Cách tạo bảng yêu cầu dự án trong ClickUp
Việc ủy thác nhiệm vụ hoặc yêu cầu giúp đỡ đôi khi có thể khiến mọi người cảm thấy khó xử. Cho dù đó là sự lo lắng khi hỏi sai cách hay lo lắng về những gì người khác có thể nghĩ, đó là một thách thức phổ biến ở nơi làm việc.
Ngay cả những người dày dặn kinh nghiệm trong việc giao nhiệm vụ cũng có thể được lợi khi dành ít thời gian hơn để truyền đạt thông tin chi tiết. Có thể mệt mỏi khi phải theo dõi mọi thứ bạn đã thảo luận trong email, tin nhắn và cuộc họp — đặc biệt là khi bạn không theo dõi được tệp đính kèm, chi tiết hoặc câu hỏi.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng yêu cầu dự án trong ClickUp giúp việc ủy quyền diễn ra nhanh chóng và không gây đau đớn.
Mục Lục
Bạn sẽ bao gồm những cột nào trên bảng yêu cầu dự án của mình?
Khi tạo bảng yêu cầu dự án trong ClickUp, mục tiêu là tiết kiệm thời gian. Bạn sẽ muốn nói rõ bạn đang giao dự án cho ai, khi nào bạn muốn họ hoàn thành dự án và mức độ ưu tiên, cũng như ai đang đưa ra yêu cầu. Bạn có thể nhanh chóng làm như vậy bằng cách thêm các cột người được giao, ngày đáo hạn, quyền ưu tiênvà được tạo bởi cho hội đồng quản trị của bạn.
Nếu bạn đang tự hỏi tại sao được tạo bởi cột là quan trọng, đó là vì hai lý do. Nó giúp đồng đội của bạn biết phải hỏi ai nếu họ gặp một câu hỏi. Nó cũng cho họ biết họ đang báo cáo cho ai nếu bạn có nhiều người đang giao dự án.
Bạn không thể thay đổi người xuất hiện trong được tạo bởi vì vậy nếu bạn đang tạo nhiệm vụ thay mặt cho người khác, bạn có thể ghi chú về điều đó trong phần mô tả.
Ngoài ra, bạn có thể nhận thấy người được giao cột giữ một tên theo mặc định. Nếu bạn muốn đặt nhiều người vào một nhiệm vụ, bạn có thể bật nhiều người được giao. Để làm như vậy, hãy nhấp vào biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc dưới cùng bên trái, đi tới Cài đặtlựa chọn ClickAppsvà bật Nhiều người được giao tôin các tùy chọn.
Nếu bạn muốn đưa người khác tham gia vào dự án không tích cực làm việc với nó, bạn có thể thêm họ làm người theo dõi hoặc nếu bạn muốn đồng đội của mình tự nhận nhiệm vụ, bạn có thể chỉ cần để trống cột.
Ngoài bốn cột được đề cập ở trên, ClickUp cung cấp nhiều cột khác sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin cụ thể về dự án. Ví dụ: nếu nhiệm vụ của bạn nhạy cảm về thời gian, bạn có thể sử dụng Ngày tạo để hiển thị thời gian đã ngồi. Bạn cũng có thể sử dụng Ước tính thời gian để cung cấp cho đồng đội của bạn thông báo về thời gian dự án có thể kéo dài.
Để tìm ra cột nào bạn muốn sử dụng, hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về cách nhóm của bạn thực hiện các bài tập, chọn những gì hiệu quả và tùy chỉnh bảng của bạn để đáp ứng nhu cầu của bạn.
Cách thiết lập Ban yêu cầu dự án trong ClickUp
Bước đầu tiên trong việc tạo bảng yêu cầu dự án là tạo một danh sách mới trong không gian làm việc của bạn. Để làm như vậy, hãy di chuột qua tên không gian làm việc của bạn trong thanh bên và nhấp vào nút thêm. Đặt tên cho danh sách của bạn cho phù hợp.
Tiếp theo, chèn các cột bạn muốn sử dụng nếu chúng chưa có ở đó. Bạn sẽ tìm thấy một danh sách dài trong số chúng khi bạn chọn tùy chọn thêm ở góc trên cùng bên phải của danh sách. Hãy ghi nhớ, ít hơn là nhiều hơn. Nếu bạn thêm quá nhiều thông tin vào hội đồng quản trị của mình, nó có thể khiến đồng nghiệp của bạn bối rối — đặc biệt là những người mới sử dụng phần mềm quản lý dự án.
