Cách gửi tài liệu qua email trực tiếp từ Microsoft Word
Gần đây, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách tùy chỉnh các dải băng trên các công cụ MS Office và thêm các tab và nhóm mới vào chúng. Hôm nay, chúng ta sẽ bổ sung ribbon đó bằng cách thêm lệnh email.
Trước khi đi vào chi tiết, chúng ta hãy thảo luận về một kịch bản. Bạn đang làm việc trên một tài liệu và khi bạn hoàn thành, bạn muốn gửi tài liệu đó dưới dạng tệp đính kèm email. Bạn có hai lựa chọn: –
- Bạn có thể làm theo phương pháp thông thường mà bạn sẽ bắt đầu bằng cách soạn một thư mới và sau đó thêm tài liệu dưới dạng tệp đính kèm theo cách thủ công.
- Bạn có thể điều hướng đến thư mục mà bạn có tài liệu. Sau đó, bạn có thể nhấp chuột phải vào nó và chọn Gửi tới -> Người nhận thư.
Làm thế nào về việc có thể kích hoạt một hành động như vậy trực tiếp từ tài liệu Word của bạn? Đó chính xác là những gì chúng tôi sẽ cho bạn thấy ngày hôm nay.
Các bước để thêm công cụ email vào ruy-băng Word 2013 (và trước đó)
Chúng tôi sẽ sử dụng Word 2013 để trình diễn trong hướng dẫn này. Các bước gần như giống nhau trên tất cả các phiên bản trước.
Bước 1: Bấm vào Tập tin để điều hướng đến chế độ xem hậu trường.
Bước 2: Trên ngăn bên trái, nhấp vào Tùy chọn để mở Tùy chọn Word cửa sổ.
Bước 3: Từ cửa sổ, ở phía bên trái, nhấn vào tùy chọn menu đọc Tuy Biên ruy-băng.
Bước 4: Bây giờ, bạn có thể tạo một tab và / hoặc nhóm mới (như đã giải thích trong bài trước) hoặc thêm công cụ email vào một phần hiện có. Tôi cảm thấy nó phù hợp với Thư từ chuyển hướng.
Vì vậy, tôi sẽ tạo một nhóm mới trong đó. Trên Tùy chọn Word cửa sổ, ở phía bên phải, chọn Thư từ và nhấp vào Nhóm mới cái nút.
Bước 5: Bạn có thể muốn đổi tên nó. Nhấp chuột phải vào nhóm mới vừa được tạo và sau đó đặt tên mới cho nhóm.
Bước 6: Bây giờ, bạn cần thêm công cụ email. Giữ nhóm mới được chọn. Từ Các lệnh phổ biến lựa chọn E-mail và nhấp vào cộng.
Kết quả như hình bên dưới.
Bây giờ, chúng ta hãy quay lại ribbon out và xem những gì đã thay đổi. Nó có một phần mới đang đọc Email mới cùng với một công cụ để tạo ra một E-mail.
Công cụ Email Làm gì
Lần tới khi bạn đang nhập một tài liệu và muốn gửi nó dưới dạng email, bạn không cần phải rời khỏi công việc của mình. Tất cả những gì bạn cần làm là chuyển sang tab Mailings và nhấp vào công cụ Email. Kết quả sẽ soạn một email mới cho bạn bằng ứng dụng email khách mặc định và đặt tài liệu dưới dạng tệp đính kèm.
Lưu ý rằng quá trình này sẽ không giúp ích được gì cho bạn nếu bạn đang mong đợi một bản nháp tự động trên giao diện web của các dịch vụ email. Bạn sẽ luôn cần một bộ đánh chặn IMAP được đặt làm ứng dụng email khách của mình.
Một vài từ, danh sách người nhận và bạn có thể nhấp vào Gửi nút miễn cho bạn khỏi nhiều công việc thủ công khác. Tôi đoán sẽ hợp lý khi kích hoạt công cụ trên ruy-băng nếu bạn là người dựa vào các ứng dụng email trên máy tính để bàn cho các email.
Cập nhật lần cuối vào ngày 8 tháng 2 năm 2018
Bài viết trên có thể chứa các liên kết liên kết giúp hỗ trợ smartreviewaz. Tuy nhiên, nó không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn biên tập của chúng tôi. Nội dung vẫn không thiên vị và xác thực.