Cách sử dụng Phương pháp Ivy Lee trong Microsoft To Do

Bạn thường nhìn vào danh sách việc cần làm của mình và tự hỏi nên bắt đầu từ đâu. Với rất nhiều thứ ở đó, việc chọn điểm bắt đầu mỗi buổi sáng có thể là một thách thức—chưa kể đến căng thẳng.

Sử dụng phương pháp Ivy Lee để lên kế hoạch cho những việc cần làm, bạn sẽ biết chính xác nơi bắt đầu mỗi ngày. Và bằng cách kết hợp nó với các bố cục danh sách kiểm tra đơn giản trong Microsoft To Do, bạn sẽ có được một quy trình quản lý tác vụ chắc chắn. Bạn muốn học như thế nào? Đầu tiên, chúng ta sẽ đi sâu vào giải thích ngắn gọn về phương pháp Ivy Lee.

Phương pháp Ivy Lee là gì?

Phương pháp Ivy Lee là một cách tuyệt vời để loại bỏ căng thẳng khỏi việc lập kế hoạch hàng ngày. Dưới đây là tổng quan nhanh về cách thức hoạt động của nó:

• Viết ra sáu nhiệm vụ mỗi tối để tập trung vào ngày hôm sau.
• Liệt kê chúng theo thứ tự, đặt các mục có mức độ ưu tiên cao hơn trước.
• Ngày hôm sau, hãy xem qua danh sách của bạn và đánh dấu các mục khi bạn tiếp tục.
• Nếu bạn hoàn thành danh sách của mình, hãy tránh thêm nhiều nhiệm vụ hơn—có thể sử dụng thời gian để làm những việc nhỏ hơn hoặc thư giãn.
• Bất cứ điều gì còn lại trong danh sách của bạn, hãy mang nó sang ngày hôm sau khi bạn viết danh sách mới của mình.

Ý tưởng là bạn sẽ biết chính xác bắt đầu từ đâu vào ngày hôm sau và nhiệm vụ nào tiếp theo. Nếu bạn so sánh Apple Reminders, Google Keep và Microsoft To Do, bạn sẽ nhận thấy tất cả chúng đều cung cấp định dạng danh sách kiểm tra. Nhưng cái sau có vẻ như nó dành cho phương pháp Ivy Lee, nhờ vào Ngày của tôi Và nhiệm vụ danh sách lượt xem.

Bạn có thể tự hỏi điều gì sẽ xảy ra với tất cả các nhiệm vụ khác của mình, sáu nhiệm vụ không có trong danh sách hàng ngày. Ngày của tôi và Nhiệm vụ phối hợp với nhau để ngăn mọi thứ rơi vào kẽ hở. Ngày của tôi là danh sách hàng ngày của bạn và Công việc là danh sách cho mọi thứ khác. Bạn có thể gọi đây là công việc tồn đọng của mình.

Tạo Backlog trong Microsoft To Do

Công việc tồn đọng là nơi bạn lưu trữ tất cả những việc cần làm. Nghe có vẻ hỗn loạn, nhưng không cần phải quá chi tiết. Hãy nghĩ về các nhiệm vụ công việc, công việc nhà và các dự án không xảy ra như một phần của thói quen hàng ngày của bạn. Ví dụ: đọc lại báo cáo hoặc viết đề xuất tiếp thị, không kiểm tra email của bạn hoặc rửa bát đĩa.

Khi bạn tìm hiểu về nhiệm vụ, bạn thêm nó vào hồ sơ tồn đọng của mình, nơi nó sẽ không bị lãng quên, không gây xao nhãng và có thể dễ dàng truy cập bất kỳ lúc nào.

Vị trí hoàn hảo cho công việc tồn đọng của bạn trong Microsoft To Do là trong tab Nhiệm vụ. Bạn sẽ tìm thấy nó trong thanh bên bên trái. Tạo danh sách việc cần làm ở đây đơn giản như nhập các mục bạn muốn đưa vào thêm một nhiệm vụ trường và nhấn enter.

Nếu bạn muốn thêm chi tiết vào các tác vụ, hãy nhấp vào tác vụ bạn muốn mở rộng và thanh bên phải sẽ mở ra. Tại đây, bạn có thể:

• Thêm nhiệm vụ vào danh sách Ngày của tôi.
• Tạo lời nhắc.
• Cung cấp cho nhiệm vụ của bạn một ngày đến hạn.
• Đặt nó lặp lại — biến nó thành một nhiệm vụ định kỳ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm hoặc tùy chỉnh.
• Phân loại nhiệm vụ của bạn.
• Đính kèm một tập tin.
• Viết ghi chú.

Bạn không cần phải quá chi tiết, nhưng bạn sẽ muốn bao gồm đủ thông tin về nhiệm vụ để ghi nhớ các chi tiết cụ thể sau này. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các hạng mục có thể tồn đọng trong một thời gian.

Khi bạn đã liệt kê tất cả những việc cần làm, bạn sẽ sử dụng công việc tồn đọng của mình để lập kế hoạch cho danh sách việc cần làm hàng ngày của mình.

Viết danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn trong Microsoft To Do

Cũng giống như công việc tồn đọng, Microsoft To Do cung cấp vị trí hoàn hảo cho danh sách hàng ngày của bạn, Ngày của tôi chuyển hướng. Bạn có thể tìm thấy nó ở thanh bên trái ở trên cùng. Điều quan trọng cần nhớ là danh sách của bạn sẽ tự động xóa khi ngày thay đổi, vì vậy bạn sẽ không muốn di chuyển các mục khi bạn chọn những gì bạn muốn làm vào ngày hôm sau.

Thay vào đó, khi bạn xem xét các mục trong hồ sơ tồn đọng của mình, hãy nhấp vào dấu sao trên sáu mục mà bạn muốn xử lý.

Vào buổi sáng, nhấp vào nhiệm vụ bạn muốn chuyển qua và chọn Thêm vào ngày của tôi làm như vậy. Họ cũng sẽ ở trong tab công việc hoặc công việc tồn đọng của bạn với nhãn Ngày của tôi. Khi Microsoft To Do xóa mọi mục chưa hoàn thành, bạn có thể nhanh chóng tìm lại chúng nhờ các dấu sao bạn đã đặt trên chúng trước đó.

Chắc chắn sẽ dễ dàng hơn nếu danh sách của bạn không được xóa hàng đêm, nhưng điều này giúp bạn có thời gian để xem lại các nhiệm vụ của mình vào buổi sáng và cũng là một khởi đầu mới mỗi ngày. Trong vòng của bạn Ngày của tôi tab, bạn có thể nhấp và kéo các mục ở đây để ưu tiên chúng. Bạn cũng có thể xem xét lại một số mục trong hồ sơ tồn đọng của mình bằng cách nhấp vào gợi ý ở góc trên bên phải.

Khi bạn đánh dấu một nhiệm vụ tắt, bạn có thể tìm thấy nó trong Hoàn thành phần của tab Nhiệm vụ của bạn. Ngoài ra, bạn có thể bật Hoàn thành danh sách thông minh trong cài đặt của bạn—bánh răng ở góc trên cùng bên phải của màn hình—để hiển thị các tác vụ đã hoàn thành của bạn trong thanh bên.

Bạn có thể tìm thấy một số nhiệm vụ khác phù hợp với mình. Không đổ mồ hôi nếu bạn không thể tìm thấy sáu mỗi ngày, đặc biệt nếu bạn biết bạn sẽ không hoàn thành nhiều như vậy.

Danh sách thông minh để sử dụng cùng với phương pháp Ivy Lee trong Microsoft To Do

Có nhiều cách hiệu quả để sử dụng Microsoft To Do. Bên cạnh bố cục danh sách việc cần làm đơn giản, Microsoft To Do còn cung cấp các danh sách thông minh để giúp bạn luôn ngăn nắp và hoàn thành công việc. Những điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn giữ các danh sách bổ sung cho lời nhắc, ý tưởng hoặc những thứ ngẫu nhiên để ngăn chúng làm lộn xộn danh sách Nhiệm vụ hoặc công việc tồn đọng của bạn.

Đây là những gì họ làm:

• Quan trọng—nhấp vào ngôi sao bên cạnh bất kỳ mục nào đánh giá nó là quan trọng. Sau đó, Microsoft To Do sẽ tổng hợp các tác vụ này vào tab Quan trọng trong ứng dụng để bạn có thể tìm thấy tất cả chúng ở một nơi. Điều này đặc biệt hữu ích nếu hồ sơ tồn đọng của bạn dài và bạn muốn nhanh chóng tìm thấy các mục được gắn dấu sao của mình.
• kế hoạch—Microsoft To Do cũng tập hợp bất kỳ mục nào bạn chỉ định ngày trong tab Đã lên kế hoạch. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các nhiệm vụ của mình trong các nhóm như Hôm nay, Ngày mai, Tuần tớiVà Sau đó.
• Được giao cho tôi—nếu bạn cộng tác với những người khác trong Microsoft To Do hoặc Microsoft Planner, bạn cũng có thể kiểm tra tại đây để biết các nhiệm vụ mà họ đã ủy quyền cho bạn.
• Tất cả—danh sách thông minh này hiển thị mọi việc cần làm bạn tạo trong Microsoft To Do.
• Hoàn thành—một nơi cho tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn. Sau khi đánh dấu một mục, bạn có thể tìm thấy mục đó tại đây hoặc trong Hoàn thành phần trong danh sách của nó.

Nếu bạn không muốn một hoặc bất kỳ mục nào trong số này xuất hiện trong thanh bên của mình, bạn có thể tắt chúng trong cài đặt của mình dưới biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải. Ngoài ra, bạn có thể tự động ẩn danh sách thông minh trống và ẩn tiêu đề thanh bên khỏi các ứng dụng được kết nối—Người lập kế hoạch Và email bị gắn cờ.

Khả năng ẩn những gì bạn không sử dụng giúp tập trung hơn vào các tính năng bạn sử dụng. Bằng cách đó, bạn chỉ chú ý đến những gì quan trọng nhất và các nhiệm vụ ít có khả năng bị bỏ qua hoặc lãng quên.

Ngăn các tác vụ rơi giữa các vết nứt với Microsoft To Do

Microsoft To Do gần như có cảm giác như các nhà phát triển của nó đã nghĩ đến phương pháp của Ivy Lee. Các tab Nhiệm vụ và Ngày của tôi kết hợp với nhau để mang đến cho bạn một danh sách hàng ngày liền mạch giúp lập kế hoạch dễ dàng. Nếu bạn cần mang theo danh sách việc cần làm của mình khi đang di chuyển, chỉ cần tải xuống ứng dụng dành cho thiết bị di động. Tốt hơn nữa, Microsoft To Do có sẵn miễn phí với tài khoản Microsoft.