Cách sử dụng phương pháp Ivy Lee để có năng suất không căng thẳng
Một danh sách dài các mục trong danh sách việc cần làm của bạn có thể khiến bạn căng thẳng. Tuy nhiên, không có danh sách hoặc phương pháp năng suất nào là hoàn toàn mệt mỏi.
Nếu bạn vô tổ chức, bạn có thể cảm thấy mình hơi phân tán, nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ tiếp theo. Có thể, bạn sẽ không có khả năng đo lường tiến trình của mình hoặc có một vạch đích rõ ràng khi bạn hoàn thành công việc. Điều này có thể dẫn đến cảm giác choáng ngợp hoặc bận rộn, đồng thời, cảm giác như bạn không làm được gì cả.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn phương pháp năng suất không cần áp lực và cách bạn có thể áp dụng nó trong Notion và ClickUp.
Mục Lục
Phương pháp Ivy Lee là gì?
Quay trở lại năm 1918, một nhà tư vấn năng suất tên là Ivy Lee đã chia sẻ phương pháp này với một nhóm giám đốc điều hành kinh doanh tại Bethlehem Steel Corporation ở Pennsylvania. Ý tưởng là viết ra sáu nhiệm vụ vào buổi tối để tập trung vào ngày hôm sau.
Bạn ghi nhanh những mục này theo thứ tự quan trọng và thực hiện qua chúng cho phù hợp. Bất cứ điều gì bạn không đạt được sẽ được chuyển sang ngày hôm sau và nếu bạn hoàn thành danh sách của mình, bạn không cần bổ sung thêm — đó là cơ hội tuyệt vời để bắt kịp những thứ nhỏ nhặt hoặc thư giãn.
Lee đã không tính phí công ty cho cuộc tư vấn của mình vào thời điểm đó. Tuy nhiên, phương pháp của anh ấy hiệu quả đến nỗi chủ tịch của công ty đã gửi cho anh ấy một tấm séc trị giá 25.000 đô la – mà theo quan điểm của mọi thứ, nó sẽ tương đương với hàng trăm nghìn ngày nay.
Phương pháp này hiệu quả vì bạn biết chính xác nơi bắt đầu vào sáng hôm sau. Ngoài ra, bạn chỉ tập trung vào sáu mục đó.
Cách sử dụng phương pháp Ivy Lee trong quan niệm hàng ngày
Có nhiều cách bạn có thể sử dụng phương pháp này trong Notion khi bạn đã quen với công cụ. Đơn giản nhất là tạo một trang mới bằng cách chọn tùy chọn ở góc dưới cùng bên trái và thêm danh sách kiểm tra.
Để làm như vậy, hãy kéo các lệnh lên bằng dấu gạch chéo lên và chọn Danh mục lựa chọn. Bây giờ bạn có thể liệt kê sáu việc cần làm của mình và chúng sẽ sẵn sàng cho bạn vào sáng hôm sau. Khi bạn hoàn thành chúng, hãy đánh dấu chúng và thay thế chúng bằng các nhiệm vụ mới vào tối hôm đó.
Tuy nhiên, một số công việc yêu cầu bạn phải có phần nào lưu trữ những gì bạn đã làm và khi nào. Ngay cả khi nó chỉ là kiến thức của riêng bạn, bạn muốn có một cách để quay lại và xem lại những ngày trước đó, chẳng hạn như tổng quan hàng tuần.
Cách sử dụng phương pháp Ivy Lee trong Notion Weekly
Để theo dõi danh sách của bạn theo ngày, bạn có thể tạo một trang mới cho mỗi tuần trong trang việc cần làm chính của bạn. Hãy nhớ rằng bạn vẫn đang lập danh sách việc cần làm của mình mỗi ngày, nhưng việc sắp xếp chúng theo cách này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng sau này.
Để tạo một trang trong một trang, bạn có thể sử dụng dấu gạch chéo để hiển thị Trang ra lệnh và tìm hiểu ngay. Nếu bạn muốn tạo chúng mà không cần rời khỏi trang gốc, hãy nhấp vào thêm nút ở bên phải tên của nó trong thanh bên để có tùy chọn thêm nhanh.
Bây giờ bạn có thể theo dõi tuần của mình trong các trang này như hình dưới đây. Để chuyển tiếp một mục chưa hoàn thiện, hãy nhấp chuột phải và sao chép nó trước khi kéo sang ngày hôm sau thay vì gõ lại.
Nếu bạn không muốn theo dõi những món đồ mình mang theo, chỉ cần di chuyển chúng. Tuy nhiên, giữ chúng có thể giúp bạn tìm hiểu các loại nhiệm vụ mà bạn phải vật lộn. Một số người giữ nguyên tắc rằng nếu họ không hoàn thành nhiệm vụ trong một khoảng thời gian cụ thể trong ngày, họ sẽ xóa hoàn toàn nhiệm vụ đó khỏi danh sách của mình.
Làm thế nào để có thể sử dụng phương pháp Ivy Lee trong ClickUp hàng ngày
Bạn không có nhiều tùy chỉnh trong ClickUp như trong Notion, nhưng đôi khi đó là một điều tốt nếu bạn muốn để chương trình thực hiện công việc cho mình. Thêm vào đó, nó cung cấp nhiều công cụ sẽ giúp bạn cải thiện năng suất của mình.
Để tạo danh sách việc cần làm đơn giản trong ClickUp, hãy chuyển đến Khoảng trống bạn muốn danh sách của mình xuất hiện, hãy nhấp vào nút thêm bên cạnh tên của danh sách đó trong thanh bên và chọn Danh sách mới.
Bạn có thể giữ mọi thứ đơn giản ở đây với hai trạng thái — để làm và hoàn thành — và tùy chỉnh màu sắc theo cách bạn muốn. Từ đó, bạn chỉ cần thêm sáu mục của mình vào danh sách này và đánh dấu chúng là hoàn thành khi bạn đánh dấu chúng.
Nếu bạn muốn xem các mục đã hoàn thành của mình, hãy chọn Hiển thị đã đóng cửa ở góc trên cùng bên phải danh sách của bạn.
Cách sử dụng phương pháp Ivy Lee trong ClickUp, hàng tuần
Để theo dõi danh sách của bạn theo ngày, bạn có thể thực hiện nhiều cách tiếp cận khác nhau. Một ví dụ là thay đổi trạng thái Không gian của bạn thành các ngày trong tuần và tạo danh sách mới mỗi tuần.
Để biết ngày nào trong tuần đó bạn đã hoàn thành một mục, hãy thêm Ngày đóng cửa cột. Các mục chưa hoàn chỉnh có thể được sao chép hoặc chuyển về phía trước.
Ngoài ra, nếu bạn không muốn các mục chưa hoàn thành của mình hiển thị, bạn có thể chỉ cần thay đổi trạng thái sang ngày hôm sau và ClickUp sẽ thực hiện công việc mang nó về phía trước cho bạn.
Cách theo dõi các công việc không có trong danh sách hàng ngày của bạn
Nếu bạn đang tự hỏi nơi bạn có thể giữ các nhiệm vụ bật lên hoặc bạn đang lưu để thực hiện vào lúc khác, hãy tạo một trang mới trong Ghi chú hoặc danh sách trong ClickUp được gọi là tồn đọng. Tại đây, bạn có thể đặt các nhiệm vụ này để không quên chúng, nhưng cũng không để chúng làm bạn xao nhãng khi làm việc trên danh sách hiện tại của mình.
Đây là cách nó có thể trông như thế nào trong Notion:
Đây là cách nó có thể trông như thế nào trong ClickUp:
Khi lập kế hoạch cho ngày của mình, bạn có thể tham khảo các mục trong công việc tồn đọng của mình và chuyển chúng vào danh sách hàng ngày của bạn cho phù hợp. Sau khi bạn chuyển chúng qua, chỉ cần xóa chúng khỏi danh sách.
Năng suất không căng thẳng với phương pháp Ivy Lee
Khi nói đến việc lập kế hoạch cho ngày của bạn, phương pháp Ivy Lee là một trong những lựa chọn tốt nhất để lập kế hoạch giảm căng thẳng vì bạn sẽ biết chính xác những gì bạn phải tập trung vào, vì vậy bạn chỉ tập trung vào những mục đó.
Ngoài ra, bạn sẽ thấy sự tiến bộ của mình và biết khi nào cần nghỉ ngơi. Nếu bạn đang khám phá các phương pháp mới, hãy nhớ thêm phương pháp này vào danh sách của mình và thử một vài phương pháp khác để xem phương pháp nào phù hợp nhất với bạn.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
