Cách thiết lập Lịch Google cho công việc kết hợp

Công việc kết hợp đã trở nên phổ biến hơn trong thế kỷ 21 và có một số lợi ích. Các nhóm có thể tiếp tục cộng tác trực tiếp, trong khi nhân viên có thể tiết kiệm tiền đi lại và giảm thời gian đi lại. Tuy nhiên, việc đưa các hệ thống phù hợp vào vị trí là rất quan trọng để thành công trong thời gian dài.

Nhiều người trên toàn thế giới sử dụng Lịch Google để quản lý ngày làm việc của họ và bạn có nhiều tùy chọn khi thiết lập Lịch Google cho công việc kết hợp. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách vận hành hiệu quả hơn trên nhiều địa điểm.

1. Chia sẻ địa điểm và giờ làm việc

Một trong những cách dễ dàng nhất để cộng tác cho công việc kết hợp thông qua Lịch Google là chia sẻ địa điểm và giờ làm việc của bạn. Khi bạn và nhóm của bạn đã làm điều đó, bạn sẽ thấy việc sắp xếp các cuộc họp dễ dàng hơn, hiểu lý do tại sao mọi người không phản hồi, v.v.

Nếu bạn muốn chia sẻ số giờ làm việc mà bạn trực tuyến, bạn chỉ cần thêm một ghi chú vào thẻ Google của mình. Tại đây, bạn cũng có thể thêm múi giờ của mình. Bạn cũng có thể chia sẻ giờ làm việc của mình bằng cách truy cập Cài đặt và chia sẻ > Giờ làm việc. Chọn hộp Bật giờ làm việc và tùy chỉnh giờ làm việc của bạn cho mỗi ngày.

Một cách khác để chia sẻ múi giờ của bạn trong Lịch Google là chọn lịch mà bạn và nhóm của bạn làm việc trên đó. Truy cập Cài đặt và chia sẻ trước khi chọn nơi bạn sống trong phần Múi giờ phần.

2. Sử dụng Thời gian tập trung trong Lịch Google

Nếu bạn sử dụng iPhone, có lẽ bạn đã quen thuộc với Chế độ lấy nét. Nói tóm lại, bạn có thể sử dụng những thứ này để hạn chế thông báo và những thứ khác có thể khiến bạn không hoàn thành công việc của mình. Công việc kết hợp có thể khiến nhiều người cố gắng liên hệ với bạn khi đáng lẽ bạn phải tập trung cao độ vào một nhiệm vụ và Lịch Google có một công cụ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Tính năng thời gian tập trung trong Lịch Google cho phép bạn sắp xếp thời gian cho công việc của mình và bạn cũng có thể chọn xem bạn có muốn tự động nói không với các cuộc họp mà người khác mời bạn tham gia hay không. Lưu ý rằng chỉ một số gói sẽ cho phép truy cập vào tính năng thời gian lấy nét. Bạn có thể kiểm tra bằng cách tạo một sự kiện mới và xem liệu bạn có nhận thấy một tùy chọn cho phép bạn làm như vậy hay không.

3. Theo dõi lịch của mọi người

Bạn đã bao giờ được ai đó mời tham dự một sự kiện quan trọng, chỉ để bạn có một thứ khác trên lịch của mình chưa? Nếu vậy, bạn sẽ biết điều đó có thể gây phiền nhiễu như thế nào. Tin vui là với Google Calendar, bạn có thể hạn chế vấn đề này khi làm việc trên mô hình lai.

Một cách để ngăn chặn xung đột về thời gian họp là biết khi nào mọi người rảnh rỗi. Khi tạo một sự kiện mới, hãy chuyển đến Gặp gỡ với… ở bên trái và nhập tên của những người bạn muốn mời.

Bạn sẽ có thể xem lịch của những người mà bạn mời. Tuy nhiên, một số người dùng có thể chưa chia sẻ gói đăng ký của họ—và nếu đúng như vậy, bạn nên cố gắng đảm bảo rằng họ thay đổi điều đó (bạn cũng có thể cần nâng cấp các gói đăng ký Google Workspace của họ).

4. Sử dụng tích hợp của bên thứ ba

Khi nhóm của bạn áp dụng mô hình làm việc kết hợp, bạn nên loại bỏ càng nhiều rào cản đối với sự hợp tác càng tốt. Tin vui là Lịch Google có nhiều tích hợp của bên thứ ba và những tích hợp này có thể giúp bạn sử dụng nhiều ứng dụng yêu thích của mình cùng nhau hơn. Với Google, bạn có thể tích hợp các công cụ giao tiếp như Zoom và các ứng dụng tiện dụng khác—chẳng hạn như Lời nhắc cuộc hẹn.

Để tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba với Lịch Google, hãy truy cập + biểu tượng ở bên phải màn hình của bạn. Sau đó, tìm kiếm hoặc chọn ứng dụng bạn muốn sử dụng. Sau đó bạn có thể chọn Cài đặt quản trị viên hoặc Cài đặt cá nhântùy theo nhu cầu của bạn.

5. Ghi nhớ các ngày lễ của các quốc gia khác

Là một phần của mô hình kết hợp của bạn, bạn có thể có các thành viên trong nhóm làm việc ở các quốc gia khác nhau. Và nếu bạn đang hoạt động ở nhiều biên giới khác nhau, điều quan trọng cần nhớ là toàn bộ thế giới không chạy theo cùng một lịch trình.

Nếu bạn đang cố gắng sắp xếp các cuộc họp, hãy đảm bảo rằng những sự kiện này không đụng độ với các ngày lễ khác. Ví dụ: trong khi Vương quốc Anh không nghỉ vào ngày 4 tháng 7, thì Hoa Kỳ lại có. Bạn có thể hỏi các thành viên trong nhóm của mình, nhưng bạn cũng sẽ tìm thấy nhiều địa điểm trực tuyến; kiểu “[country] các ngày lễ [year]”và bạn sẽ có thể tìm thấy một danh sách.

6. Giới hạn số cuộc họp bạn có

Nếu bạn đã từng có một công việc 9-5 trong một thời gian dài, bạn có thể sẽ biết nhiều cuộc họp vô nghĩa như thế nào. Và nếu bạn không bắt đầu với một kế hoạch phù hợp, bạn có thể nhanh chóng rơi vào cái bẫy mà nhóm của bạn đang thảo luận về cuộc họp cuối cùng.

Trước khi bạn lên lịch một cuộc họp, hãy hỏi xem có cần thiết phải tổ chức một cuộc họp không. Hầu hết thời gian, bạn có thể gửi tin nhắn qua Slack hoặc gửi email cho các thành viên trong nhóm của mình. Nếu bạn cần tổ chức một cuộc họp, hãy lên một danh sách rõ ràng các điểm thảo luận và giữ nó càng ngắn càng tốt.

7. Sử dụng Tính năng Nhiệm vụ trong Lịch Google để biết Thời hạn

Không phải liên tục ở cùng phòng với đồng nghiệp của bạn có thể là một điều may mắn. Ví dụ: bạn có thể thường xuyên tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ đòi hỏi nỗ lực nhận thức đáng kể—mà không phải lo lắng về việc người khác làm bạn mất tập trung. Tuy nhiên, nó cũng có thể gây ra vấn đề.

Một vấn đề là bạn có thể quên thời hạn quan trọng. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Lịch Google để giảm thiểu vấn đề đó. Theo dõi thời hạn thật dễ dàng; bạn có thể đi đến Tạo > Tác vụ và nhập bất cứ điều gì bạn cần để hoàn thành. Sau khi làm điều đó, hãy chọn ngày đến hạn.

Ngoài Lịch Google, bạn có thể sử dụng các công cụ như Todoist và Microsoft To Do cho các mục đích tương tự.

8. Chặn thời gian mà bạn sẽ làm những công việc quan trọng

Một trong những lợi ích của công việc kết hợp là bạn có thể linh hoạt hơn trong lịch trình của mình. Khái niệm “Làm việc chuyên sâu” là từ cuốn sách của Cal Newport về chủ đề này và một trong những thành phần cốt lõi liên quan đến việc thực hiện các nhiệm vụ khó trong khoảng thời gian mỗi ngày—không bị phân tâm.

Làm việc chuyên sâu không phải là điều mà bạn có thể mong đợi thực hiện trong một ngày tám giờ, nhưng việc lên lịch cho các nhiệm vụ chuyên sâu là một ý tưởng hay. Bạn có thể đi đến Tạo > Tác vụ để dành thời gian hoàn thành các dự án của mình và bạn cũng có thể quyết định xem mình có muốn thiết lập các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hay không.

Chặn thời gian ban đầu rất khó khăn và chúng tôi khuyên bạn nên xem các mẹo chặn thời gian hàng đầu của chúng tôi để giúp bạn giải quyết.

Lịch Google: Người bạn đồng hành hữu ích cho nỗ lực làm việc kết hợp của bạn

Công việc kết hợp có thể mang lại lợi ích cho cả người sử dụng lao động và người lao động. Khi thực hiện đúng cách, bạn có thể thúc đẩy một môi trường gồm các thành viên trong nhóm có thể cộng tác và đổi mới—đồng thời mang lại cho mọi người nhiều tự do hơn. Bằng cách kiểm soát nhiều hơn lịch trình của họ, bạn có thể nhận thấy rằng các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả hơn.

Lịch Google có thể giải quyết nhiều vấn đề phát sinh từ các mô hình làm việc kết hợp, chẳng hạn như tính minh bạch và giao tiếp hạn chế. Hãy thử những mẹo này và xem chúng có hiệu quả với bạn không.