Cách sử dụng tính năng chặn thời gian để hạn chế email và tin nhắn gây mất tập trung

Giao tiếp hiệu quả là điều quan trọng ở nơi làm việc, nhưng đôi khi nó có thể trở thành điều khiến bạn phân tâm khi bạn đang cố gắng tập trung. Thật dễ dàng để nghĩ rằng chúng ta cần phản hồi ngay lập tức cho mọi email hoặc tin nhắn, điều này đôi khi biến thành một cuộc trò chuyện đầy đủ mà bạn thực sự không có thời gian.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách bạn có thể chặn thời gian liên lạc để giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ hiện tại.

1. Chặn thời gian hộp thư đến của bạn

Nếu bạn liên tục nhấp vào hộp thư đến của mình mỗi khi nhận được email, bạn sẽ không hoàn thành được nhiều việc. Bạn không chỉ mất thời gian để đọc và có thể trả lời email mà còn khiến bạn mất thời gian tập trung lại.

Bạn có thể muốn thử chặn thời gian.

Ý tưởng đằng sau thời gian chặn hộp thư đến của bạn là chỉ kiểm tra email của bạn trong các khoảng thời gian dành riêng trong ngày. Bằng cách đó, bạn có thể tập trung vào công việc đang làm trong một thời gian dài mà ít bị gián đoạn nhất.

Mặc dù bạn vẫn có thể muốn xem qua người gửi và dòng chủ đề trong thông báo để không bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng, nhưng bạn sẽ không thực hiện hành động và chuyển đến hộp thư đến của mình ngay lập tức. Tâm trí của bạn luôn tập trung vào nhiệm vụ đang làm bởi vì bạn biết rằng mình sẽ nhận được email sau — tất nhiên là trừ khi nó khẩn cấp và bạn cần chú ý đến nó.

Khi bạn quen với thói quen không mở và trả lời ngay lập tức, khách hàng hoặc đồng nghiệp của bạn cũng sẽ quen với điều này. Trên thực tế, bạn thậm chí có thể đưa ra những phản hồi tốt hơn vì bạn sẽ tập trung vào giao tiếp và không vội vàng quay lại hạng mục bạn đang làm.

Theo gợi ý, bạn có thể bắt đầu mỗi lần truy cập hộp thư đến của mình bằng cách kiểm tra các thư cũ hơn trước. Bất cứ thứ gì là rác rưởi hoặc rác, hãy xử lý ngay lập tức. Nếu nó không yêu cầu phản hồi, hãy viết bất kỳ mục hành động nào ra giấy và gửi nó.

Nếu người gửi chỉ cần phản hồi nhanh, bạn cũng có thể trả lời họ khi đang ở đó, nhưng nếu họ cần câu trả lời sẽ mất nhiều thời gian hơn thời gian bạn đã đặt, hãy gắn cờ email hoặc tạo lời nhắc để quay lại trễ rồi. Một mục tiêu cần ghi nhớ là giữ cho hộp thư đến của bạn không có thư chưa đọc và tránh xử lý cùng một email hai lần.

Khi thời gian chặn hộp thư đến của bạn, bạn cũng sẽ muốn xem xét thời gian và tần suất. Điều này sẽ khác nhau ở mỗi người dựa trên khối lượng email của họ, vai trò của họ và lịch trình của họ.

2. Chặn thời gian hộp thư đi của bạn

Đối với những email cần trả lời lâu hơn hoặc những email bạn cần tự gửi, hãy dành thời gian làm việc đó thay vì dành một phần thời gian hiệu quả cho hộp thư đi của bạn. Cần một chút thực hành, nhưng nếu bạn chính xác trong các email của mình, bạn cũng sẽ dành ít thời gian hơn để viết chúng.

Bắt đầu mỗi phiên hộp thư đi bằng cách giải quyết các thư quan trọng nhất và khi hết thời gian, hãy tập trung vào các nhiệm vụ khác của bạn. Chỉ vì bạn có thể trả lời ai đó ngay lập tức không có nghĩa là bạn luôn phải như vậy. Tất nhiên, vẫn có những trường hợp ngoại lệ, nhưng việc phá vỡ sự tập trung của bạn để trả lời các tin nhắn không khẩn cấp sẽ tăng thêm.

