảo rằng nó đáng tin cậy — hãy kiểm tra các bài đánh giá và yêu cầu một cách cẩn thận.

Để lập kế hoạch cuộc họp ảo dễ dàng hơn, bạn có thể nhận được hàng loạt thiết bị giống nhau cho tất cả các thành viên trong nhóm của mình. Nhưng nếu ai đó thích hoặc đã có một chiếc tai nghe khác, điều đó cũng tốt, miễn là nó tương thích với các hoạt động bạn đã lên kế hoạch.

Ngoài ra, hãy khám phá các phụ kiện VR hàng đầu để giúp người dùng thoải mái hơn. Khả năng tiếp cận rất quan trọng trong việc làm cho tất cả nhân viên của bạn cảm thấy được chào đón. Về điểm đó, hãy tránh hình ảnh nhấp nháy hoặc nội dung khác có thể làm phiền mọi người.

2. Đảm bảo thiết bị của mọi người hoạt động trước cuộc họp

Bạn nên kiểm tra tất cả các thiết bị VR trước cuộc họp thực tế của bạn, vì ngay cả những hệ thống được đánh giá cao nhất cũng có thể khiến bạn gặp rắc rối mà không có lý do rõ ràng. Yêu cầu nhóm của bạn thử tai nghe của họ, kiểm tra kết nối Wi-Fi và Bluetooth cũng như tìm hiểu môi trường ảo của họ — cách di chuyển, sử dụng bộ điều khiển, điều hướng menu, v.v.

Mỗi thành viên có thể thực hiện một mình và báo cáo lại nếu có bất kỳ sự cố nào, hoặc bạn có thể đặt ngày để chạy thử nghiệm theo nhóm. Có như vậy mới có thể tư vấn cho nhau ngay tại chỗ. Cho dù bạn có gặp sự cố hay không, vẫn có nhiều thủ thuật để thử. Ví dụ: tìm hiểu cách sử dụng Oculus Quest 2 với PS4 của bạn và thậm chí cả cách sử dụng điện thoại Android của bạn trong VR.

3. Chọn ứng dụng tốt nhất cho các cuộc họp VR

Các cuộc tụ tập trực tuyến đã trở nên rất phổ biến trong những năm qua. Trên thực tế, báo cáo thống kê của Zippia cho thấy 53% nhân viên hiện thích các cuộc họp ảo hơn.

Với sự gia tăng của metaverses, nhu cầu về các thiết bị và ứng dụng có liên quan đã tăng vọt, vì vậy các nhà phát triển VR đang bận rộn tạo ra môi trường tốt nhất có thể cho bất kỳ dịp nào, bao gồm cả các cuộc họp chuyên nghiệp.

Meta Quest’s Horizon Workroom là một ví dụ tuyệt vời. Nó cho phép bạn tạo hình đại diện, gặp gỡ đồng nghiệp và cộng tác giống như bạn làm trong thế giới thực. Ngoài ra còn có Spatial, nơi bạn có thể tạo môi trường làm việc ảo lý tưởng của mình và tổ chức một cuộc họp để ghi nhớ.

Xem xét các dịch vụ như thế này cho các cuộc họp VR của bạn. Chúng rất ấn tượng và bạn sẽ tìm thấy nhiều tùy chọn miễn phí. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn không đi quá đà với thiết kế của mình. Môi trường ảo và các hoạt động cần được kích thích nhưng được kiểm soát và hiệu quả.

4. Chọn các tính năng để làm cho cuộc họp trở nên thú vị

Lợi thế lớn nhất của việc tổ chức các cuộc họp trong VR là nhiều tính năng khác nhau mà bạn có thể đưa vào. Phần mềm được thiết kế đặc biệt cho các cuộc họp nhóm chuyên nghiệp sẽ có rất nhiều thứ để cung cấp.

Ví dụ: bảng trắng ảo là tiêu chuẩn, nhưng hãy xem liệu bạn có thể thêm những thứ như video, đồ thị và âm thanh hay không. Tạo hình đại diện VR trên Ready Player Me và cá nhân hóa trải nghiệm hơn nữa. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ ảo. Nếu muốn biến cuộc họp thành hội thảo, bạn có thể sử dụng hoặc tạo môi trường VR cho phép bạn thực hành các kỹ năng khác nhau.

Ví dụ, VirtualSpeech cung cấp đào tạo kỹ năng mềm trong VR. Người dùng có thể hoàn thiện bài thuyết trình và giao tiếp của họ trong khi bạn, với tư cách là người huấn luyện, theo dõi hiệu suất của họ. Các nền tảng khác có thể hướng dẫn bạn cách sơ cứu, xử lý thủ công, an toàn thực phẩm, phẫu thuật, v.v.

Một lần nữa, hãy cố gắng không áp đảo nhóm của bạn bằng cách bao gồm quá nhiều tính năng và hoạt động. Chọn các công cụ thích hợp nhất và mang tính xây dựng. Ngoài ra, hãy lưu ý nếu các thành viên cần không gian trong thế giới thực.

5. Lên lịch họp để mọi người có thể tham dự

Một phần quan trọng của việc lập kế hoạch một cuộc họp VR là đảm bảo mọi người sẽ có mặt. Sắp xếp một ngày và thời gian phù hợp với nhiều người nhất có thể. Nó cũng sẽ cung cấp cho bạn đủ thời gian để thiết lập trải nghiệm VR.

Sau đó, gửi lời nhắc thường xuyên hoặc để phần mềm tiện dụng giúp bạn quản lý mọi thứ. Sử dụng các ứng dụng như Connecteam hoặc công cụ lập lịch của Nhóm Microsoft để cập nhật tất cả những người tham gia.

Trừ khi bạn đã thực hành nhiều hoặc đã có một vài cuộc họp VR, thì bạn cũng nên tập hợp nhóm ít nhất 30 phút trước thời gian bắt đầu chính thức. Bạn có thể khắc phục mọi sự cố vào phút cuối và khởi động cuộc họp một cách suôn sẻ.

6. Đảm bảo Cuộc họp VR có hiệu quả

Mẹo cuối cùng liên quan đến kết quả cuộc họp của bạn. Giả sử có một lý do chính đáng để có nó, cho dù đó là để đào tạo hay cộng tác trong một dự án, hãy đặt ra một kế hoạch hiệu quả, cũng như một cách để dành vài phút.

Trong cuộc họp VR, hãy theo dõi xuyên suốt các cuộc thảo luận và hoạt động của bạn, đồng thời ghi lại những điểm chính và kết quả.

Đối với công việc cuối cùng này, hãy sử dụng bảng trắng ảo, ghi chú dính hoặc bất kỳ công cụ liên quan nào có sẵn trên nền tảng bạn chọn. Bạn thậm chí có thể ghi lại toàn bộ phiên — chỉ cần nhận được sự đồng ý của mọi người trước khi thực hiện.

Hãy nhớ rằng bạn không cần phải tự mình làm mọi thứ. Thoải mái chia sẻ trách nhiệm với các thành viên trong nhóm. Người khác có thể phụ trách biên bản trong khi bạn điều khiển cuộc họp theo hướng bạn muốn mà không bị sao nhãng.

Chạy một cuộc họp bình tĩnh hoặc VR chủ động

Vẻ đẹp của thực tế ảo là các cuộc tụ họp của bạn có thể thụ động hoặc hoang dã như bạn muốn. Điều này là hoàn hảo cho các cuộc họp kinh doanh. Mặc dù họ cần phải thực tế, họ cũng nên vui vẻ khi có thể. Nếu các cuộc họp của bạn giải trí, truyền cảm hứng và gắn kết nhóm của bạn, phần thưởng sẽ lớn hơn.

Quyết định những gì nhóm của bạn cần và cách một cuộc họp VR có thể mang lại điều đó. Đừng biến nó thành một bữa tiệc, nhưng hãy sáng tạo khi lên kế hoạch cho các hoạt động của bạn. Hướng đến trải nghiệm năng động.