Bạn cũng sẽ muốn thực hiện một cách tiếp cận tối thiểu với các trạng thái. Để chỉnh sửa các trạng thái của bạn, hãy di chuột qua Làm hoặc bất kỳ tab trạng thái nào trên bảng của bạn, hãy nhấp vào ba dấu chấm ở bên phải và chuyển đến Quản lý trạng thái. Lựa chọn phong tục và tạo những người bạn muốn sử dụng để giao tiếp với nhóm của mình.
Ví dụ sử dụng làm, trong tiến trìnhvà hoàn thành, nhưng bạn có thể sáng tạo hơn nếu muốn. Nếu bạn đang sử dụng bảng để xác nhận các dự án, bạn có thể muốn sử dụng mở thay vì việc cần làm và có một giao trạng thái để cho bản thân và những người khác biết có người khác đang ở trên đó, ngay cả khi họ chưa bắt đầu làm việc.
Bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọn như mắc kẹt để liên lạc với một đồng đội cần giúp đỡ, hoặc giữ lại để nhanh chóng chia sẻ rằng một dự án không đang trong quá trình thực hiện cũng như chưa hoàn thành.
Cách làm việc trong Ban yêu cầu dự án
Ý tưởng đằng sau bảng yêu cầu dự án là hạn chế giao tiếp khi giao nhiệm vụ. Không phải là bạn sẽ không chia sẻ chi tiết hoặc trả lời câu hỏi, nhưng bạn đang làm như vậy tất cả ở một nơi, vì vậy bạn và nhóm của bạn biết nơi để tìm thông tin.
Chi tiết trong các cột cung cấp cho người được giao cái nhìn tổng quan về các kỳ vọng của dự án. Ngoài ra, bạn có thể ghi chú chi tiết vào bên trong nhiệm vụ bằng cách nhấp vào tên của nó.
Tại đây, bạn sẽ tìm thấy một nơi mà bạn có thể mô tả nhiệm vụ cho đồng đội của mình, đính kèm tệp và giao tiếp qua lại trong các nhận xét.
Bạn cũng có thể thêm người theo dõi vào dự án bằng cách nhấp vào biểu tượng con mắt ở góc trên cùng bên phải. Làm điều này giống như CC’ing một ai đó trong email.
Khi đồng đội của bạn bắt đầu thực hiện nhiệm vụ, họ sẽ thay đổi trạng thái thành trong tiến trình để cho thấy nó đang được tiến hành và hoàn thành khi họ hoàn thành. ClickUp tự động ẩn các nhiệm vụ đã hoàn thành, nhưng bạn có thể xem chúng bất cứ lúc nào bằng cách nhấp vào chương trình đóng cửa ở góc trên cùng bên phải.
Hãy nhớ rằng, bất kỳ ai cũng có thể chỉ định dự án trong ClickUp, vì vậy bảng yêu cầu dự án của bạn sẽ hoạt động theo cả hai cách. Bằng cách đó, nếu bạn có đồng nghiệp cần bạn giúp đỡ một việc gì đó, họ cũng có thể tạo ra một nhiệm vụ cho bạn.
Nếu bạn làm việc với một nhóm lớn và nhận thấy bảng yêu cầu dự án của mình quá bận rộn, bạn có thể muốn tạo các bảng yêu cầu riêng cho từng bộ phận. Bạn cũng có thể tạo bảng yêu cầu dự án cho từng người nếu công ty của bạn có nhiều nhiệm vụ hoặc ai đó cần thêm một chút tập trung vào từng người một.
Ngoài ra, nếu bạn thấy mình có một số người trực quan trong nhóm của mình, bạn có thể muốn thêm chế độ xem bảng sử dụng hệ thống thẻ thay cho danh sách.
Tập trung vào Ban Yêu cầu Dự án
Tạo bảng yêu cầu dự án là một dự án nhanh chóng mà cả người mới bắt đầu và người dùng ClickUp có kinh nghiệm đều có thể thực hiện. Sử dụng một sẽ không chỉ giúp hạn chế việc nhảy giữa các email và tin nhắn khi ủy quyền nhiệm vụ, mà còn có thể giảm lượng thời gian bạn dành cho các cuộc họp, đã lên lịch hoặc không.
Chỉ cần đảm bảo giải thích cho nhóm của bạn cách hoạt động và cho họ biết rằng họ cũng có thể yêu cầu bạn hoặc nhau trợ giúp khi họ cần.
Đọc tiếp
Thông tin về các Tác giả