Ngoài ra còn có sự cân nhắc về việc liệu tin nhắn thậm chí có yêu cầu phản hồi hay không. Thật dễ dàng để cảm thấy có nghĩa vụ phải trả lời, nhưng nếu người gửi không thực sự yêu cầu bất kỳ điều gì ở bạn hoặc không yêu cầu thông tin đầu vào của bạn, một lời cảm ơn đơn giản có thể thực hiện thủ thuật tùy thuộc vào người gửi nó.

Bạn có trả lời mọi email bạn nhận được hay không là vấn đề về quy tắc tại nơi làm việc và mối quan hệ của bạn với người gửi. Một số người không muốn nhận được phản hồi hơn là mở một tin nhắn cảm ơn hai từ, những người khác có thể đánh giá cao lời nhắn này.

3. Đặt tin nhắn của bạn vào thời gian chờ

Tin nhắn không mất nhiều thời gian như email để đọc và trả lời — đặc biệt là vì việc trả lời bằng một từ hoặc một biểu tượng cảm xúc chiến lược hoặc thậm chí ảnh gif sẽ dễ chấp nhận hơn. Tuy nhiên, họ cộng lại.

Đặt trình nhắn tin của bạn theo lịch trình có thể giúp hạn chế gián đoạn. Thời gian chặn tin nhắn của bạn hơi khác một chút so với email vì chúng không phải là thứ sẽ mất nhiều thời gian để trả lời. Thay vào đó, bạn có thể muốn chặn thời gian để tập trung vào nhiệm vụ của mình và để các tin nhắn đến đợi cho đến khi hết phiên.

Nếu sử dụng Slack, bạn có thể cho thấy mình đang tập trung vào việc sử dụng trạng thái Slack hơn là báo lại nếu bạn vẫn muốn theo dõi các thông báo. Tuy nhiên, nếu bạn cuối cùng sử dụng tính năng báo lại, mọi người vẫn có thể gửi tin nhắn cho bạn biết đó là tin nhắn khẩn cấp.

Nếu bạn đang nhắn tin cho đồng nghiệp của mình và bạn thấy một cuộc trò chuyện đang kéo dài, bạn có thể muốn mời đồng nghiệp gọi cho bạn để giải thích vì nói chuyện qua điện thoại có thể nhanh hơn.

4. Thiết lập ranh giới cho truyền thông điện tử

Đầu tiên và quan trọng nhất, đó không phải là lời nhắc yêu thích của mọi người, nhưng bạn sẽ nhận thấy sự gia tăng năng suất nếu bạn lưu kiểm tra tin nhắn cá nhân của mình cho đến khi bạn nghỉ ngơi hoặc có một số thời gian ngừng hoạt động.

Cả điện thoại Apple và Android đều có cài đặt tiêu điểm có thể tùy chỉnh cao có thể giúp bạn điều này, cho phép bạn tắt tiếng một số ứng dụng khi bật chế độ không làm phiền. Bằng cách này, bạn có thể tắt tiếng các ứng dụng và tin nhắn mà bạn có thể thấy mất tập trung, nhưng vẫn tiếp tục cuộc gọi nếu ai đó cần liên hệ với bạn.

Bạn cũng có thể tìm thấy các cài đặt tương tự trên máy tính của mình. Ví dụ, Thông báo bảng điều khiển trong iOS Tùy chọn hệ thống cho phép bạn lên lịch không làm phiền và bật và tắt ứng dụng.

Tất nhiên, một số người và tình huống sẽ yêu cầu bạn chú ý ngay lập tức, nhưng một số việc nhất định có thể đợi cho đến khi phiên làm việc năng suất của bạn hoàn thành để bạn giải quyết. Điều này sẽ khác nhau ở mỗi người, nhưng hãy thử và đưa ra bộ quy tắc của riêng bạn về ai và những gì bạn sẽ cho phép để phá vỡ sự tập trung của bạn.

Hạn chế sự phân tâm của bạn

Với số lượng email và thông báo bạn nhận được trong một ngày, bạn rất dễ bị phân tâm khi cố gắng tập trung. Nếu bạn thấy điều này là phổ biến, hãy thử một hoặc nhiều mẹo sau để xem cách nào phù hợp với bạn.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả