Cách sử dụng Hive để quản lý công việc và dự án

Làm việc trong các nhóm lớn, bận rộn, đòi hỏi một cách quản lý quy trình và dự án hợp lý, để đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang và cảm thấy tự tin vào những gì họ đang làm. Nếu không có điều này, nó có thể cảm thấy hỗn loạn và mọi người rất dễ bỏ sót hoặc bỏ qua mọi thứ.

Hive là một nền tảng quản lý dự án được thiết kế hướng đến người dùng, cung cấp giao diện thân thiện với người dùng. Hãy cùng xem xét một số tính năng nổi bật của Hive mà bạn có thể hưởng lợi và cải thiện năng suất.

Hive là gì?

Mặc dù Hive chủ yếu được mệnh danh là một nền tảng quản lý dự án, nhưng nó cung cấp nhiều hơn thế. Đây cũng là một cách hiệu quả để quản lý và cộng tác trên các nhiệm vụ và hành động, theo dõi tiến trình và quy trình làm việc của nhóm, đồng thời tạo ra một trung tâm thông tin.

Khi bạn đăng ký tài khoản, Hive cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày đối với tất cả các tính năng của nó, vì vậy bạn có thể biết mình cần nó để làm gì. Sau đó, bạn có thể tiếp tục với một trong ba loại đăng ký khác nhau, bao gồm:

• Hive Solo: đăng ký miễn phí cho các cá nhân và nhóm nhỏ.
• Nhóm Hive: 12 đô la mỗi tháng cho các nhóm thực hiện nhiều dự án.
• Doanh nghiệp Hive: Một gói đăng ký tùy chỉnh, phù hợp yêu cầu bạn liên hệ với Nhóm bán hàng để được báo giá.

Bắt đầu thật dễ dàng và với tư cách là người dùng mới, Hive sẽ xem qua phần giới thiệu về cách sử dụng một số tính năng chính của nó. Bạn có thể tắt tính năng này bất cứ lúc nào, nếu bạn chỉ muốn tự mình cảm nhận.

Khi bạn đăng nhập vào tài khoản Hive của mình, bạn sẽ được tự động chuyển đến Hành động trang. Ở bên trái màn hình của bạn, có một màu xanh lam Thực đơnnơi bạn có thể chuyển đổi giữa:

• Hành động của tôi: nơi bạn có thể tìm thấy các nhiệm vụ và hành động của mình.
• Ghi chú: chương trình làm việc cộng tác và ghi chú cuộc họp được cập nhật theo thời gian thực.
• Ứng dụng: danh sách các ứng dụng bạn có thể thêm vào Hive, bao gồm Google Drive, Dropbox, và Một ổ đĩa tích hợp, vì vậy bạn có thể tải lên và chia sẻ tệp trực tiếp từ chúng.
• Dự án: các dự án riêng lẻ mà bạn có thể tạo và cộng tác.

Dưới đây, bạn sẽ thấy Các nhómnơi bạn có thể tạo các cuộc trò chuyện nhóm để làm việc trên các mảng công việc và Trực tiếp, liệt kê tất cả các cuộc trò chuyện trực tiếp của bạn với từng đồng nghiệp. Ở dưới cùng, bạn có thể nhấp vào Tin nhắn mới để bắt đầu một chuỗi nhắn tin tức thì mới.

Liên quan: Cách sử dụng Todo trong Slack để quản lý tác vụ

Bạn có thể thu gọn menu của mình bất kỳ lúc nào bằng cách di chuột bên cạnh Hive và nhấp vào biểu tượng trông giống như một mũi tên trỏ kẹp giữa hai đường. Tương tự như vậy, bạn có thể đưa nó trở lại bằng cách nhấp vào ba hàng biểu tượng bên cạnh tiêu đề trang.

Quản lý công việc cá nhân trong Hive

Trong Hive, bạn có thể tạo danh sách công việc cần làm của riêng mình và theo dõi các nhiệm vụ từ các dự án mà bạn và nhóm của bạn tham gia. Để xem tất cả các nhiệm vụ của bạn, chỉ cần truy cập Hành động từ Thực đơn.

Trên trang này, bạn sẽ thấy bốn tab:

• Làm: nơi lưu trữ tất cả các nhiệm vụ cá nhân và nhiệm vụ được giao cho bạn.
• Đã báo lại: khi bạn di chuột qua một nhiệm vụ và nhấp vào Cái đồng hồ biểu tượng, đây là nơi các tác vụ đã tạm ẩn đó sẽ chuyển đến.
• Hoàn thành: khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ bằng cách nhấp vào Đánh dấu ở bên trái, nó sẽ đi tới đây.
• Do tôi chỉ định: nếu bạn đã giao nhiệm vụ cho người khác, họ sẽ hiển thị ở đây.

Để bắt đầu tạo danh sách việc cần làm cá nhân, bạn có thể bắt đầu nhập thẳng vào thanh văn bản cho biết Những gì cần phải được thực hiện? Và bấm vào đi vào khi hoàn tất để bổ sung nhanh hoặc cách khác, bạn có thể nhấp vào màu xanh lam Mới mẻ ở trên cùng bên phải màn hình của bạn và chọn Hoạt động để hiển thị cửa sổ tác vụ mới.

Liên quan: Mẹo quản lý thời gian để tổ chức khối lượng công việc của riêng bạn

Tại đây, bạn có thể điền thông tin chi tiết đầy đủ hơn về nhiệm vụ của mình, bao gồm mô tả, bất kỳ hành động phụ nào, thêm nhãn, tệp đính kèm và nhận xét. Bạn cũng có thể thêm người được giao vào hành động chính hoặc hành động phụ và chọn ngày hạn chót. Ở trên cùng bên phải của cửa sổ, nhấp vào Ba chấm dọc để mở ra các tùy chọn bổ sung, bao gồm cả việc đánh dấu hành động là khẩn cấp.

Bằng việc tạo ra Nhãn đối với các hành động cá nhân của mình, bạn có thể phân biệt chúng với các hành động mà người khác đã chỉ định cho bạn. Để quản lý những thứ này và tạo những cái mới, hãy nhấp vào Vòng tròn ở góc trên cùng bên phải với tên viết tắt đầu tiên của bạn được bật và chọn Cài đặt > Nhãn.

Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào X ở trên cùng bên phải của cửa sổ và nhiệm vụ của bạn sẽ tự động hiển thị trên Việc cần làm tiết diện. Sau đó, chỉ cần nhấp vào màu xám Đánh dấu ở bên trái của nó để đánh dấu là đã hoàn thành và nó sẽ tự động chuyển đến Hoàn thành chuyển hướng.

Quản lý dự án trong Hive

Khi bạn nhấp vào Dự án trên Thực đơnbạn sẽ được đưa đến Bộ điều hướng dự án nơi bạn có thể xem tất cả các dự án mà bạn đang tham gia. Để thêm một dự án mới, hãy nhấp vào màu xanh lam Mới mẻ Dự án và làm theo hướng dẫn trên màn hình để thêm Chức vụ, Màu sắc, Hạn chót, và Người được giao.

Trong phần cuối cùng, bạn có thể chọn một Bố cục dự án từ các mẫu được cung cấp, bao gồm Chế độ xem trạng thái, Chế độ xem nhóm, Xem nhãn, Lịch, Chế độ xem Gantt, và Chế độ xem bảng. Mỗi cái trông hơi khác nhau, điều này mang lại rất nhiều sự linh hoạt trong việc quản lý dự án.

Khi bạn hài lòng, hãy nhấp vào Tạo dự án. Dự án mới của bạn sẽ hiển thị trong Thực đơn ở trên Dự án, và bất kỳ hành động nào bạn chỉ định cho chính mình hoặc người khác sẽ hiển thị trên Hành động trang. Bất kỳ ai mà bạn mời tham gia dự án sẽ có thể xem và đóng góp vào dự án đó trong thời gian thực, mang lại sự hợp tác hợp lý cho dự án với các đồng nghiệp của bạn.

Liên quan: Các giải pháp thay thế quản lý dự án cho biểu đồ Gantt

Trên tất cả các Chế độ xem dự án, bạn có thể chọn ba chấm dọc (Thêm) để đưa ra nhiều tùy chọn hơn, chẳng hạn như Lưu dưới dạng mẫu, Sao chép dự án, Xuất, Lưu trữ dự án, Xóa dự án, Tạo trò chuyện nhóm dự án, Sao chép liên kết tới dự án, và nhiều hơn nữa.

Quản lý dự án và nhiệm vụ được sắp xếp hợp lý

Hive có vô số tính năng để khám phá và nền tảng này giúp việc điều hướng trở nên vô cùng dễ dàng. Nó có chức năng cao và có thể giúp bạn và đồng nghiệp của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cộng tác trong các dự án và quản lý công việc.

Hive là một nền tảng đa công dụng, cung cấp thứ gì đó cho mọi người, bất kể vai trò của bạn là gì. Ngay cả khi công ty của bạn không sử dụng Hive, nó vẫn là một lựa chọn tuyệt vời để quản lý khối lượng công việc của riêng bạn. Nó dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác mà bạn có thể đã sử dụng.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả