/ / Cách sử dụng OneDrive để tạo và chia sẻ tài liệu Microsoft Excel

Cách sử dụng OneDrive để tạo và chia sẻ tài liệu Microsoft Excel

Đã qua lâu rồi cái thời mà việc chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu Microsoft Excel yêu cầu vô số chuỗi email và vô số phiên bản tài liệu được lưu trên thẻ nhớ USB. Ngày nay, giống như mọi thứ khác trên web, tài liệu Microsoft Excel có thể được truy cập, chia sẻ, chỉnh sửa và tải lên để mọi người xem chỉ bằng một cú nhấp chuột nhờ OneDrive.


OneDrive là gì và bạn sử dụng nó như thế nào

OneDrive là dịch vụ đám mây của Microsoft cho phép bạn lưu trữ, truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ tệp của mình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet và tài khoản Microsoft chuyên dụng.

Nó có sẵn cho mục đích sử dụng cá nhân và mục đích sử dụng tại cơ quan/trường học, trong trường hợp này được gọi là OneDrive cho cơ quan hoặc trường học.

Để tạo tài khoản OneDrive, tất cả những gì bạn cần làm là tạo một tài khoản Microsoft.

  1. Đi đến trang web của Microsoft.
  2. xác định vị trí Tạo một tài khoản nút và bấm vào nó.
  3. Tạo một tài khoản hoàn toàn mới, tài khoản này sẽ tạo địa chỉ email mới hoặc kết nối tài khoản hiện có với Microsoft.

Bạn đã sẵn sàng! Dù cũ hay mới, hãy luôn ghi nhớ các mẹo bảo mật này cho tài khoản Microsoft của bạn. Sau khi tài khoản Microsoft của bạn được tạo, hãy đăng nhập vào tài khoản đó và truy cập bộ nhớ đám mây OneDrive của bạn.

Cách tạo và đồng bộ hóa trang tính Microsoft Excel từ OneDrive

Thật dễ dàng để tạo và đồng bộ bảng tính Excel trực tuyến trực tiếp từ OneDrive. Đây là cách:

  1. Mở tài khoản OneDrive của bạn.
    Nền tảng tài khoản OneDrive

  2. Bấm vào +Mới > sổ làm việc excel.
    Thêm bảng tính mới Excel trên OneDrive

  3. Nhập dữ liệu và chỉnh sửa trang tính của bạn theo ý muốn.
    Trang tính Excel mới được tạo

  4. Quay lại tài khoản OneDrive của bạn để tìm trang tính mới tạo của bạn.
    Trang tính excel mới của Microsoft hiển thị trên onedrive

  5. Đổi tên tệp của bạn bằng cách chọn tệp của bạn rồi nhấp vào Đổi tên.
    Đổi tên tệp trên onedrive

  6. Nhập tên tệp mới của bạn, sau đó nhấp vào Đổi tên.
    Trang tính được đổi tên trên onedrive

  7. Tệp của bạn được đổi tên với thông báo ở góc trên cùng bên phải của trang tổng quan xác nhận thay đổi.
    File thông báo đổi tên excel onedrive

  8. Mở tệp của bạn trong Excel Web hoặc Excel cục bộ bằng cách bấm vào Mở > Mở trong trình duyệt hoặc Mở > Mở trong Excel.
    Mở tùy chọn trang tính excel

    • Mở trong trình duyệt: Thao tác này sẽ mở web Excel trên trình duyệt của bạn (Chrome, Mozilla, Firefox, …), cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa trực tuyến.
    • Mở trong Excel: Thao tác này sẽ mở tệp của bạn trong phần mềm Excel cục bộ, cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa cục bộ.

Trong cả hai trường hợp, tệp của bạn được lưu trữ và đồng bộ hóa trên đám mây. Nó có thể truy cập trên tất cả các thiết bị, có thể chỉnh sửa bất kỳ lúc nào và có thể chia sẻ với bất kỳ ai có liên kết. Thêm về điều này dưới đây.

Cách tải lên và đồng bộ hóa bảng tính Microsoft Excel với OneDrive

Nếu bạn cần tải bảng tính Excel lên OneDrive, đây là những việc bạn nên làm:

  1. Mở tài khoản OneDrive của bạn.
    Nền tảng tài khoản OneDrive

  2. Bấm vào Tải lên > Các tập tin.
    Tải tệp lên onedrive

  3. Chọn tệp để tải lên từ máy tính của bạn.
    Chọn bảng excel để tải lên onedrive

  4. Khi tệp của bạn đã được tải lên thành công, nó sẽ ngay lập tức xuất hiện trên trang tổng quan của bạn. Một cửa sổ bật lên cũng sẽ hiển thị ở góc trên bên phải màn hình của bạn.
    Trang tính Excel đã được tải lên thành công-4

  5. Một lần nữa, hãy mở tệp của bạn bằng cách chọn nó rồi nhấp vào Mở > Mở trong trình duyệt hoặc Mở > Mở trong Excel.
    Mở tùy chọn trang tính excel

    • Mở trong trình duyệt: Thao tác này sẽ mở trang web Excel trên trình duyệt của bạn (Chrome, Mozilla, Firefox, …), cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa trực tuyến.
    • Mở trong Excel: Thao tác này sẽ mở tệp của bạn trong phần mềm Excel cục bộ, cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa cục bộ.

Như đã đề cập trước đây, tệp của bạn được lưu trữ và đồng bộ hóa trên đám mây. Nó có thể truy cập trên tất cả các thiết bị, có thể chỉnh sửa bất kỳ lúc nào và có thể chia sẻ với bất kỳ ai có quyền liên kết phù hợp.

Cách chia sẻ tệp OneDrive Microsoft Excel của bạn

Trang tính của bạn hiện đã được tạo và lưu trữ trên OneDrive của bạn. Điều này có nghĩa là tệp của bạn có thể chia sẻ và được đồng bộ hóa: bạn có thể thêm cộng tác viên và thực hiện các thay đổi đối với tệp của mình ngay lập tức và đồng thời.

Để chia sẻ tệp của bạn và bắt đầu cộng tác, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn tệp của bạn và nhấp vào Chia sẻ.
    Chia sẻ tệp với người khác

  2. Chọn giữa hai tùy chọn: Gửi link hoặc Sao chép đường dẫn.
    Cửa sổ tùy chọn chia sẻ popup onedrive

    Gửi link: cho phép bạn chia sẻ tệp theo lời mời. Bạn sẽ được nhắc thêm (các) tên của (các) cộng tác viên của mình (nếu họ đã đăng ký trong danh bạ của bạn), (các) nhóm của họ hoặc (các) email của họ.

    Gửi tùy chọn chia sẻ liên kết onedrive

    Bạn cũng có tùy chọn để thêm một thông báo sẽ được hiển thị cùng với lời mời của bạn.

    viết tin nhắn trên tùy chọn liên kết chia sẻ onedrive

    Sao chép đường dẫn: Cái này cho phép bạn sao chép liên kết truy cập vào tệp của mình bằng cách nhấp vào Sao chép. Một cửa sổ bật lên sẽ hiển thị cho bạn liên kết được sao chép. Sau đó, bạn có thể liên lạc với (những) cộng tác viên của mình qua email hoặc bất kỳ công cụ nhắn tin nào khác.

    Liên kết đến tệp được sao chép

    Bây giờ bạn đã quen thuộc với các tùy chọn chia sẻ, hãy đi sâu vào các quyền.

  3. Quyết định loại quyền truy cập nào sẽ cấp cho cộng tác viên của bạn trước khi gửi cho họ liên kết truy cập bằng cách nhấp vào Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa.
    Thay đổi quyền liên kết trên onedrive

  4. Chọn một trong các tùy chọn: Bất cứ ai hoặc người cụ thể.
    Chọn bất kỳ ai hoặc những người cụ thể trên onedrive

    • Bất cứ ai: Bất kỳ người nào có liên kết đều có quyền truy cập vào tệp của bạn, cho dù họ có đăng nhập hay không. Nếu cộng tác viên của bạn chia sẻ liên kết đó với bên thứ ba, thì bên thứ ba đó sẽ có quyền truy cập vào tệp.
    • người cụ thể: Những người bạn đã gửi liên kết đến sẽ cần phải đăng nhập vào tài khoản của họ để truy cập tệp. Nếu họ đã đăng xuất hoặc đăng nhập từ một tài khoản khác, quyền truy cập sẽ không được cấp.
  5. Tiếp theo, chọn loại quyền truy cập bằng cách nhấp vào Có thể chỉnh sửa hoặc Có thể xem dưới Cài đặt khác.
    Nhiều cài đặt hơn có thể chỉnh sửa hoặc xem các quyền của onedrive

    • Có thể chỉnh sửa: có thể thêm và xóa nội dung, quản lý quyền và chia sẻ tệp.
    • Có thể xem: chỉ có thể xem nội dung của tệp nhưng không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu.
  6. Tính năng tùy chọn:
    • Thêm ngày hết hạn. Sau ngày đó, cộng tác viên của bạn sẽ không có quyền truy cập vào tệp.
    • thêm mật khẩu. Cộng tác viên của bạn sẽ cần nhập mật khẩu để truy cập tệp.

Nắm vững các quyền này là rất quan trọng để đảm bảo các tệp của bạn luôn an toàn và bảo mật. Tin vui là bạn luôn có thể thay đổi quyền liên kết trong OneDrive nếu cần.

OneDrive vượt xa chỉ Microsoft Excel

Trong khi chúng tôi giới thiệu cách sử dụng OneDrive với các tệp Excel của bạn, bạn thực sự có thể sử dụng nó cho nhiều mục đích khác: lưu trữ tài liệu email, thư mục cục bộ, tài liệu Word, bản trình bày PowerPoint, v.v. Đăng nhập vào tài khoản của bạn và khám phá thêm nhiều cách để làm việc trên đám mây.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *