Cách sử dụng Khối xây dựng tùy chỉnh trong Google Tài liệu
Google Tài liệu hướng đến sự cộng tác cũng như hiệu quả. Các khối dựng tùy chỉnh trong Google Tài liệu giúp bạn tăng tốc độ tạo tài liệu của mình bằng cách lưu và sử dụng lại các thành phần bạn sử dụng thường xuyên nhất. Tài liệu hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu cách sử dụng chúng tốt hơn khi chúng được triển khai trên các tài khoản Google Workplace và Education.
Mục Lục
Khối dựng tùy chỉnh trong Google Tài liệu là gì?
Hãy nghĩ về Google Documents như một canvas trống. Các khối dựng tùy chỉnh giống như các đoạn mã mà bạn có thể chèn vào bất kỳ tài liệu nào mà không phải tạo chúng từ đầu mỗi lần. Chúng là bản soạn sẵn cho bất kỳ loại nội dung tài liệu nào; bạn có thể coi chúng là các mẫu nhỏ.
Ví dụ: nếu cùng một danh sách kiểm tra thường được sử dụng trong Google Tài liệu để xem xét một quy trình, bạn có thể lưu danh sách đó dưới dạng một khối xây dựng tùy chỉnh. Sau đó, trong tài liệu tiếp theo, hãy chèn khối dựng bằng một cú nhấp chuột. Vì vậy, các khối xây dựng tùy chỉnh tiết kiệm thời gian cho bạn và tổ chức.
Thông báo của Google Workspace đề cập đến một số tình huống phổ biến khi sử dụng chúng:
Bạn có thể tạo mẫu khởi động dự án để theo dõi các mốc quan trọng và nhiệm vụ, danh sách kiểm tra khởi chạy sản phẩm hoặc thậm chí là một khối mã hoặc văn bản thường được sử dụng trong tổ chức của bạn.
Bạn thậm chí có thể lưu toàn bộ tài liệu dưới dạng một khối dựng tùy chỉnh và chèn nó như một mẫu cho một tài liệu khác. Các khối dựng tùy chỉnh là một tính năng tiết kiệm thời gian đáng kể, là một phần quan trọng của Smart Canvas trong Google Drive.
Ghi chú: Các khối xây dựng tùy chỉnh chỉ dành cho tài khoản Google Workspace và Education. Chúng vẫn không có sẵn cho các tài khoản Google cá nhân.
Cách sử dụng Khối xây dựng tùy chỉnh trong Google Tài liệu
Để tăng tốc độ tạo tài liệu, bạn có thể lưu và chèn một khối dựng tùy chỉnh trong vài giây. Mở đúng tài liệu Google và sử dụng một trong hai bước để tạo khối xây dựng đầu tiên của bạn.
Tạo khối xây dựng tùy chỉnh
Chọn văn bản, mã, bảng hoặc nội dung khác mà bạn muốn làm khối dựng.
- Nhấp chuột phải vào nội dung được đánh dấu.
- Lựa chọn Lưu dưới dạng khối xây dựng tùy chỉnh.
- Đặt tên cho nó để sau này dễ lấy. Bạn cũng có thể thêm một mô tả.
- Lựa chọn Tạo nên > Hiểu rồi.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng “trình đơn @” trong Google Tài liệu:
- Kiểu “@” ở bất kỳ vị trí nào trên tài liệu đang mở và chọn Khối xây dựng tùy chỉnh mới từ thực đơn.
- Chọn nội dung bạn muốn biến thành một khối xây dựng.
- Lựa chọn Cứu từ cửa sổ bật lên.
- Đặt cho khối dựng tùy chỉnh một tên duy nhất và một mô tả tùy chọn.
- Lựa chọn Tạo > Đã hiểu.
Khối dựng tùy chỉnh được lưu trữ trong thư mục có tên “Khối dựng tùy chỉnh” trong Google Drive của bạn. Bạn có thể sắp xếp lại, chỉnh sửa và xóa các khối từ đây. Bạn cũng có thể quản lý bộ sưu tập các khối của mình từ menu: Chèn > Khối dựng > Khối dựng tùy chỉnh > Quản lý khối tùy chỉnh.
Chèn một khối xây dựng tùy chỉnh
Để nhanh chóng sử dụng lại khối dựng tùy chỉnh, hãy sử dụng bất kỳ phương pháp nào trong hai phương pháp ở đúng vị trí trong tài liệu đang mở.
- Nhập “@” và nhập tên của khối dựng tùy chỉnh.
- Chuyển đến menu và nhấp vào Chèn > Khối dựng > Khối dựng tùy chỉnh > Chọn một khối xây dựng.
Một số công dụng cho các khối xây dựng trong tài liệu của bạn là gì?
Dưới đây là một số cách suy nghĩ về việc sử dụng các khối xây dựng trong Google Tài liệu:
- Sửa đổi một tài liệu cũ với các khối xây dựng mới.
- Nhanh chóng chèn văn bản có định dạng vào tài liệu bằng các khối xây dựng và tiết kiệm thời gian định dạng.
- Các khối xây dựng là các mẫu có thể tái sử dụng có thể được sử dụng để định dạng nhất quán tại nơi làm việc.
- Lưu các bảng dữ liệu hoặc biểu đồ được sử dụng thường xuyên dưới dạng khối xây dựng và sử dụng lại chúng.
- Sử dụng làm yếu tố thương hiệu trên các tài liệu chính thức.
Lập kế hoạch và quản lý các khối xây dựng tùy chỉnh của bạn
Vì các khối dựng tùy chỉnh giống như các mô-đun có thể tái sử dụng trong Google Workspace, nên bạn và nhóm của mình nên cân nhắc chúng một cách chiến lược. Nó bắt đầu bằng cách tạo một tập hợp các khối xây dựng tiêu chuẩn cho toàn bộ nhóm, đặt tên cho chúng một cách chính xác cùng với các mô tả chính xác. Thỉnh thoảng cũng cần cập nhật và dọn dẹp bộ sưu tập để tránh sự lộn xộn của các khối nội dung có thể tái sử dụng này. Cùng với trí tuệ nhân tạo AI trong Google Tài liệu, tính năng này sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc.