Cách theo dõi các thay đổi trong Google Trang tính với thông báo qua email và lịch sử phiên bản
Hợp tác dễ dàng là điều quan trọng hàng đầu trong thời đại làm việc từ xa. Rất may, Google có nhiều tùy chọn chia sẻ cho phép nhiều người dùng làm việc trên cùng một dự án. Biết ai đã thực hiện thay đổi đối với tệp và thời điểm có thể rất quan trọng đối với việc quản lý bảng tính hiệu quả.
Rất may, Google Trang tính có hai tính năng cho phép bạn theo dõi những thay đổi được thực hiện đối với bảng tính của mình. Đầu tiên là thông báo của Google Trang tính, trong khi thứ hai là lịch sử phiên bản. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết các chức năng cần thiết này, chỉ ra cách bạn có thể kích hoạt chúng và trình bày lý do tại sao chúng có thể quan trọng đối với bảng tính của bạn.
Mục Lục
Tại sao sử dụng Thông báo qua email trong Google Trang tính?
Khi làm việc trên một trang tính lớn, nơi nhiều nhân viên đang thực hiện các thay đổi đối với một bảng tính, có thể rất khó khăn để biết những thay đổi nào được thực hiện bởi mỗi cộng tác viên. Sẽ tốt hơn nhiều nếu biết ai đã thực hiện một thay đổi cụ thể, đặc biệt là đối với các nhà lãnh đạo dự án.
Chúng tôi có thể kiểm tra bằng lịch sử phiên bản để xem ai đã thực hiện thay đổi. Tuy nhiên, việc quét qua lịch sử phiên bản có thể tẻ nhạt nếu có nhiều trường hợp. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng Thông báo của Google Trang tính. Bằng cách này, Trang tính sẽ thông báo cho bạn qua (các) email.
Nếu bạn đang di chuyển, bạn nên đảm bảo thông báo email trên điện thoại di động của mình đang hoạt động, để bạn không bỏ lỡ bất kỳ điều gì.
Cách bật thông báo qua email trong Google Trang tính
Việc bật thông báo qua email chỉ mất vài phút và sau khi bạn làm điều đó, nó sẽ vẫn hoạt động cho đến khi bạn thực hiện thêm các thay đổi đối với cài đặt. Làm theo các bước sau để bật thông báo:
- Mở bảng tính của bạn mà bạn muốn bật thông báo qua email.
- Nhấn Công cụ ở đầu bảng tính của bạn. Một menu thả xuống sẽ hiển thị.
- Nhấn Quy tắc thông báosẽ mở ra một cửa sổ mới ở giữa màn hình.
- Bạn có thể đặt các quy tắc ở đây. Nếu bạn chọn một tùy chọn từ phần đầu tiên, bạn phải chọn thời điểm bạn muốn nhận thông báo. Hoặc chọn: Mọi thay đổi được thực hiệnhoặc Người dùng gửi biểu mẫu.
- Trong phần thứ hai, bạn có thể chọn Email – Thông báo hàng ngày hoặc Email – Ngay lập tức.
- Nhấn Tiết kiệm khi bạn đã chọn cài đặt ưa thích của mình,
Chúng tôi sẽ mô tả chi tiết hơn từng cài đặt trong phần sau của bài viết.
Cách thêm và xóa quy tắc thông báo trong Google Trang tính
Nếu bạn muốn thêm nhiều quy tắc hơn, chỉnh sửa những quy tắc hiện có hoặc xóa chúng, hãy chuyển đến Đặt tùy chọn quy tắc thông báo bằng cách nhấp vào Công cụ và Quy tắc thông báo.
Nếu bạn đã có quy tắc thông báo hiện tại, quy tắc đó sẽ xuất hiện trong danh sách. Bạn có thể nhấp vào Xóa bỏ hoặc Chỉnh sửahoặc nhấn Thêm quy tắc thông báo khác để tạo một cái mới. Sau khi bạn thực hiện xong các thay đổi, hãy nhấp vào Xong để cứu chúng.
Hiểu các tùy chọn trong quy tắc thông báo
Có hai phần trong quy tắc thông báo: phần đầu tiên là Thông báo cho tôi tại và phần thứ hai là Thông báo cho tôi bằng.
1. Thông báo cho tôi tại [Your Email] khi nào…
- Mọi thay đổi được thực hiện: Khi bạn chọn tùy chọn này, tất cả các thay đổi bạn thực hiện đối với bảng tính sẽ được ghi lại và thông báo cho người dùng qua email, ngay lập tức hoặc trong một thông báo có thể đọc hàng ngày.
- Người dùng gửi biểu mẫu: Chọn tùy chọn này sẽ thông báo cho bạn bất cứ khi nào ai đó gửi biểu mẫu. Google Biểu mẫu cho phép bạn liên kết các biểu mẫu với bảng tính của bạn. Đây có thể là bất cứ thứ gì từ một cuộc khảo sát đến một mẫu đơn đăng ký đại học.
