Cách tạo mẫu email trong Gmail và Outlook

Vài tháng qua của tôi với Microsoft Outlook và Lotus Notes khá thú vị. Tôi chưa bao giờ là người yêu thích các ứng dụng email trên máy tính để bàn, nhưng khi bắt đầu sử dụng các ứng dụng này, tôi sẽ không bao giờ quay lại được nữa. Một trong những tính năng hữu ích nhất mà các ứng dụng khách này cung cấp là khả năng tạo các mẫu email, còn được gọi là văn phòng phẩm, có thể gửi email hàng ngày trong đó hầu hết nội dung email đều quá nhanh. Cho dù đó là một báo cáo hàng ngày hay chỉ là một email xác nhận, một mẫu được tạo sẵn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Tôi đã thấy mọi người tìm kiếm trong thư mục Đã gửi của họ để tìm email và sau đó chuyển tiếp nó sau khi thực hiện chỉnh sửa. Thực tế mà nói, điều này hoạt động tốt hơn so với việc sắp xếp lại toàn bộ email từ bộ nhớ, nhưng việc thay đổi dòng tiêu đề và chỉnh sửa địa chỉ có thể mất một chút thời gian.

Ngoài ra, khả năng xảy ra sai sót tăng lên khi liên quan đến công việc thủ công. Vì vậy, để làm cho mọi thứ tốt hơn, tôi khuyên bạn nên sử dụng một tiện ích mở rộng cho Chrome có tên Gorgias Email mẫu có thể giúp bạn tạo và sử dụng các mẫu email trên Gmail, Yahoo, Outlook và các ứng dụng email phổ biến khác.

Bắt đầu với Gorgias

Sau khi bạn cài đặt tiện ích mở rộng, hãy nhấp vào biểu tượng trên thanh tiện ích mở rộng để mở trang cấu hình.

Gorgias đi kèm với 4 mẫu mặc định để cung cấp cho bạn ý tưởng cơ bản về những gì bạn có thể làm với tiện ích mở rộng. Để tạo một mẫu mới, hãy nhấp vào Bản mẫu mới và bắt đầu bằng cách đặt tên cho nó. Sau đó, bạn có thể bắt đầu nhập nội dung email vào Nội dung Mẫu cánh đồng. Nếu bạn muốn thêm trường chủ đề cũng trong mẫu, hãy nhấp vào các trường cấu hình và chọn Tùy chọn chủ đề.

Các tính năng của Mẫu Email Gorgias

Sức mạnh thực sự của tiện ích mở rộng nằm ở khả năng sử dụng các biến trong khi điền vào mẫu. Giả sử bạn cần tự động điền tên của người đó. Trong trường hợp đó, hãy nhấp vào Chèn biến và chọn Tới: Tên lựa chọn. Khi bạn chèn mẫu, tiện ích mở rộng sẽ tự động điền các tên biến này từ chi tiết liên hệ của email và giúp bạn dễ dàng soạn các email tương tự cho nhiều địa chỉ liên hệ khác nhau.

Một tính năng thú vị khác là Lối tắt văn bản và sử dụng tùy chọn cụ thể này, bạn có thể kích hoạt việc hoàn thành mẫu bằng cách sử dụng phím tab.

Sau khi bạn đã tạo một vài mẫu, đã đến lúc chèn một mẫu vào email. Mở Cửa sổ soạn thư của Gmail và bạn sẽ thấy nút Gorgias ở phía bên tay phải. Tiện ích mở rộng sẽ liệt kê tất cả các mẫu bạn đã lưu và một cú nhấp chuột sẽ chèn chúng vào nội dung email. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt văn bản và nhấn nút tab để dễ dàng hơn.

Mẹo hay: Chuyển tiếp một email đã gửi và nhấp chuột phải vào cửa sổ soạn thư để tạo một mẫu từ các email hiện có. Điều này không phải là mát mẻ?

Phiên bản miễn phí của tiện ích mở rộng giới hạn các mẫu trong một thiết bị và không có tùy chọn để đồng bộ hóa các mẫu bằng tài khoản trực tuyến.

Vì vậy, nếu bạn làm việc trên hai thiết bị trở lên, bạn sẽ phải tạo các mẫu riêng lẻ trên từng hệ thống trừ khi bạn mua ứng dụng trả phí. Ngoài ra, bạn phải đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu nếu gỡ cài đặt Chrome hoặc tiện ích mở rộng hoặc cài đặt lại Windows. Nhưng với 4,99 đô la một tháng, bạn có thể nhận được tính năng đồng bộ hóa với tính năng chia sẻ mẫu nhóm.

Sự kết luận

Gorgias là một ứng dụng tuyệt vời nếu bạn làm việc trên các loại email tương tự hàng ngày. Tôi đã cho nó 5 sao trên Cửa hàng Chrome trực tuyến. Tôi cũng đã liên hệ với các nhà phát triển để thêm một số biến bổ sung trong các mẫu như thời gian và ngày tháng. Hãy dùng thử ngay hôm nay và chia sẻ quan điểm của bạn với chúng tôi.

Cập nhật lần cuối vào ngày 8 tháng 2 năm 2018


Bài viết trên có thể chứa các liên kết liên kết giúp hỗ trợ smartreviewaz. Tuy nhiên, nó không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn biên tập của chúng tôi. Nội dung vẫn không thiên vị và xác thực.