Cách sử dụng OneDrive để tạo và chia sẻ tài liệu Microsoft Excel
Đã qua lâu rồi cái thời mà việc chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu Microsoft Excel yêu cầu vô số chuỗi email và vô số phiên bản tài liệu được lưu trên thẻ nhớ USB. Ngày nay, giống như mọi thứ khác trên web, tài liệu Microsoft Excel có thể được truy cập, chia sẻ, chỉnh sửa và tải lên để mọi người xem chỉ bằng một cú nhấp chuột nhờ OneDrive.
Mục Lục
OneDrive là gì và bạn sử dụng nó như thế nào
OneDrive là dịch vụ đám mây của Microsoft cho phép bạn lưu trữ, truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ tệp của mình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet và tài khoản Microsoft chuyên dụng.
Nó có sẵn cho mục đích sử dụng cá nhân và mục đích sử dụng tại cơ quan/trường học, trong trường hợp này được gọi là OneDrive cho cơ quan hoặc trường học.
Để tạo tài khoản OneDrive, tất cả những gì bạn cần làm là tạo một tài khoản Microsoft.
- Đi đến trang web của Microsoft.
- xác định vị trí Tạo một tài khoản nút và bấm vào nó.
- Tạo một tài khoản hoàn toàn mới, tài khoản này sẽ tạo địa chỉ email mới hoặc kết nối tài khoản hiện có với Microsoft.
Bạn đã sẵn sàng! Dù cũ hay mới, hãy luôn ghi nhớ các mẹo bảo mật này cho tài khoản Microsoft của bạn. Sau khi tài khoản Microsoft của bạn được tạo, hãy đăng nhập vào tài khoản đó và truy cập bộ nhớ đám mây OneDrive của bạn.
Cách tạo và đồng bộ hóa trang tính Microsoft Excel từ OneDrive
Thật dễ dàng để tạo và đồng bộ bảng tính Excel trực tuyến trực tiếp từ OneDrive. Đây là cách:
- Mở tài khoản OneDrive của bạn.
- Bấm vào +Mới > sổ làm việc excel.
- Nhập dữ liệu và chỉnh sửa trang tính của bạn theo ý muốn.
- Quay lại tài khoản OneDrive của bạn để tìm trang tính mới tạo của bạn.
- Đổi tên tệp của bạn bằng cách chọn tệp của bạn rồi nhấp vào Đổi tên.
- Nhập tên tệp mới của bạn, sau đó nhấp vào Đổi tên.
- Tệp của bạn được đổi tên với thông báo ở góc trên cùng bên phải của trang tổng quan xác nhận thay đổi.
- Mở tệp của bạn trong Excel Web hoặc Excel cục bộ bằng cách bấm vào Mở > Mở trong trình duyệt hoặc Mở > Mở trong Excel.
- Mở trong trình duyệt: Thao tác này sẽ mở web Excel trên trình duyệt của bạn (Chrome, Mozilla, Firefox, …), cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa trực tuyến.
- Mở trong Excel: Thao tác này sẽ mở tệp của bạn trong phần mềm Excel cục bộ, cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa cục bộ.
Trong cả hai trường hợp, tệp của bạn được lưu trữ và đồng bộ hóa trên đám mây. Nó có thể truy cập trên tất cả các thiết bị, có thể chỉnh sửa bất kỳ lúc nào và có thể chia sẻ với bất kỳ ai có liên kết. Thêm về điều này dưới đây.
Cách tải lên và đồng bộ hóa bảng tính Microsoft Excel với OneDrive
Nếu bạn cần tải bảng tính Excel lên OneDrive, đây là những việc bạn nên làm:
- Mở tài khoản OneDrive của bạn.
- Bấm vào Tải lên > Các tập tin.
- Chọn tệp để tải lên từ máy tính của bạn.
- Khi tệp của bạn đã được tải lên thành công, nó sẽ ngay lập tức xuất hiện trên trang tổng quan của bạn. Một cửa sổ bật lên cũng sẽ hiển thị ở góc trên bên phải màn hình của bạn.
- Một lần nữa, hãy mở tệp của bạn bằng cách chọn nó rồi nhấp vào Mở > Mở trong trình duyệt hoặc Mở > Mở trong Excel.
- Mở trong trình duyệt: Thao tác này sẽ mở trang web Excel trên trình duyệt của bạn (Chrome, Mozilla, Firefox, …), cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa trực tuyến.
- Mở trong Excel: Thao tác này sẽ mở tệp của bạn trong phần mềm Excel cục bộ, cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa cục bộ.
Như đã đề cập trước đây, tệp của bạn được lưu trữ và đồng bộ hóa trên đám mây. Nó có thể truy cập trên tất cả các thiết bị, có thể chỉnh sửa bất kỳ lúc nào và có thể chia sẻ với bất kỳ ai có quyền liên kết phù hợp.
Cách chia sẻ tệp OneDrive Microsoft Excel của bạn
Trang tính của bạn hiện đã được tạo và lưu trữ trên OneDrive của bạn. Điều này có nghĩa là tệp của bạn có thể chia sẻ và được đồng bộ hóa: bạn có thể thêm cộng tác viên và thực hiện các thay đổi đối với tệp của mình ngay lập tức và đồng thời.
Để chia sẻ tệp của bạn và bắt đầu cộng tác, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn tệp của bạn và nhấp vào Chia sẻ.
- Chọn giữa hai tùy chọn: Gửi link hoặc Sao chép đường dẫn.
Gửi link: cho phép bạn chia sẻ tệp theo lời mời. Bạn sẽ được nhắc thêm (các) tên của (các) cộng tác viên của mình (nếu họ đã đăng ký trong danh bạ của bạn), (các) nhóm của họ hoặc (các) email của họ.
Bạn cũng có tùy chọn để thêm một thông báo sẽ được hiển thị cùng với lời mời của bạn.
Sao chép đường dẫn: Cái này cho phép bạn sao chép liên kết truy cập vào tệp của mình bằng cách nhấp vào Sao chép. Một cửa sổ bật lên sẽ hiển thị cho bạn liên kết được sao chép. Sau đó, bạn có thể liên lạc với (những) cộng tác viên của mình qua email hoặc bất kỳ công cụ nhắn tin nào khác.
Bây giờ bạn đã quen thuộc với các tùy chọn chia sẻ, hãy đi sâu vào các quyền.
- Quyết định loại quyền truy cập nào sẽ cấp cho cộng tác viên của bạn trước khi gửi cho họ liên kết truy cập bằng cách nhấp vào Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa.
- Chọn một trong các tùy chọn: Bất cứ ai hoặc người cụ thể.
- Bất cứ ai: Bất kỳ người nào có liên kết đều có quyền truy cập vào tệp của bạn, cho dù họ có đăng nhập hay không. Nếu cộng tác viên của bạn chia sẻ liên kết đó với bên thứ ba, thì bên thứ ba đó sẽ có quyền truy cập vào tệp.
- người cụ thể: Những người bạn đã gửi liên kết đến sẽ cần phải đăng nhập vào tài khoản của họ để truy cập tệp. Nếu họ đã đăng xuất hoặc đăng nhập từ một tài khoản khác, quyền truy cập sẽ không được cấp.
- Tiếp theo, chọn loại quyền truy cập bằng cách nhấp vào Có thể chỉnh sửa hoặc Có thể xem dưới Cài đặt khác.
- Có thể chỉnh sửa: có thể thêm và xóa nội dung, quản lý quyền và chia sẻ tệp.
- Có thể xem: chỉ có thể xem nội dung của tệp nhưng không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu.
- Tính năng tùy chọn:
- Thêm ngày hết hạn. Sau ngày đó, cộng tác viên của bạn sẽ không có quyền truy cập vào tệp.
- thêm mật khẩu. Cộng tác viên của bạn sẽ cần nhập mật khẩu để truy cập tệp.
Nắm vững các quyền này là rất quan trọng để đảm bảo các tệp của bạn luôn an toàn và bảo mật. Tin vui là bạn luôn có thể thay đổi quyền liên kết trong OneDrive nếu cần.
OneDrive vượt xa chỉ Microsoft Excel
Trong khi chúng tôi giới thiệu cách sử dụng OneDrive với các tệp Excel của bạn, bạn thực sự có thể sử dụng nó cho nhiều mục đích khác: lưu trữ tài liệu email, thư mục cục bộ, tài liệu Word, bản trình bày PowerPoint, v.v. Đăng nhập vào tài khoản của bạn và khám phá thêm nhiều cách để làm việc trên đám mây.