2. Thông báo cho tôi bằng…
- Email – Thông báo hàng ngày: Bất cứ khi nào tùy chọn này được chọn, danh sách các thay đổi của người dùng sẽ đến khi ngày kết thúc hoặc vào một thời điểm cố định. Nếu bạn chọn tùy chọn này, bạn sẽ nhận được thông báo muộn hơn chứ không phải ngay sau khi chúng được thực hiện. Điều này có lợi cho những cá nhân không muốn được thông báo về các thay đổi ngay lập tức. Nó cũng lý tưởng cho những người làm việc cho một công ty lớn nơi bảng tính họ đang làm việc liên tục thay đổi để tránh làm đầy hộp thư đến của bạn với các thông báo. Đảm bảo rằng bạn đặt thời gian đến ngoài thời gian chặn email của mình, nếu bạn có.
- Email – Đi ngay: Khi bạn chọn tùy chọn này, bạn sẽ nhận được email bất cứ khi nào có thay đổi đối với bảng tính của họ. Điều này lý tưởng cho những người xử lý thông tin nhạy cảm và muốn nhận email nếu có điều gì đó thay đổi.
Chúng tôi không khuyên bạn nên sử dụng cài đặt này cho một trang tính có nhiều hơn hai hoặc ba cộng tác viên, vì sợ rằng bạn sẽ bị tấn công bởi các thông báo liên tục. Nếu bạn cần sử dụng phương pháp này, bạn nên thiết lập một thư mục Gmail để nhận tất cả các thông báo.
Tại sao sử dụng Lịch sử phiên bản Google Trang tính?
Bạn có thể sử dụng tính năng Lịch sử phiên bản của Google Trang tính nếu không muốn nhận thông báo qua email, nhưng hãy theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với bảng tính của bạn. Google Trang tính thậm chí sẽ lưu các thay đổi nhỏ nếu chúng xảy ra cách nhau đủ xa, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc bỏ lỡ bất kỳ thay đổi quan trọng nào.
Chủ sở hữu của bảng tính và những người có quyền truy cập chỉnh sửa vào bảng tính là những người duy nhất có thể xem lịch sử phiên bản của bảng tính trong Google Trang tính.
Khi các thay đổi diễn ra trên đám mây, bạn có thể truy cập lịch sử phiên bản và tìm phiên bản chính xác mà bạn đang tìm kiếm. Điều này là hoàn hảo nếu một trong các thành viên trong nhóm của bạn (hoặc bạn) đã mắc lỗi và cần quay lại phiên bản cũ hơn. Bạn cũng có thể đặt tên cho các thay đổi để biết bạn muốn phiên bản nào.
Cách Xem Lịch sử Phiên bản trong Google Trang tính
Để truy cập lịch sử phiên bản Google Trang tính, hãy đảm bảo thực hiện đủ các thay đổi đối với trang tính trước khi Trang tính có thể tạo nhật ký thay đổi. Dưới đây là các bước bạn cần làm để truy cập lịch sử phiên bản:
- Bấm vào Tập tin trong thanh trên cùng. Thao tác này sẽ hiển thị menu thả xuống.
- Ở đó, nhấp vào Lịch sử phiên bản.
- Nhấp vào Xem lịch sử phiên bản từ menu. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Ctrl + Alt + Shift + H.
Một thanh bên sẽ mở ra ở phía bên phải của màn hình. Ở đó, bạn có thể nhấp vào ba dấu chấm dọc bên cạnh các phiên bản cũ hơn và nhấp vào Khôi phục phiên bản này. Bạn cũng có thể nhấp vào Đặt tên cho phiên bản này để đặt tên cho các lưu cụ thể. Nếu bạn muốn tạo một phiên bản bảng tính mới, hãy nhấp vào Tạo một bản sao.
Khi bạn tạo một bản sao mới của bảng tính, nó sẽ bắt đầu mới và có lịch sử phiên bản mới. Nếu bạn vẫn muốn theo dõi các thay đổi trong bảng tính mới, bạn có thể xóa bảng tính cũ hơn để tránh nhầm lẫn trong tương lai.
Sự khác biệt giữa thông báo qua email và lịch sử phiên bản
Thông báo của Google Trang tính cho phép bạn nhận email bất kỳ lúc nào người dùng thay đổi bảng tính. Khi sử dụng Lịch sử phiên bản, các thay đổi chỉ được ghi lại và không được thông báo tích cực cho người dùng.
Đỉnh của tảng băng trôi
Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên sử dụng cả hai tính năng này cho các bảng tính quan trọng. Mặc dù hai tính năng được thảo luận trong bài viết này là rất tốt để cộng tác, nhưng chúng chỉ là một phần nhỏ trong số tất cả các công cụ mà Google Trang tính cung cấp cho các nhóm làm việc trên bảng tính.
Vẫn còn nhiều điều để tìm hiểu, vì vậy hãy tiếp tục đọc mọi thứ mà chương trình mạnh mẽ này cung cấp.