Cách sử dụng Excel để tính toán giữa các ngày

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao việc tính toán ngày tháng trong đầu lại khó đến vậy chưa? Có vẻ như đây là một trong những điều đáng lẽ phải dễ dàng, nhưng những tuần có bảy ngày, những tháng có số ngày không đều nhau và những năm nhuận không thường xuyên, tất cả đều âm mưu tàn phá khả năng toán học của bạn.

Không tin chúng tôi? Từ ngày 17 tháng 3 năm 2021 đến ngày 20 tháng 5 năm 2023 có bao nhiêu ngày? Nếu bạn có thể tìm ra nó trong vòng chưa đầy năm giây, thì không sao, bạn rõ ràng là một thiên tài. Nhưng nếu bạn mất nhiều thời gian hơn thế, thì hãy coi mình là bình thường—và ngừng vật lộn khi Excel có thể làm công việc khó khăn đó cho bạn.

Hàm DATEDIF trong Excel

DATEDIF là một hàm Excel được thiết kế riêng cho nhiệm vụ chính xác này. Nó có thể tính toán số ngày, tháng hoặc năm giữa hai ngày. Cú pháp cho nó như sau:

=DATEDIF(start_date, end_date, unit)

DATEDIF có ba đối số:

• start_date là ngày trước đó trong tính toán.
• ngày cuối là ngày sau đó trong tính toán.
• đơn vị là một chuỗi văn bản chỉ định đơn vị thời gian mà bạn muốn tính toán (ví dụ: năm, tháng, ngày).

Nếu bạn đặt tất cả những thứ này lại với nhau, công thức sau đây sẽ trả về sự khác biệt giữa hai ngày A1 Và B1 trong ngày:

=DATEDIF(A1,B1,"D")

Start_date đương nhiên phải sớm hơn end_date theo thứ tự thời gian. Nếu ngày đầu tiên trong hàm muộn hơn ngày thứ hai, DATEDIF sẽ trả về lỗi.

Đối số thứ ba trong DATEDIF xác định đơn vị của chênh lệch ngày. Đây có thể là các đơn vị đơn giản như Y, M và D, trả về sự khác biệt theo năm, tháng và ngày tương ứng. Tuy nhiên, các đơn vị cũng có thể là các đơn vị ghép như MD, YM và YD.

Cú pháp và cách sử dụng DATEDIF vốn đã đơn giản. Điều duy nhất bạn cần thành thạo với chức năng này là hiểu các đơn vị. Cùng với đó, bạn sẽ có thể chọn đơn vị tốt nhất cho kịch bản của mình. Hãy xem qua chức năng này với một số ví dụ thực tế.

Tính toán sự khác biệt giữa hai ngày theo ngày, tuần, tháng hoặc năm

Cách sử dụng DATEDIF đơn giản nhất là tính chênh lệch giữa hai ngày theo đơn vị đơn giản. D, M và Y trả về sự khác biệt trong cả ngày, tháng và năm. Vì mỗi tuần là bảy ngày, bạn có thể chia số ngày chênh lệch cho bảy để có số tuần chênh lệch.

Không giống như D, M và Y, việc tính toán sự khác biệt theo tuần bằng cách chia số ngày cho bảy sẽ không tính được cả tuần. Trên thực tế, nó có thể sẽ trả về số thập phân.

Hãy nhìn vào bảng tính dưới đây. Trong bảng tính này, chúng ta có hai ngày cách nhau khoảng ba năm. Bạn có thể sử dụng hàm DATEDIF để tính chênh lệch chính xác giữa hai ngày theo các đơn vị khác nhau.

Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo rằng các ô chứa giá trị ngày ở định dạng ngày. Bằng cách này, Excel biết rằng nó đang xử lý các giá trị ngày tháng. Ngược lại, đảm bảo rằng các ô đầu ra ở định dạng số chứ không phải định dạng ngày.

1. Chọn ô mà bạn muốn hiển thị kết quả tính toán.
2. Trong thanh công thức, nhập công thức dưới đây:

   DATEDIF($A$2, $B$2, "D")

3. Nhấn Đi vào.

Công thức sẽ tính toán sự khác biệt giữa các ngày trong ô A1 Và B2, rồi xuất kết quả sau vài ngày. Tham chiếu tuyệt đối ($) đảm bảo rằng sau khi bạn tự động điền công thức vào các ô bên dưới, A2 và B2 sẽ không đổi.

Khi bạn điền vào các ô khác, tất cả những gì bạn cần làm là thay đổi đơn vị. Để tính chênh lệch theo tuần, bạn có thể chia công thức ngày cho bảy:

DATEDIF($A$2, $B$2, "D")/7

Như đã thảo luận trước đó, công thức này sẽ không trả về cả tuần giữa các ngày. Tuy nhiên, bạn có thể xóa số thập phân thông qua định dạng tùy chỉnh trong Excel để chỉ nhận số nguyên.

Cho đến nay, rất tốt, phải không? Ba đơn vị còn lại (YD, YM và MD) phức tạp hơn một chút, nhưng không có gì bạn không thể tìm ra bằng một ví dụ đơn giản.

Chữ cái thứ hai trong các đơn vị này xác định đơn vị của đầu ra và chữ cái đầu tiên chỉ ra các đơn vị bị bỏ qua. Vì vậy, chẳng hạn, YD đếm số ngày giữa hai ngày trong khi bỏ qua chênh lệch năm.

Bảng tính ở trên chứng minh điểm này. YD giả định rằng các ngày trong cùng một năm (Y) và đếm số ngày chênh lệch (D). MD giả định rằng hai ngày là cùng năm và tháng (M) và tính chênh lệch theo ngày (D). YM giả định rằng các ngày trong cùng một năm (Y) và tính chênh lệch theo tháng (M).

Tính toán thời gian tích lũy giữa hai ngày

Bây giờ, bạn đã biết cách tính tổng khoảng thời gian, nhưng nếu bạn muốn tính tổng thời gian đã trôi qua, được liệt kê dưới dạng ngày, tháng và năm thì sao? Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng các đơn vị YD, YM và MD, đây chỉ là vấn đề kết hợp các phương trình vào một ô duy nhất.

1. Chọn ô mà bạn muốn hiển thị kết quả.
2. Trong thanh công thức, nhập công thức dưới đây:

   =DATEDIF(A2,B2,"Y")&" Years "&DATEDIF(A2,B2,"YM")&" Months "&DATEDIF(A2,B2,"MD")&" Days."

3. Nhấn Đi vào.

Bây giờ bạn sẽ thấy một kết quả tốt đẹp cho bạn biết thời gian chính xác đã trôi qua giữa hai ngày. Công thức ở đây bao gồm ba trường hợp của DATEDIF.

Trường hợp đầu tiên sử dụng Y đơn vị để chỉ cần xuất ra sự khác biệt trong năm. Tiếp theo, kể từ khi sự khác biệt năm đã được tuyên bố, NGÀY sử dụng YM đơn vị để bỏ qua các năm và xuất ra các tháng chênh lệch. Cuối cùng, cả chênh lệch năm và tháng đều được bỏ qua và chênh lệch ngày được thể hiện thông qua MD đơn vị.

Dấu và (&) dấu hiệu cho biết một chuỗi mới trong công thức. Bạn có thể sử dụng ký hiệu này để kết hợp các hàm khác nhau trong một công thức duy nhất. Lưu ý rằng bạn sẽ không cần đặt dấu bằng (=) trước mọi chức năng. Cái đầu tiên là đủ.

Khi viết các công thức dài như thế này, bạn có thể thêm dấu ngắt dòng trong thanh công thức bằng thay thế + Đi vào để phân biệt rõ hơn các chức năng. Và nếu bạn cảm thấy mình sẽ sử dụng công thức này nhiều, thì bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho mình bằng cách biến nó thành một hàm tùy chỉnh bằng LAMBDA trong Excel.

Theo dõi thời gian và ngày tháng với DATEDIF trong Excel

Rốt cuộc, ngày tháng là những con số. Điều đó có nghĩa là bạn có thể yên tâm dựa vào Excel để tính toán sự khác biệt giữa các ngày cho bạn. DATEDIF là một hàm Excel dành riêng cho nhiệm vụ này và bây giờ bạn đã biết cách sử dụng nó.

Bạn có thể sử dụng DATEDIF để so sánh ngày tháng, tìm hiểu tuổi của một thứ gì đó hoặc bạn còn bao lâu nữa mới đến thời hạn. Vì DATEDIF xuất ra số nguyên nên bạn cũng có thể kết hợp DATEDIF với các hàm và công thức khác để tạo các phép tính phức tạp hơn. Thêm một công cụ nữa trong năng suất của bạn!