Cách hợp nhất nhiều tài liệu Word trong Microsoft Office

Mặc dù Microsoft Word hiện hỗ trợ cộng tác nhiều người trên tài liệu (thông qua ứng dụng web hoặc đăng ký Office 365), nhưng vẫn có lúc bạn cần hợp nhất nhiều tài liệu Word với nhau.

Tất nhiên, bạn có thể chỉ cần sao chép và dán nội dung của tài liệu này vào tài liệu khác, nhưng đó không phải là cách thiết thực nhất để đạt được kết quả mong muốn.

May mắn thay, Word cung cấp một số cách để hợp nhất một số tài liệu với nhau.

Cách hợp nhất nhiều tài liệu Word

Bài viết này thảo luận về bốn phương pháp khác nhau để dễ dàng hợp nhất các tài liệu Word của bạn. Các phương pháp mà chúng tôi sẽ chứng minh như sau:

• Hợp nhất hai phiên bản của cùng một tài liệu.

• Hợp nhất nhiều phiên bản của cùng một tài liệu.

• Hợp nhất nhận xét, định dạng và hơn thế nữa.

• Hợp nhất văn bản của nhiều tài liệu khác nhau.

Những phương pháp này chắc chắn sẽ giúp bạn tránh một số công việc tẻ nhạt liên quan đến việc hợp nhất các tệp hoặc văn bản khác nhau trong Word. Trên hết, nếu bạn thực sự muốn thành thạo nó, bạn nên tải xuống một số mẫu từ thú vị và thử nghiệm với các phương pháp được liệt kê.

1. Hợp nhất hai phiên bản của cùng một tài liệu

Nếu bạn có hai phiên bản hơi khác nhau của cùng một tài liệu, việc tìm ra những khác biệt nhỏ có thể rất tẻ nhạt – nếu không muốn nói là không thể.

Word cung cấp một cách để so sánh sự khác biệt giữa hai tệp và sau đó hợp nhất cả hai thành một tệp duy nhất.

So sánh hai phiên bản

Trước khi thực hiện hợp nhất, bạn cần thận trọng nghiên cứu sự khác biệt giữa hai tệp. Sau cùng, bạn có thể quyết định không muốn kết hợp chúng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quá trình sử dụng hai phiên bản của báo cáo BBC News về tàu thăm dò sao Hỏa.

Đây là phiên bản gốc:

Và đây là phiên bản sửa đổi nhẹ của chúng tôi:

Để giữ cho mọi thứ đơn giản, chúng tôi đã đánh dấu những thay đổi bằng màu vàng. Để so sánh sự khác biệt ngay bây giờ, hãy làm theo các bước sau:

1. Để bắt đầu, hãy mở tài liệu Word gốc.

2. Hướng tới Đánh giá> So sánh> So sánh. Nếu tùy chọn So sánh Tài liệu không khả dụng, tài liệu của bạn có thể đã được bảo vệ. Để bỏ bảo vệ nó, hãy truy cập Tệp> Thông tin> Bảo vệ tài liệu và loại bỏ bất kỳ hạn chế nào.

   
   

3. Trong cửa sổ mới, điền Tài liệu gốc hộp với một tệp, và Tài liệu sửa đổi hộp với cái khác. Bạn cũng có thể thêm nhãn tùy chỉnh cho các thay đổi.

   
   

Word sẽ tự động mở một tài liệu mới. Các bản sửa đổi được hiển thị trong một cột ở bên trái (1), các tài liệu được so sánh được hiển thị trong bảng điều khiển trung tâm (2) và hai bản gốc được hiển thị trong cột bên phải (3).

Bạn có thể ẩn các tài liệu nguồn bằng cách làm theo So sánh> Hiển thị tài liệu nguồn> Ẩn tài liệu nguồn.

Hợp nhất hai phiên bản

Bây giờ bạn đã có tất cả sự khác biệt được hiển thị gọn gàng trong một tệp duy nhất, nhưng nó vẫn còn là một mớ hỗn độn. Làm cách nào để bạn xác định được những thay đổi nào bạn muốn giữ lại và những thay đổi nào bạn muốn loại bỏ?

Đối với điều đó, bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể xem qua tài liệu theo cách thủ công và chỉnh sửa từng thay đổi theo ý thích của mình (hãy nhớ rằng văn bản đã thêm được gạch chân, văn bản bị xóa được hiển thị bằng gạch ngang).

Chỉnh sửa một tài liệu như thế này là tốt cho các tài liệu ngắn hơn, nhưng bạn vẫn dễ bị thiếu sót nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu dài, chẳng hạn như một cuốn sách.

Một phương pháp hiệu quả hơn là sử dụng danh sách các bản sửa đổi ở cột bên trái. Bạn có thể nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn Chấp nhận hoặc Từ chốihoặc bạn có thể đặt con trỏ vào văn bản dưới mỗi bản sửa đổi được liệt kê và sửa đổi cho phù hợp. Word sẽ tự động cập nhật văn bản trong tài liệu chính khi bạn làm việc.

Như bạn có thể thấy trong hình ảnh bên dưới, chúng tôi đã thực hiện tất cả các thay đổi. Bộ đếm sửa đổi đã được đặt lại về 0 và giờ đây chúng tôi có một tài liệu trong đó chúng tôi đã chấp nhận hoặc từ chối tất cả các thay đổi của mình. Bây giờ bạn có thể lưu tài liệu cuối cùng một cách bình thường.

2. Hợp nhất nhiều phiên bản của cùng một tài liệu

Việc so sánh hai và hợp nhất hai phiên bản của một tài liệu rất dễ dàng. Nhưng điều gì xảy ra nếu bạn có nhiều phiên bản của cùng một tệp, có lẽ vì bạn đã gửi nó cho nhiều người để họ nhập?

Làm theo các bước dưới đây để hợp nhất các phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu một cách dễ dàng:

1. Một lần nữa, hãy mở tài liệu gốc và đi tới Đánh giá> So sánh. Lần này, bạn cần chọn Phối hợp thay thế.

2. Đặt tài liệu đầu tiên bạn muốn hợp nhất vào Tài liệu sửa đổi và gắn nhãn các thay đổi. Nhấp chuột VÂNG.

3. Sau khi bạn có tài liệu kết hợp, hãy truy cập Đánh giá> So sánh> Kết hợp lần nữa. Đặt tệp mới được kết hợp vào Phiên bản gốc và thêm tài liệu tiếp theo vào Phiên bản sửa đổi. Vui lòng lưu ý rằng bạn phải tiếp tục lặp lại quy trình cho mỗi bản sao của tệp, đảm bảo rằng bạn cấp cho mỗi tài liệu đã sửa đổi một nhãn duy nhất.

Khi bạn hoàn thành, bạn sẽ có một tài liệu tổng hợp cho thấy những thay đổi của mỗi người bằng một màu sắc khác nhau. Như trước đây, nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn Chấp nhận hoặc Từ chối để tạo bản sao cuối cùng của bạn.

Hợp nhất tài liệu có thể mở rộng ra ngoài những thay đổi đơn giản đối với văn bản. Bạn có thể muốn hợp nhất và giữ lại các nhận xét, định dạng, đầu trang, chân trang và hơn thế nữa.

Thật không may, Word làm cho quá trình này không gây đau đớn. Phương pháp so sánh và / hoặc kết hợp các tài liệu giống nhau, nhưng khi bạn điều hướng đến Đánh giá> So sánh> So sánhnhấn vào Thêm >> khuy ao.

Bạn sẽ được cung cấp một danh sách các tùy chọn phong phú. Khi bạn đã chọn tùy chọn của mình, hãy nhấp vào VÂNG. Bạn có thể tiếp tục chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi theo cách tương tự như trước đây.

4. Hợp nhất văn bản của nhiều tài liệu khác nhau

Phần cuối cùng của hướng dẫn này sẽ xem xét cách hợp nhất văn bản từ các tài liệu hoàn toàn khác nhau.

Như đã đề cập ở phần đầu, bạn có thể sao chép và dán văn bản, nhưng nó không phải lúc nào cũng thực tế, đặc biệt là trên các tài liệu dài. Một phương pháp tốt hơn là sử dụng các công cụ có sẵn của Word.

Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ kết hợp bài báo của BBC về tàu thăm dò sao Hỏa với phiên bản cùng câu chuyện của Space.com.

1. Mở tài liệu đầu tiên. Đây là tệp bạn sẽ thêm tất cả các tệp trong tương lai.

2. Đi đến Chèn> Đối tượng> Văn bản từ Tệp. Trong trường hợp, bạn không thể thấy tùy chọn này, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên thả xuống.

   
   

3. Bây giờ hãy chọn các tệp để hợp nhất vào tài liệu hiện tại. Vui lòng lưu ý rằng Word sẽ giữ nguyên định dạng của tài liệu gốc. Để chứng minh quan điểm, chúng tôi đã đánh dấu câu chuyện của Space.com bằng một màu sắc và phông chữ khác.

   
   

4. Lặp lại quy trình cho từng tài liệu bạn muốn thêm.

5. Cuối cùng, lưu nó khi bạn hoàn thành.

Tương tự, có rất nhiều tính năng Microsoft Word ít được biết đến hơn mà bạn nên làm quen. Nếu bạn là người mới sử dụng Microsoft Word, bạn nên xem một số tính năng của word thú vị sẽ đơn giản hóa cuộc sống của bạn.

Ghi chú: Trong khi hợp nhất văn bản, văn bản sẽ được chèn vào bất cứ nơi nào con trỏ của bạn ở, vì vậy hãy đảm bảo rằng văn bản đó ở vị trí mong muốn trước khi tiếp tục.

Thận trọng khi Hợp nhất Dữ liệu Word

Chúng tôi đã bao gồm hướng dẫn từng bước về bốn phương pháp hợp nhất tài liệu được sử dụng thường xuyên nhất và chúng tôi hy vọng nó sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn với Microsoft Office.

Tuy nhiên, đối với người mới, việc hợp nhất các tài liệu nhiều từ có thể phức tạp và lộn xộn. Đó là lý do tại sao, khi bắt đầu một bản nháp mới, tốt nhất nên xem xét tất cả các mục đích sử dụng có thể có cho tệp trong tương lai.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả